關于做好高校教學秘書工作的幾點認識和建議

【摘 要】教學秘書工作是高校教學管理工作中的一個重要環節，教學秘書作為一線管理者，其地位獨特，在教學管理系統中發揮著參謀助手、組織協調、服務保障的重要作用。并對如何做好教學秘書工作提出了創新理念，提高認識和服務意識，增強使命感和責任感；加強學習，提高管理水平和綜合能力；創新工作方法等建議。

【關鍵詞】教學秘書；教學管理；高校

一、高校教學秘書在教學管理中的作用

教學工作是高校的中心工作，教學管理在高校管理中占有特別重要的地位。教學質量管理是教學管理的核心，是人才培養質量的重要保證。教學秘書是系級教務管理工作的具體執行者、實施者，各項教學活動的組織者、安排者，作為聯系教師和學生、教師和教師，系與系教學工作的橋梁和紐帶，滲透教學計劃管理、運行管理、質量管理的各個方面和環節，因此其地位獨特，作用不容忽視。

1.助手參謀作用

教學秘書直接管理教學事務，獲取信息快捷而可靠，可以盡快糾正教學過程中執行任務的偏差，不僅協助系主任處理系里的具體事務，如教學工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進等，還應該積極調查并發現新情況、解決新問題，研究新方案、采取新措施，主動為領導提供可靠的第一手資料，在必要的情況下提出合理化建議，為系領導的決策創造條件，起到參謀的作用。

2.組織協調作用

教學管理涉及方方面面，在這個蓬大而又相互牽連的網絡中，教學秘書處于樞紐位置。在教務管理工作中，教學秘書負責組織、落實各項教學工作，教學主管領導的工作一般是決策性、全局性、統籌性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學秘書直接管理和落實。如排課、調課、征訂教材、落實教學計劃、安排各類考試、學生成績管理、畢業生畢業資格審查、畢業證書和學位證書管理、核算教師工作量及教學津貼等等，都要由教學秘書組織完成。同時，由于教學管理的許多活動呈現縱橫交錯的網絡關系，教學任務的完成是由許多部門共同完成的，教學秘書也是教師、學生和教學職能部門之間的紐帶和橋梁，具有上傳下達、協調左右、互通情況、溝通信息、改善關系、合理統籌的作用，其協調職能發揮得好壞將對系（院）的教學活動產生直接影響。如果協調不好，就會造成混亂，或者導致矛盾，從而影響教學質量。

3.服務保障作用

管理也是一種服務。教學秘書從事的工作是教學行政管理即教學管理，是對教學計劃實施過程中的常規管理，是提高教學質量的重要前提和基礎，是系（院）級教學秘書的一項日常性的工作，也是教學秘書工作的重點所在，其主要目的是維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成。教學秘書扮演的是“服務教學、服務教師、服務學生”的角色，應該加強與教師、學生的溝通，主動為廣大師生著想，及時反饋教學信息，切實做好本職工作，真正把服務落實于各項教學管理工作中，為日常教學活動的順利進行提供保障。如：教師的教學工作進度、課堂教學的考勤和質量監控、教學工作量的核算、教研活動的開展、學生的學習情況、考試成績的及時記錄；學期中和學期末做的教學工作總結，考試后的教學質量分析等，教學秘書都必須熟悉掌握，并組織力量，合理安排，切實實施。

二、關于做好教學秘書工作的幾點建議

綜上所述，教學秘書不只是“收發員”、“通信員”、“勤雜工”，必須認識到其在教學質量管理中的重要性。有人說：“教學秘書是半個系主任”，此話不無道理。因而，作為教學秘書不應存在自卑感，要充分發揮工作的積極性，主動性和創造性，充分發揮教學秘書在教學質量管理中的作用。

