高等學(xué)校英語應(yīng)用能力A級(jí)考試信函寫作格式及其常見錯(cuò)誤分析

　　摘 要： 高等學(xué)校英語應(yīng)用能力A級(jí)考試應(yīng)用文寫作常考點(diǎn)——信函的格式有三種：齊頭式、縮行式和折中式。本文分析考生習(xí)作中一些常見的錯(cuò)誤，以提高高職高專學(xué)生英語信函寫作的能力。
　　關(guān)鍵詞： 高等學(xué)校 英語應(yīng)用能力A級(jí)考試 信函寫作格式 常見錯(cuò)誤
　　
　　1.引言
　　高等學(xué)校英語應(yīng)用能力考試（Practical English Test for Colleges，簡稱PRETCO）是為反映和評(píng)價(jià)高等學(xué)校專科層次（高等專科教育、高等職業(yè)技術(shù)教育、成人高等教育）修完英語課程的在校生英語應(yīng)用能力而設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)化英語水平考試，相當(dāng)于2002年以前舉辦的“大學(xué)英語二、三級(jí)考試”。高等學(xué)校英語應(yīng)用能力考試分A、B兩級(jí)，A級(jí)考試為高職高專學(xué)生應(yīng)該達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)要求，B級(jí)考試難度略低于A級(jí)考試，是過渡性的要求。高等學(xué)校英語應(yīng)用能力考試已成為僅次于大學(xué)英語四級(jí)考試的第二大規(guī)模的全國性考試。由于高職高專培養(yǎng)的是高等技術(shù)應(yīng)用型專門人才，英語教學(xué)側(cè)重培養(yǎng)學(xué)生實(shí)際應(yīng)用英語的能力，因此，考試的目的不僅考核考生的語言知識(shí)、語言技能，而且著重測試學(xué)生使用英語處理有關(guān)一般業(yè)務(wù)和涉外交際的基本能力。測試包括五個(gè)部分：聽力理解、語法結(jié)構(gòu)、閱讀理解、翻譯（英譯漢）和寫作。其中的應(yīng)用文寫作直接考查學(xué)生的實(shí)際英語應(yīng)用能力，主要測試考生運(yùn)用英語在涉外交際的日常活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)中進(jìn)行簡單的書面交流的能力。
　　根據(jù)《高職高專教育英語課程教學(xué)基本要求》的規(guī)定，寫作部分要求考生能運(yùn)用所學(xué)詞匯和語法寫出簡單的短文；能用英語填寫表格，套寫簡單的私人信函、便函、通知、簡歷、編寫名片、賀卡，以及書寫簡單的個(gè)人簡歷等，詞句基本正確，無重大語法錯(cuò)誤，格式基本恰當(dāng)，表達(dá)清楚；要求能正確使用所學(xué)的詞、詞組和句型；語法及標(biāo)點(diǎn)使用正確；句子意思清楚，符合邏輯順序；意思連貫，正確使用連接手段如first，second等；正確套用或使用常見的應(yīng)用文格式。該部分占總分值的15%，要求在25分鐘內(nèi)寫出一篇80詞左右的應(yīng)用文，評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)主要看寫作格式是否正確，內(nèi)容是否完整，表達(dá)是否清楚，有無語言錯(cuò)誤。縱觀近五年來的英語應(yīng)用能力A級(jí)考試，其中的應(yīng)用文寫作類型有以下幾種：商業(yè)信函（2006年12月，2008年6月，2009年6月、12月，2010年6月）、通知（2007年6月）、申請信（2007年12月）、投訴信（2008年12月）、辭職信（2010年12月）、電子郵件（2011年6月）。由此可見，信函是英語應(yīng)用能力考試應(yīng)用文寫作最多見的類型。YKSIP3MQtR5YoahI+y4Vbw==要想寫好一篇英文書信，必須要先了解信函的基本格式。
　　2.信函格式
