高校二級學院教務管理工作的實踐與思考

【摘 要】隨著高等教育改革的深入及高校教學管理重心的下移，二級學院的教務管理已成為教學管理的核心。而教學秘書則在其中發揮著舉足輕重的作用。目前，二級學院教學秘書隊伍中存在著諸多問題，本文在反思諸多問題的基礎上，從教學秘書的政治思想素質、業務素質、科學文化素質、心理素質等方面入手，深入探討了提高教務秘書教務管理與執行能力的途徑，并提出了一些建設性意見。

【關鍵詞】二級學院 教務管理 實踐 思考

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674－4810（2011）14－0021－03

早在“十五”期間，“江蘇新世紀高等教育教學改革工程”的目標中就指出：“經過五年左右的努力，初步形成一支能適應全面素質教育，適應新世紀高素質人才培養要求的教學人員、實驗實習指導人員、現代教育技術人員、文獻信息服務人員和教學管理人員的骨干隊伍。”在此背景下的高校教務管理隊伍建設毋庸置疑成為高校教學管理隊伍建設的重中之重。然而，高校擴招帶來的教育環境、教育力量、教學資源不足等問題則進一步增加了教學管理的難度。為確保擴招后的教育質量，實行二級學院教學管理，高校二級學院的教務管理人員即教學秘書必須加強自身的綜合素質，使教務管理工作躍上一個更新、更高的層次。筆者通過多年的教務秘書工作，提出了改進教務管理工作的幾點看法。

一 二級學院教學秘書的工作內容

高校二級學院的教學秘書工作不同于中小學的教務管理工作，與之相比，并不僅僅是一般的行政管理，而是兼有多重職能的科學管理，是一個復雜的系統工程。在整個學院的教學管理工作中，教務管理工作恰似一個機器發動機，它的運轉好與壞直接影響著學院這個大機器的運行狀況。筆者認為，教學秘書的工作內容主要體現出以下幾個作用：

1．橋梁和紐帶作用

“在高校，師生之間、學生之間關系融洽，信息通道暢通無阻，教育教學效果就比較理想。”作為一個二級學院的教學秘書，也作為教學管理工作“傳聲筒”的教學秘書，要時時刻刻明確為領導與師生服務的意識并發揮其作用，既要將學院內領導和學校教務處領導的正確可行的意見、建議或決定在及時正確地領會意圖的基礎上，迅速、耐心地傳達給全學院的相關教師和學生，并順利執行，同時，又要將日常工作中的問題匯集成自身的見解，了解學生的切實想法、建議，客觀且及時地反饋到學院、教務處，以便采取相應的措施和對策。

2．協調作用

第一，教學秘書要協助領導做好日常管理工作的協調。當學院領導作出決策后，大量的日常管理工作主要由教學秘書具體操作。具體表現在以下幾方面：（1）及時通知。如停、調課、軍訓、實踐教學、勞動班級的通知及四、六級外語考試、計算機考試、各類競賽、活動的通知及院領導、教師的各種會議通知。（2）恰當安排。如各種講座，期中、期末考試的日程安排，教學任務安排表的填報、通知、下發，安排課表，每年春、秋季教學用書、教材的預訂、下發的安排，教育實習材料和各項表格的發放及配合院領導、班主任做好實習小組的安排、院內教師講學競賽、師范生教師職業技能競賽安排等等。（3）正確統計。這項工作包括學生各門課程的成績、學分統計、外語、計算機等級考試的過關率統計、增長幅度統計、學籍統計、體能測試合格率統計、教師的教學工作量統計、教學評價統計以及其他類的報表統計等。（4）精確填寫。這項工作中，除了必不可少的學生學籍卡填寫外，還應包括學生補考通知單的填寫以及緩考、重修、休學等一系列學籍異動表格及教室使用單、考卷申請印制交接單等的填寫。

第二，學院教學秘書應該能夠對本學院內部、外部和各種其他要素進行協調，使教學工作自始至終正常化、秩序化、科學化，而這種協調無所不在、無時不有。例如：對教學任務安排表執行的協調，對本學院課程與外學院公共課之間的協調，對必修課與選修課之間的協調，對學生面臨期末考試或畢業考試時，要做好考試課程與非考試課程之間的安排協調、普通課程考試與學位課程考試間的協調等。

第三，教學秘書要協助學院領導進行好各類突發事件的協調。學院教學管理過程中突發事件的發生是在所難免的。如任課教師上課時突然身體不適或上課途中出現意外情況或有時教師突然要外出開會，則學期中就出現不少教師外出進修導致師資緊張；學生突然按臨時指令進行重大的集體活動等。這種非常時刻、關鍵場合，就有賴于教學秘書一方面要做一個有心人，善于協調各種關系，營造和諧的工作氛圍，另一方面要頭腦清醒，臨陣不亂，拓寬思路，敏捷應變，協助領導處理好各類事情，避免矛盾，竭盡全力地維護教學的正常秩序。

3．存管作用

學院的主要任務是教學和科研。從教學角度講，每位教師的年度教學授課計劃書、學生的教學測評結果、教師的工作量統計、教師的停、調課記錄、教師的歷年科研情況、教師在外的進修狀況、有無教學事故等，都應該有詳細的記載和妥善的存管。其次，每位學生自入學來，他的學業成績，包括各門專業課、公共課、英語四、六級、計算機等級考試、普通話測試、軍訓、勞動、實踐教學等成績以及學生的綜合測評、獎懲、學籍異動資料等存管工作都是極其嚴肅的，教務秘書應該嚴加存管。再則，本院學生的歷年考卷、考勤表、教學日志、課表、教學任務書等均應裝訂成冊并妥善存管。