1.創新理念，提高認識和服務意識，增強使命感和責任感

理念創新就是指從事教學秘書工作的人員要沖破長期以來部分人的偏見，熱愛本職工作。在實際工作中，一些系教學秘書放棄了所學的專業，把主要精力放在教學管理工作上，與同期從事專業的教師相比，他們要付出更多的努力，但部分高校的領導缺乏對教學秘書工作正確的認識和評價，輕視教學秘書在基層教學管理中發揮的作用，學校在教學秘書人員配備、業務學習、崗前培訓、工作待遇、職稱評定等方面不夠重視，在客觀上造成從事教學秘書工作的人員有自卑心理，不熱愛自己的工作，也不安心自己的工作，尋找機會離開原工作崗位去謀求自身的發展。這種境況要求在學校解決其自身存在問題的同時，高校教學秘書必須具有高度的政治覺悟和高尚的道德情操，還必須有高度的責任感和強烈的事業心，認清自己從事的工作在高校生存和發展中所處的地位和作用，提高全心全意為教學服務，為教師服務，為學生服務的意識，忠于職守，在教學秘書崗位上不計較個人得失，樂于奉獻，全心全意為黨的教育事業服務，真正擔負起管理育人、服務育人的重擔，通過出色的工作實現自己的人生目標。

2.加強學習，提高管理水平和綜合能力

教學管理既是行政管理，又是學術管理。教學秘書首先要熟悉本單位各門學科的基本知識、結構體系，了解各科教學大綱的要求和各門課程之間的聯系，熟悉教學過程和教學規律，才能及時協助系領導解決教學中出現的問題，當好領導的助手、參謀。其次，要學習管理科學知識，尤其是教育行政管理和教學管理的專門知識，只有具備了這方面的知識，才能建立緊跟時代脈搏的教育思想和教育觀念，實現“內行”管理。最后，教學秘書要協助領導管好教學工作，除具備相應的業務知識以外，還要具備較強的綜合、協調能力、組織能力和信息技術處理能力，必須不斷地提高計算機應用能力，熟練掌握網絡信息、數據庫操作、文字處理技術等，以適應時代的飛速發展。

3.創新工作方法

科學的工作方法是教學秘書順利完成教學管理工作的重要條件，也是教學秘書工作能力強弱的重要體現，有了科學的工作方法，教學秘書工作才能收到事半功倍的效果。從教學秘書工作的特點看，配合新時期高校教學管理改革和發展的需要，其工作方法必須實現創新。第一，教學秘書要有開拓創新的精神，在做好服務性、輔助性、協調性工作的基礎上，充分發揮自己的主觀能動性，積極思考，敢于突破條條框框，努力探索教學管理的新途徑、新方法和新思路，做到與俱進，不斷提高。第二，在掌握教學管理規律的基礎上，實現教學管理的科學化、制度化、規范化。第三，理清頭緒，分清主次，集中匯報，重點處理。第四，必須有嚴謹求實的工作作風，任何時候都不可有絲毫的疏漏和懈怠，做到靜心、耐心、細心。第五，要深入教師和學生中，一方面了解他們的工作和學習情況，幫助他們排憂解難；另一方面有些常規性的工作可以交給他們去做，這樣既可以充分調動師生工作的積極性，又減輕教學秘書的工作壓力；第六，在教學管理各環節上要充分利用計算機和網絡技術，實行“電子教務”，即一些臨時性的事務通知，及一些教學管理文件，完全可以通過網絡發布出去，師生都養成從校園網上查看教學管理信息的習慣，使教學管理工作更快捷、更高效。

此外，學校要充分肯定教學秘書的地位和作用，高度重視教學秘書工作，從政策上、思想上和工作上關心、支持教學秘書的工作。無論是在獎金發放、職務晉升、職稱評定、表彰先進方面，還是在開展教學管理、科學研究等問題上，都要建立相應的激勵機制，并不定期地組織教學秘書參加培訓，把他們送到同類院校參觀學習，定期組織開展經驗交流等等，通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂。使教學秘書充分發揮其在教學質量管理中的重要作用，共同為提高教學質量，培養高素質人才作貢獻。

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作者簡介：張囀囀（1980—），女，河北唐山人，西北工業大學明德學院教務員，主要從事教學管理工作。