集團公司全面預算管理的技術實施

　　 【摘 要】 當前，隨著集團公司下屬子分公司的逐漸增多，行業跨度不斷加大，管理鏈條不斷延長，財務核算從內容、方法等多方面都達到前所未有的深度與廣度，集團公司加強全面預算管理，建立一套高效的預算管理系統已經迫在眉睫。
　　 【關鍵詞】 預算管理； 管理系統； 信息技術
　　
　　 國外相關研究表明，80%的企業都對自己的預算不滿意。如果將調查范圍限制在集團內，這個比率可能更高。主要原因一是集團財務制度不健全、錯誤理解全面預算，預算不是從企業的實際經營情況出發；二是把預算編制單一當成財務部門的責任，其他部門只是負責輔助的；三是預算編制過繁過細，管理成本很高；四是把預算的目標置換成戰略目標，為了預算而預算；五是缺乏創新，因循守舊，把歷史數據作為預算的依據，歷史數據可以作為依據，但它不是絕對的，也不是預算的全部依據；六是缺乏彈性，一成不變。預算通過以后就不再調整，而市場是在不斷變化的；七是預算難以作為考核的依據；八是信息化程度低；九是預算執行困難；十是相對戰略執行更加關注成本控制。
　　 隨著會計信息系統的進一步發展，集團公司的財務信息化工作也得到了快速提高，但是在財務預算管理方面還未真正形成信息化管理體系，“信息孤島”的現象還普遍存在；財務預算與財務控制未能緊密結合，還存在相當大的漏洞，集團公司對下屬分子公司未能形成有效的集中控制和實時管理，這就難以為領導的科學決策提供及時有效的數據支持。
　　
　　 一、全面預算管理的特點和必要性
　　 全面預算管理模式是一套由預算的編制、執行、內審、評估與激勵組成的可運行、可操作的管理控制系統，具有如下特點：總部作為戰略籌劃者，根據市場環境與集團戰略提出企業集團的戰略目標；采用上下結合的預算編制模式，強化預算審批權；重點審核各子公司及二級單位的業務預算，對獲準通過的業務預算進行全方位監控；加強對各子公司及二級單位預算執行情況的評估與考核；注重信息的及時反饋和嚴格控制預算調整。
　　 加強企業全面預算管理有其特有的必要性和重要性，主要表現在：一是提高管理水平的有力抓手。全面預算管理是對企業綜合的全面的管理，顯現了預算管理對加強企業內部管理的抓手作用，真正體現了企業管理以財務為中心、財務管理以預算為主線的現代企業管理理念。二是培養競爭能力的重要手段。常言道，凡事預則立，不預則廢。全面預算管理培養的正是企業“預”的能力和“算”的能力，企業通過對投資活動、經營活動和財務活動的全面預算和控制，實現各種資源的最佳配置，激發廣大干部職工的創新意識，增強企業活力，鍛造一支懂經營、會管理、能創新的干部職工隊伍，使企業的綜合競爭能力得到了有力提升。三是養成良好風氣的有效途徑。先“預”，再“算”，后“花”，這是全面預算管理的關鍵所在，也是企業規范意識的體現。在推行全面預算管理的過程中，要通過狠抓預算執行力，倡導勤儉節約、精打細算的良好風氣，真正把外在約束變成內在動力，使控制成本、厲行節約成為企業管理的內在要求，成為培育企業先進文化的重要途徑。
　　
　　 二、企業進行預算管理依據的信息技術
　　 經過大量的研究和案例證明，要想加強全面預算管理，必須與軟件技術相結合。首先，預算流程服務于公司流程，必須隨公司流程變化作相應調整。這就要求需要有高效的信息系統作為預算的平臺。其次，全面預算管理是一種系統的、全面的、綜合性管理過程，包括預算編制、預算執行、預算調整和預算考評等環節，在預算管理的全過程中，要設計大量的表格、數據以及大量的計算，還涉及到眾多的業務流程，對于業務規模大，組織結構龐大、復雜的企業來說，傳統手工模式進行預算管理已經遠遠不能適應企業的需要，預算管理的效果也會大打折扣。因而，全面預算管理應該與信息技術相結合，發揮其作用。
　　 （一）獨立開發全面預算管理系統
　　 要求企業開發獨立的全面預算管理系統，主要完成報表的編制、匯總、預算的分析等功能。基層單位通過局域網或互聯網填報預算報表，在預算系統中自動生成集團公司的預算報表，自動生成相關預算分析圖表。這樣做提高了預算管理的自動化程度，減輕了預算的勞動量，提高了全面預算管理的效果。但也存在一些弊端：容易形成信息孤島，無法實現共享，不能體現出全面預算管理整合資源的內涵；不能做到“事前控制”，不能體現出全面預算管理的核心控制地位。目前我集團公司使用的林木森預算管理軟件只實現了該預算管理的一些基本功能，上報集團公司后還需要集團公司調整、分析才能形成集團公司的預算報表，增加了上級部門的工作量，其預算管理的自動化程度也沒有較大的提高，弊端非常明顯，因此公司可嘗試運用新的預算管理技術。