　　信函是人們運(yùn)用文字溝通情況、開展貿(mào)易往來，交流感情、表達(dá)意見的一種應(yīng)用文體。根據(jù)寫信的目的不同，書信可分為邀請信、投訴信、感謝信、求職信、辭職信、商務(wù)信函等，其中商業(yè)信函最為多用，這是因?yàn)樵谏嫱饨涣骰顒?dòng)中，商業(yè)之間的交流占據(jù)了很大的比例。盡管書信的內(nèi)容因其寫信目的的不同而各異，但信函的組成部分和格式都是相同的。英文書信主要由信頭、信內(nèi)地址、稱呼、信的正文、信尾敬語和簽名等六個(gè)部分，格式主要有以下三種：Blocked Form（齊頭式，或稱封閉式、并列式），Indented Form（縮行式，或稱斜列式）和Modified Form（折中式，或稱混合式）。
　　2.1 Blocked Form（齊頭式）
　　分段時(shí)，包括日期和簽名都從左邊開始，每行對齊，成一垂線。這種格式便于打字，不必考慮左邊的留空，這樣可以節(jié)省時(shí)間。建議考生機(jī)考時(shí)使用這種格式。如下所示：
　　2.2 Indented Form（縮行式）
　　地址和其他須分行的地方，后行比前行縮進(jìn)2—3個(gè)英文字母。日期放在信箋的右上端，簽名放在中間偏右下方。每段一般開始縮進(jìn)4個(gè)英文字母，段與段之間要用雙行距（Double Space），以示分段。整封信要顯得均勻美觀。如下所示：
　　3.常見錯(cuò)誤
　　書信反映寫信人的思想、文化水平、道德修養(yǎng)以及處世態(tài)度，給讀信人留下的印象和影響是極其深刻的。特別是英文商務(wù)信函，是和外國公司進(jìn)行貿(mào)易合作溝通的主要橋梁，商務(wù)信函書寫的得體與否不但關(guān)系到書寫者的個(gè)人素質(zhì)，更直接關(guān)乎公司的形象乃至公司間合作、交易的成敗。因此，寫英文信函時(shí)要認(rèn)真注重格式和文體。然而，由于漢英兩種語言的寫作風(fēng)格在思維模式、篇章結(jié)構(gòu)和語言特點(diǎn)上都存在著很大的差異，高職高專學(xué)生在英語應(yīng)用文寫作實(shí)踐中總是出現(xiàn)這樣或那樣的問題。下面就學(xué)生習(xí)作中常見的日期、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的錯(cuò)誤進(jìn)行分析（由于A級(jí)考試通常不要求寫信頭和信內(nèi)地址，故忽略）。
　　3.1日期（Date）
　　（1）年份沒有完全寫出，如用“11”代替“2011”。正確寫法：“2011”。
　　（2）月份沒有用英文名稱，純粹用數(shù)字代替，如將“2011年10月8日”寫成“8/10/11”。正確寫法：“Otc.8，2011”。
　　（3）月份名稱“May，June，July”這三個(gè)詞用縮寫，如將“7月1日”寫成“Jul.1at”，“6月10日”寫成“Jun.10”等。這三個(gè)詞由于詞短，不可縮寫，其他的月份名稱可用縮寫形式（縮寫形式為該詞前三個(gè)字母，后加小圓點(diǎn)）。正確寫法：“July 1at.，June 10”。
　　（4）月份和日期之間用了逗號(hào)隔開，年份之前反而沒有逗號(hào)。如：將“2011年10月8日”寫成“Otc.，8th 2011”。正確寫法：“Otc.8th，2011”。
　　正確的日期寫法可有以下4種：
　　（1）Otc.8，2011
　　（2）8th Otc.，2011
　　（3）8 Otc.，2011
　　（4）Otc.8th，2011
　　3.2稱呼（Salutation）
　　（1）寫信給個(gè)人時(shí)，錯(cuò)誤地在Mr.，Mrs.，Miss，Ms.，Dr.及Prof.后加人名，如：把“John Smith”寫成“Mr.John”，“Herry Hudson”寫成“Prof.Herry”，這主要是受漢語的影響。漢語人名姓前名后，而英語人名則剛好倒過來，名前姓后。按照英文的習(xí)慣，在Mr.，Mrs.，Miss，Ms.，Dr.及Prof.等稱呼后寫姓氏，不能寫人名，寫信時(shí)在這些稱呼前加上“Dear”。“Mr.”用于無職銜的男子；“Mrs.”用于已婚女子，后接其丈夫的姓；“Miss”用于未婚女子；“Ms.”用于女性，但不知其婚否；“Dr.”（Doctor）冠在博士之姓名前；“Prof.”（Professor）冠在教授之姓名前。正確寫法：“Dear Mr.Smith”，“Dear Prof.Hudson”。
