會計信息搜索方法研究

　　【摘 要】 會計信息收集具有重要的意義。文章分析了幾種傳統(tǒng)的會計信息收集方法，由此提出了建立企業(yè)會計信息垂直搜索引擎的構(gòu)想，并探討其設(shè)計方法及其特點，以將信息檢索的最新技術(shù)應(yīng)用于會計信息的利用領(lǐng)域。
　　【關(guān)鍵詞】 會計信息； 信息收集； 搜索引擎
　　
　　21世紀(jì)以來，信息經(jīng)濟的高速發(fā)展沖擊著傳統(tǒng)的會計理論與思想。會計無論是作為經(jīng)濟社會中必不可少的部分，還是其本身作為一個信息系統(tǒng)，在信息時代中如何管理和應(yīng)用信息是當(dāng)代會計理論與實務(wù)中必須解決的問題。
　　信息的收集是整個信息管理工作的起點，只有通過信息的收集、提煉和匯集發(fā)布在信息源中的各種原始信息，才可以為信息配置、存儲、傳遞和應(yīng)用提供可靠的資料。信息收集在整個信息管理中居于重要地位，只有在廣泛收集和不斷積累信息的基礎(chǔ)上，才能有效地、準(zhǔn)確地應(yīng)用信息。
　　
　　一、目前會計信息管理中存在的問題
　　
　?。ㄒ唬﹤鹘y(tǒng)的會計信息系統(tǒng)對會計信息缺乏有效的收集
　　隨著經(jīng)濟的發(fā)展和計算機的普及，越來越多的企業(yè)把計算機應(yīng)用于會計工作，因而對會計信息系統(tǒng)的研究較為深入，這些研究大多數(shù)集中于對會計核算業(yè)務(wù)系統(tǒng)的研究，而對作為會計信息系統(tǒng)起點的信息收集研究甚少。會計工作是以處理價值信息為基礎(chǔ)的，信息收集不全面，原始數(shù)據(jù)不可靠，將會對企業(yè)管理層的決策帶來很大的影響。
　?。ǘ┢髽I(yè)信息化建設(shè)的浪潮產(chǎn)生了海量的信息，加大了企業(yè)對信息的管理難度
　　據(jù)統(tǒng)計，企業(yè)每年產(chǎn)生的數(shù)據(jù)以200%的速度增長，其中80%的數(shù)據(jù)以文件、電子郵件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存放在企業(yè)內(nèi)計算機系統(tǒng)中的各個角落，而這些數(shù)據(jù)中包含了大量的會計信息。企業(yè)如何從“信息海洋”中找到有用的信息，如何對以各式各樣形式存儲的會計信息進行有效的組織，是諸多企業(yè)尚待解決的難題。
　?。ㄈ┢髽I(yè)缺乏一個系統(tǒng)規(guī)范的綜合會計信息平臺
　　部門的細(xì)化和勞動的分工帶來了工作效率的提高，同時也產(chǎn)生了企業(yè)工作人員之間信息的不對稱。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要想了解企業(yè)的財務(wù)狀況，很大程度上都得依賴于各級財務(wù)人員。
　　而各個會計專業(yè)部門對會計信息的獲取也存在相互依賴。例如管成本的想了解價格信息和稅務(wù)信息，管價格的想了解成本信息，不同崗位的工作人員相互了解信息的方式大都只能建立在相互詢問或查閱資料等效率較低的手段上，缺乏一個在規(guī)定允許的權(quán)限范圍內(nèi)，可以輕松獲取信息的平臺。
　　（四）會計信息的傳遞及可利用性較差
　　信息內(nèi)容與格式的緊密結(jié)合，使得信息在傳遞和利用過程中存在很大的問題。企業(yè)的計算機系統(tǒng)中存在大量不同格式的文件，它們通常以不同的后綴標(biāo)明格式的差異，如DBF是數(shù)據(jù)庫文件，DOC是Word文檔等，這些文件的內(nèi)容與格式是緊密結(jié)合、不能拆開的，而格式的差異限制了信息在不同軟件之間的傳遞。同時，以某些格式存儲的文件只能提供只讀的信息，無法對信息直接進行處理和加工，使得信息利用起來極為不便。
　　
　　二、傳統(tǒng)的會計信息收集方法
　　
