煤炭企業會計檔案管理的問題與對策研究

　　 【摘 要】 對于會計檔案管理工作，煤炭企業首先要轉變思想觀念、科學管理。煤炭企業應當對會計檔案管理定時進行盤查，發現問題、糾正問題、設立獎懲來調動有關人員的工作積極性。針對會計人員的素質問題，煤炭企業應對會計檔案管理工作人員實施培訓，提高他們的技能。
　　 【關鍵詞】 煤炭企業； 會計檔案； 管理
　　
　　 一、會計檔案對煤炭企業的重要性
　　 集原始憑證性與連續性等特點于一身的會計檔案是國家檔案的一部分，將它同其他國家檔案加以比較，它又有嚴密性、專業性和廣泛性等特點。它由煤炭企業控制，并在煤炭企業經營決策中發揮巨大作用。
　　 （一）記錄經濟業務
　　 記錄經濟業務的財務體系是由最初的會計憑證發展到會計賬簿，再發展到會計報表的，最終形成的會計報表是各項經營事項的反應，由它匯集成的資料是煤炭企業過去經營管理的經驗。
　　 （二）開展經濟活動財務分析的依據
　　 在經濟活動過程中，煤炭企業獲得的各項業務指標的具體情況都會被詳細地記錄在煤炭企業的會計檔案里，以便為以后的財務預決算與企業內部經濟管理等活動提供參考。
　　 （三）懲治腐敗的重要依據
　　 會計檔案記錄了企業詳細的經營活動與賬目往來，司法部門可以通過對煤炭企業會計檔案的調查來監督它們的經營活動，稽查違法亂紀的行為，防止貪污受賄活動，保護國家和社會財產不被侵犯。可以說完整的會計檔案是經濟領域內堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據。
　　二、煤炭企業會計檔案管理的問題分析
　　 （一）會計檔案管理認識不足
　　 由于對會計檔案管理工作認識不足，很多煤炭企業的會計工作還保留著以前的觀念，將它的工作范圍限制在報賬、發錢、記賬等少數方面，關注財務項目的直接性問題，不能進行更為深入的歸檔等工作，也不能將這些工作日?；?，使得會計業務跟會計檔案管理不能同步發展。對于會計檔案管理工作認識不足必將帶來對會計檔案管理認識的偏差。沒有一個規范化的管理理念，也就不會制定相關的規章制度對企業的會計工作進行管理，更不可能安排專業人員從事有關工作，只是讓單位出納或者會計來兼任此職。
　　 （二）相關法規不健全
　　 隨著經濟的發展，煤炭企業的經營機制與經營方式出現了新的變化，在這些變化中又孕育出新問題；但是對于這些新問題，有關的會計檔案管理機制卻沒有跟上，相對落后，需要進一步健全。涉及到煤炭企業會計檔案管理的《會計法》和《檔案法》對此又語焉不詳，沒有多少具體的實質性的內容；《會計檔案管理辦法》缺少法律力度，并且許多內容并不同當前的煤炭企業實際情形保持統一步調。所以，要想煤炭企業會計檔案管理走上正軌就得首先健全相關的法規。
　　 （三）監管機制不完善
　　 煤炭企業會計檔案管理的相關法規不健全也就不能依法建立有效的會計檔案監管機制，這就進一步造成了會計檔案管理信息的缺失，有關預測管理不準。在出現事故后，無法鑒定事故責任在哪一方，也就無法追究責任。
　　 （四）會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范
　　 對于會計檔案裝訂、立卷和歸檔等問題，在《會計檔案管理辦法》里面做出了明確的規定，要求有關單位應當制定會計檔案管理制度，按照立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等過程進行操作，然而許多煤炭企業卻不能規范他們的會計檔案。從裝訂方面來說，許多煤炭企業不按時將會計檔案進行裝訂，胡亂擺放，甚至出現丟失的現象；有的煤炭企業即使對會計檔案進行了整理，也不是按照有關規范進行裝訂，而是任意而為；有的煤炭企業雖然對會計檔案按照一定的規范進行了裝訂，但是依然存在會計檔案封面不全、會計檔案頁碼數據欠缺、會計檔案的配置欠缺、裝訂日期不規律等現象。從立卷方面來說，煤炭企業會計檔案的立卷事件模糊，不便于進行查詢；從歸檔方面來說，做好前面的工作以后，做不好歸檔工作將無法交由有關部門進行管理。此外對會計檔案的銷檔工作也不規范。