　　 （二）與ERP系統相結合
　　 ERP是一個企業信息共享的平臺，它集客戶管理、銷售管理、采購管理、生產管理、財務管理等功能與流程為一體，以計劃和控制為主線，實現企業資源的合理配置。但是ERP系統的功能模塊與預算管理功能模塊還是有區別的。簡單說ERP處理的是單據和流程，而預算管理系統主要處理的是報表和流程。EPR主要是對實際發生的業務進行追蹤跟溯源，所以不能簡單地將預算管理作為ERP系統的一個模塊來做。因此，必須將全面預算管理以EPR系統為載體，二者相互融合，相互促進，實現全面預算管理與ERP的和諧統一。由于全面預算的編制不僅包括財務指標，還包括非財務指標，涉及企業的方方面面，加之預算指標之間的勾稽關系復雜，導致了預算的編制周期較長，必然耗費大量的人力、物力和時間，且不談手工方式費時、費力，即使是電子表格軟件也存在著信息難以集成與共享、不支持預算跟蹤、安全性差、協調性弱等缺點，同樣無法滿足全面預算管理的要求。而ERP是一個高度集成的管理信息系統，它能提供全面預算管理所需要的大部分數據，其余的數據可通過擴展較容易地提供。具體來講，ERP系統提供了靈活的工具來編制預算，可復制歷史數據、建立預測模型，預測未來，可以模擬多個預算版本等等，因此，將全面預算與ERP進行結合，能方便有效地實現全面預算的編制。同時，預算執行和實時控制難度很大，當經濟業務發生時，由于沒有實現IT環境下集中管理模式，無法獲得實時動態的數據，無法按照各級別制定的具體預算指標進行實時控制，無法進行預算差異的及時分析，無法采取相應的調整措施。在很多情況下，事后層層匯總的實際數據已經失去了與預算數對比的意義，傳統的預算管理也就無法實現事先計劃和事中控制的思想。預算的分析考核要全面，而預算執行和控制的最高形式是計算機系統，成功的預算要求經由技術分析的數據具有正確性和相當的精確性，要有先進、科學的內部信息系統。如果預算的技術分析不正確，那么它是不會被接受和實施的。因此全面預算管理如能得到ERP系統的支持，將為確保預算執行的有效進行和預算控制的有效發揮提供良好的信息平臺。同時，預算體系的構建具有復雜性和操作性不強等特點，而ERP成熟的理論為預算管理體系的設計和實施提供了指導，極大地提高了預算體系的科學性。在預算管理中，一方面借鑒ERP的思想，另一方面與ERP系統集成、改進其技術面，可以提高預算的準確性、科學性和可操作性。基于以上分析集團公司走全面預算管理與ERP系統相結合之路，是一個正確的選擇。
　　 （三）專業的全面預算管理系統
　　 專業化的預算軟件預算功能豐富，高度靈活，專為企業的全面預算管理量身開發，可以滿足大型企業對數據共享和交流的需求，可以實現企業級別的預算管理，實施成本低、功能豐富，支持預算過程管理。它更加注重以下幾個關鍵點：第一，戰略、業務計劃與預算的高度整合；第二，建立高層重視和業務部門參與的預算組織；第三，建立幾上幾下，上下互動的預算流程；第四，設計基于業務的預算體系；第五，建立動態調整和業務分析體系。可以通過以下幾個步驟開發出專業的全面預算管理系統：一是現場調研；二是建立規范的全面預算組織和流程；三是設計年度經營目標體系及目標分解方案；四是建立基于業務特點的業務計劃和預算編制體系；五是設計預算執行控制體系；六是設計預算執行分析反饋體系；七是設計預算調整體系；八是設計預算考核與公司績效考核的銜接方案；九是培訓和輔導。由此可見，通過從上到下貫徹全面預算管理的理念及基于企業業務的完善的全面預算管理體系，可整合企業內部各業務單元的資源，更好地協調管理整個組織，促進企業戰略目標的實現。
　　 鑒于以上分析，根據集團公司現狀來看，公司預算管理的發展至少要經歷三個階段：第一階段是從手工作業的預算管理到信息化操作的預算管理；第二個階段是從簡單的預算管理到全面預算管理；第三階段是從淺層次的全面預算管理到深度的全面預算管理。目前我公司正在經歷第二個階段，要想在這一階段更好、更快地發展，筆者認為在技術上必須采取第二種方案，即通過ERP系統與全面預算管理相結合的方法，二者相互發展，相互促進，只有這樣才會使集團公司的全面預算管理更加精細化，從而為集團公司發展作出更大的貢獻。
　　
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