　　（2）寫給機(jī)構(gòu)或公司，誤用“Dear Mr./Mrs./Ms.”或“Dear Gentlemen”。正確：“Dear Sir/Madam”。
　　3.3正文（Body）
　　（1）正文是書信的主體部分，是寫信人要表達(dá)、交流的主要信息所在，因此這部分一定要把信息表達(dá)準(zhǔn)確、清楚，內(nèi)容完整。考生在寫作中往往受漢語“螺旋型”思維方式的影響，迂回環(huán)繞，不直接切入主題，使得寫出來的文章松散、缺乏邏輯。英語的思維是“直線型”的，語言表達(dá)應(yīng)直奔主題。尤其是英語應(yīng)用能力考試要求寫作的商務(wù)信函，通常是只談一到兩個(gè)實(shí)質(zhì)性的事務(wù)或問題，因此行文一定要開門見山，直截了當(dāng)，切忌迂回曲折；用詞要簡潔、嚴(yán)肅，避免空話、多余的話及模棱兩可的語言；句子要簡短，層次分明，確保所提供的信息沒有遺漏。
　　
　　（2）在信的正文結(jié)束時(shí)，要寫上表示要求對方回復(fù)的語句。如：“We look forward to hearing from you soon.”或“I look forward to your early reply.”該句單獨(dú)成行。
　　3.4結(jié)語（Complimentary Close）
　　結(jié)束語是寫信人的一種謙稱，相當(dāng)于漢語書信中的“敬上”、“謹(jǐn)啟”。結(jié)束語單獨(dú)成行，開頭第一個(gè)字母要大寫。“Yours truly”、“Yours sincerely”和“Yours faithfully”是商務(wù)信函常用的結(jié)束語，注意“Yours”的“Y”一定要大寫，兩個(gè)單詞順序調(diào)換也可，但大寫字母也要換過來。
　　3.5簽名（Signature）
　　簽名即署名。一封信寫完，寫信人在結(jié)束語下面偏右位置署名。考生要按題目的要求以寫信人的身份署名，如果寫信人的職稱或頭銜已提供，則要在署名下寫上。如：“Sales Manager”或“Dean of English Department”。
　　3.6標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法
　　由于中英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)習(xí)慣用法的不同，不少考生在寫作中錯(cuò)誤地使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。按照英文的習(xí)慣，任何兩個(gè)完整的句子，如果既沒有并列關(guān)系又沒有從屬關(guān)系，那么它們中間只能用“；”或“.”隔開，大多數(shù)學(xué)生都有濫用英文“，”的情形，這主要是受漢語的影響。漢語是只要一件事情還沒講完，都可以用“，”。英文的句號(hào)是個(gè)實(shí)心小圓點(diǎn)“.”，很多考生在手寫時(shí)會(huì)習(xí)慣性地寫成漢語的句號(hào)“。”。另外，稱呼和敬語后一般加“，”，但很多考生會(huì)按照漢語的習(xí)慣，用上“：”。
　　4.結(jié)語
　　實(shí)用性是高等學(xué)校英語應(yīng)用能力考試應(yīng)用文寫作最重要的性質(zhì)和特征。與其他文體相比，應(yīng)用文是用一種更簡捷、快速的書面形式進(jìn)行信息交流。隨著考生對應(yīng)用文寫作越來越重視，應(yīng)用文寫作成了英語應(yīng)用能力考試最有潛力的得分項(xiàng)。要想在25分鐘內(nèi)寫出一篇好的應(yīng)用文，除了必備的詞匯、語法、句法知識(shí)外，熟練掌握該題材的寫作格式和避免一些常見的錯(cuò)誤是得高分的關(guān)鍵。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
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　　［2］恩波.高等學(xué)校英語應(yīng)用能力考試A級(jí)歷年真題精解2005.6-2009.12.南京：南京大學(xué)電子影像出版社，2010.
　　［3］汪仲華，譚明才.英文尺牘大全［M］.北京：電子工業(yè)出版社，1992.