　　 （五）會計檔案管理人員素質有待提高
　　 一般的會計業務煤炭企業的專業人員都比較熟知，但對于相關的會計檔案管理卻知之甚少，對于更為專業的知識內容了解則更少，而煤炭企業也不對他們進行會計檔案知識培訓，有許多會計人員知識比較陳舊，對電算化操作知識掌握較少，不能正常使用電子檔案，也不能對電子檔案進行常規管理。此外還有相當一部分會計人員通過作假賬、賬外賬等手段進行偷稅漏稅，做出種種不利于會計檔案管理的違法亂紀行為，給企業和國家造成重大損失。
　　
　　三、完善煤炭企業會計檔案管理的對策
　　 （一）轉變觀念，加強對會計檔案管理的認識
　　 對于會計檔案管理工作，煤炭企業首先要轉變觀念、依法領導、科學管理。裝訂、立卷、歸檔與保管等等諸多工作應由煤炭企業會計機構的專業人士來做，不可讓出納同時管理，避免出現會計檔案管理的種種弊端。此外，與煤炭企業的會計檔案管理有關的全體人員都要增強會計檔案管理觀念，促進會計檔案管理的法制化發展。
　　 （二）建立健全相關規章制度
　　 對于會計檔案管理工作，煤炭企業還要做好規章制度方面的工作，實事求是，理論聯系實際，參照《會計檔案管理辦法》和《會計電算化工作規范》制定相關規章制度。
　　對于會計檔案管理在裝訂、立卷和歸檔等方面存在的問題，煤炭企業應當建立并健全相關的規章制度，使它走上規范化道路，將有關任務交由專業人士負責，明確責任。對于會計檔案管理在安全方面存在的問題，煤炭企業應當建立并健全安全保密制度，落實責任，切實科學管理，確保檔案安全、不被損壞、不被泄露、不被傳播。同時還要建立定期檢查制度。煤炭企業應當對會計檔案管理定時進行盤查，發現問題、糾正問題，設立獎懲來調動有關人員的工作積極性。
　　 （三）加強會計檔案管理的規范化
　　 會計檔案管理的規范化是管理流程的規范化，煤炭企業實事求是，堅持從實際出發，制定管理細則，做好各項操作規程，定期對會計檔案進行裝訂、立卷與歸檔等工作，加強會計檔案管理的規范化。
　　 對裝訂工作應按照有關規定對每一個檔案進行裝訂，安裝封皮，粘封、封好以后要加蓋有關公章。還要把會計檔案管理的內容注釋在封皮上，注釋的筆跡要清晰。做完這些以后，再將所有的檔案按照時間先后裝在檔案盒里并加以注釋。
　　 對于移交和保管工作，凡是能夠進行會計檔案管理的應當交由綜合管理檔案部門對會計檔案進行管理；對于沒有能力進行會計檔案管理的應當交由會計機構的專業人員進行保管。另外，保管會計檔案要注意各種意外事故的發生。
　　 對于保管期限，會計檔案自移交有關部門進行管理以后，期限限定就開始生效，有關工作人員要嚴格遵從《會計檔案管理辦法》的期限規定，不得隨意銷毀。期限到期，需要將其銷毀時，應遵照有關過程，由會計檔案管理部門提請銷毀，再由會計部門詳加審查，對需要銷毀的銷毀；對于期滿且存在債務問題的，需要另行整理，直到債務問題處理完畢再進行銷毀；還要注意整體性與連續性工作。
　　 （四）加強培訓，提高會計人員素質
　　 針對會計人員的素質問題，煤炭企業應當對其實施培訓，提高他們的技能。
　　 首先是崗前培訓。當一些新員工進入機構時，要對他們進行有關的基本知識與操作技能的崗前培訓。其次是做好專業化管理工作。會計檔案管理人員要兼備財會與檔案管理的雙重知識，能夠接受現代化管理軟件的操作。再次是崗外培訓。如今，知識更新日新月異，要想提高會計人員的素質，就得適應現代企業制度的要求做好崗外培訓。
　　
　　 四、結語
　　 會計檔案是煤炭企業記錄經濟業務、懲治腐敗以及經濟活動過程中財務分析的依據。但當前企業對會計檔案管理工作還認識不足，相關法規也不健全，不能依法建立有效的會計檔案監管機制，不按時對會計檔案進行裝訂，將會計檔案毫無章法地胡亂擺放，甚至丟失，對此應從觀念、制度、監管、人才隊伍方面采取對策，加以改善。
　　
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