　　會計信息的收集按數(shù)據(jù)采集的來源不同可分為內(nèi)部信息收集和外部信息收集。除了傳統(tǒng)的手工收集方法之外，一些先進的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了采用。例如企業(yè)建立的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，采用傳統(tǒng)的C/S（客戶端/服務(wù)器）兩層結(jié)構(gòu)，財務(wù)人員或其他部門的工作人員只需在客戶端輸入信息，而信息的收集和處理都由服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫集中處理，這種信息收集的方式收集范圍較廣，收集效率較高。對于企業(yè)外部的會計信息，一些企業(yè)采取由財務(wù)部門的信息收集員定期上網(wǎng)，到事先預(yù)定的Web站點瀏覽有關(guān)財稅、金融、資本市場、往來客戶信用度、會計改革研討會、財會培訓(xùn)等方面的外部信息，并有選擇地對主頁進行下載。一些企業(yè)還通過電子郵件的方式，接收企業(yè)預(yù)定的電子雜志或銀行、往來客戶等提供的信息。雖然這些方法對于會計信息的收集起到一定的效果，但是在如今這個信息呈爆炸性增長的時代，這些方法也顯得乏力。企業(yè)的數(shù)據(jù)庫雖然能提供一定的檢索功能，但是企業(yè)大量的數(shù)據(jù)以文件、電子郵件等非結(jié)構(gòu)化的形式存在，檢索起來會非常麻煩。而采用信息收集員定期上網(wǎng)或是通過電子郵件收集信息的方式，所收集的信息能否直接進行加工處理尚且不論，其全面性更是有待商榷。
　　
　　三、建立企業(yè)會計信息垂直搜索引擎
　　
　　信息時代的一大特點就是信息檢索技術(shù)得到了廣泛使用，各式各樣的互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎層出不窮。這些搜索引擎在一定程度上滿足了人們對于海量信息的需求。面對企業(yè)更加準(zhǔn)確、更加全面的信息需求，信息檢索技術(shù)同樣可以應(yīng)用于企業(yè)會計信息的收集工作中。
　?。ㄒ唬┢髽I(yè)會計信息垂直搜索引擎
　　企業(yè)會計信息垂直搜索引擎不同于百度、谷歌等傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎，它是以企業(yè)為核心，提供檢索對象專一、檢索結(jié)果準(zhǔn)確的會計信息檢索服gg8JNG8DqiFKp+e+l6y5QQ==務(wù)的搜索引擎。會計信息的使用者大多對會計的專業(yè)術(shù)語有一定的了解，所以采用垂直搜索引擎其搜索結(jié)果比傳統(tǒng)搜索引擎更加專業(yè)，尤其是在一些容易產(chǎn)生歧義的詞語搜索方面效果更加明顯。根據(jù)會計信息的來源不同，企業(yè)會計信息垂直搜索引擎的信息源包括企業(yè)文件服務(wù)器、ERP、電子郵件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫以及互聯(lián)網(wǎng)上指定的站點等。通過搜索引擎整合企業(yè)內(nèi)外部的會計信息，可以顯著提高企業(yè)信息管理水平和決策支持能力。
　?。ǘ┢髽I(yè)會計信息垂直搜索引擎設(shè)計
　　企業(yè)會計信息垂直搜索引擎的流程圖如圖1所示。
　　通過設(shè)置相關(guān)的會計專業(yè)術(shù)語對信息主題加以限制，企業(yè)文檔爬蟲能夠有目標(biāo)地對企業(yè)的文件服務(wù)器、ERP、電子郵件系統(tǒng)等信息源中的文檔進行抓取。對于不同的信息源，企業(yè)會計信息垂直搜索引擎的信息采集方式也有區(qū)別。當(dāng)文件服務(wù)器有新的文檔產(chǎn)生時，文件系統(tǒng)能夠直接向爬蟲程序發(fā)送變化的通知，這樣它們可以立即對新的文件進行備份；對電子郵件系統(tǒng)的信息采集也是如此，但其數(shù)據(jù)的存取權(quán)限必須保持是最新的；ERP系統(tǒng)的信息更新速度較快，可以對爬蟲的工作周期進行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置，使其既具備一定的時新性又減少系統(tǒng)的負(fù)載。企業(yè)外部信息的采集方式較為靈活，可以對網(wǎng)絡(luò)爬蟲設(shè)置一些指定的網(wǎng)站，根據(jù)這些網(wǎng)站信息更新速度的快慢，采用不同的方式進行采集。
　　盡管有時候系統(tǒng)可以僅僅使用已有的文檔集合，但通常情況下需要創(chuàng)建一個文檔數(shù)據(jù)庫，用于存儲經(jīng)過壓縮處理的文檔，其功能類似于圖書館，被存儲的文檔則相當(dāng)于圖書館中的書籍。
　　文本轉(zhuǎn)換組件將抓取的文檔轉(zhuǎn)換為索引項，存儲在索引數(shù)據(jù)庫中。信息源中的會計信息大都以不同的格式存儲，這些格式包括原始文本、PDF、Word、HTML、XML等。搜索引擎需利用文本轉(zhuǎn)換組件將文檔中的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)文本格式，如XML（可擴展標(biāo)記語言）。XML是一種簡單的數(shù)據(jù)存儲語言，易于在任何程序中讀寫數(shù)據(jù)，并且目前大多數(shù)應(yīng)用軟件都支持XML，這就意味著經(jīng)搜索得到的會計信息可以不受計算機系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等諸多平臺的限制而直接得到使用。
　　用戶交互組件則提供了搜索用戶和搜索引擎的接口，接收用戶查詢并將它轉(zhuǎn)化為索引項，通過與索引數(shù)據(jù)庫中存儲的索引進行匹配，由排序組件生成一個按照分值排好序的文檔列表返回給用戶。搜索引擎的用戶一般對會計專業(yè)術(shù)語有一定的了解，其輸入的查詢條件也較容易得到準(zhǔn)確的返回結(jié)果。評價組件用于評測和監(jiān)測系統(tǒng)的效果和效率，特別是利用日志數(shù)據(jù)來記錄用戶和分析用戶的行為，以便提供更加個性化的服務(wù)。
　?。ㄈ┢髽I(yè)會計信息垂直搜索引擎的特點
　　由于企業(yè)會計信息垂直搜索引擎僅僅針對于會計領(lǐng)域，其搜索的結(jié)果會比傳統(tǒng)的搜索引擎更加專業(yè)，其搜索信息的速度、范圍和效率與傳統(tǒng)的會計信息收集方法相比效果更加突出，從信息海洋中尋找到有用的信息將不再是一件復(fù)雜的事情。無論是來自互聯(lián)網(wǎng)的會計信息，還是來自企業(yè)內(nèi)部文件服務(wù)器、ERP、電子郵件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等系統(tǒng)中的會計信息，都可以通過企業(yè)會計信息垂直搜索引擎提供的平臺進行統(tǒng)一管理。結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的信息由搜索引擎完成統(tǒng)一查詢和處理，信息的可利用性也得到了加強。在信息安全方面，可以通過采用員工權(quán)限和數(shù)據(jù)級別兩個維度的管理和控制機制，對檢索內(nèi)容進行保護。
　?。ㄋ模┧阉饕嫔写鉀Q的問題
　　企業(yè)會計信息垂直搜索引擎與傳統(tǒng)的會計信息收集方法相比有很大的進步，特別是在信息收集的范圍、速度和效率上具有很高的優(yōu)越性。如何協(xié)調(diào)好企業(yè)會計垂直搜索引擎與企業(yè)數(shù)據(jù)庫、ERP、數(shù)據(jù)庫等系統(tǒng)之間的關(guān)系，使它們之間達(dá)到無縫連接的功效，是尚待解決的問題。同時，信息檢索的安全性也有待進一步的提高。
　　
　　結(jié)束語
　　
　　信息在經(jīng)濟社會中扮演著舉足輕重的角色，信息技術(shù)也將在企業(yè)中得到更加廣泛的應(yīng)用。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)系統(tǒng)收集會計信息，為企業(yè)的管理者提供決策支持，將隨著會計信息化的普及得到更深入的研究。
　　
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