二 二級學院教務管理工作中存在的問題

隨著辦學規模的不斷擴大、學校教學工作的重心下移，學校與學院、各學院之間以及學院內部各部門之間的關系日趨復雜，教學管理工作的分工和協作也愈來愈精細，多層次、多因素的復雜動態過程更加凸顯出來，它的成功運作也就更加離不開教師、學生、教學管理人員的齊心協力、通力合作。因此，作為一個千頭萬緒的系統管理工程的二級學院教務常規管理，在工作取得一定成績的同時，也就不可避免地存在著諸多問題。

1．教務管理隊伍人員不穩定

教務管理是一項平凡、瑣碎、勞累的工作，平常看不到具體的成就，且一些高校重教學，輕管理，致使很多人不愿從事教務管理工作，從而造成教務管理隊伍不穩定，人員流動性大。我校由于人事制度的限制，使得一些二級學院教學秘書的編制至今還不屬學校正式的在編人員，通俗來說，就是“臨時工”。大多數人雖然工作勤懇、任勞任怨，然而，較低的工資待遇與其從事的教務工作的辛勞艱苦程度、技術含量以及心理承受的壓力顯然不成正比，郁悶、焦慮的心態可想而知。于是，曾經一個又一個老教務頻繁流動，代之以一個又一個對教學管理一無所知的新手。

2．教務管理人員管理能力不足

高校教務管理人員的管理能力具體體現在：（1）熟悉本職工作，熟悉上級的有關規定和精神。（2）要善于根據黨的教育方針和上級文件精神，創造性地工作。（3）要具有較強的應變能力和獨立工作的能力。然而，當前一些高校由于對教務管理沒有引起足夠的重視，配備的教務管理人員有本校留校的畢業生，有從其他崗位轉過來的教師，有照顧夫妻、子女關系而從其他行業轉來的工作人員，真是各色人等俱有，職業素質良莠不齊。故在工作中常自感力不從心，錯誤頻出。

3．教學秘書大多非專業化，且學習提高的機會較少

綜上所述，由于許多高校的教學秘書大多由非教學管理或教育學專業的人員擔任，學歷層次參差不齊，因此，在教學日常事務處理過程中也不能很好地做到專業化操作，至于要在科學化、信息化、人性化“三位一體”的動態教學管理中做到得心應手、游刃有余也就更是難上加難。因此，對于他們來說，當務之急應是立即充電，在實際工作之余，務必加強理論知識的學習。然而，“高校雖常有各種培訓和學習機會，但大部分是針對從事教學崗位的教師，教學秘書培訓學習的機會卻少之又少。這也是他們自身素質和工作能力得不到提升的原因之一，因而發展空間越來越狹窄，不利于教務工作高效率的提高。”

三 加強二級學院教學秘書綜合素質的實踐與思考

筆者根據多年的教務工作實踐，深深體味到上述固有的或遺留的教務管理工作的弊端對高校的教育發展、教學改革、教學管理存在著極大的影響或成為嚴重的阻礙。因此，加強教務管理工作者的綜合素質無疑是保證教學管理質量的關鍵。

1．教學秘書自身必須具備的整體素質

第一，優良的政治思想素質。高校教務管理工作包羅萬象，涉及面極廣，其復雜性決定了高校教務管理工作者人數雖少，但這一特殊重要、不可或缺群體角色的多樣性，決定他們就是教學管理的“樞紐”人物。高校教務工作的重要性決定了教學秘書必須始終樹立全心全意為教學服務的意識。對學生做到一視同仁，對那些在學業和思想品德方面存在著這樣或那樣缺點的學生不嫌棄，要懷著高度的責任心，引導他們上進，做到愛無差等。

第二，過硬的業務素質。古語云：“工欲善其事，必先利其器，”這里的“器”就是指一個教學秘書是否具備過硬的工作技能和豐富的業務知識。筆者認為，教學秘書過硬的業務素質不是一蹴而就的，而是多年練就的多元能力，具體表現為組織協調能力、預見計劃能力、語言文字表達能力及科研能力等。

組織協調能力。上文提到教學秘書是一個“樞紐”人物，這個“樞紐”處于教務處、學院、教師、學生的交叉點位置，在日常的教學管理中，需要與多個職能部門溝通協調，并要經常組織一些豐富多樣的教育教學活動，這樣的工作性質決定了教學秘書必須具備良好的人際關系，只要在良好的人際關系中，才能施展其組織協調能力。

預見、計劃能力。在處于教育改革浪潮的今天，許多學院都拓寬了專業方向，擴大了招生名額，課程門類增多，業務量也急劇膨脹。為了提高工作效率，教學秘書決不能因循守舊，坐等上級指令行事。而應該對許多常規性的工作提前準備，未雨綢繆，增加主動性和預見性。其次，提高工作效率的另一關鍵是制定計劃，分清主次。美國質量管理專家戴明博士提出的“戴明環”質量管理方法的核心思想是P、D、C、A循環（圖1所示）P、D、C、A分別是英文的Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）、Action（處理）四個單詞的第一個字母。“戴明環”將計劃階段放在第一階段，這與管理理論把計劃工作放在其他管理職能之前是一致的。

一個優秀的教學秘書應將這些計劃和安排勤于梳理和記錄，主次分明，謹慎而又巧妙地運用“戴明環”原理增強計劃的章法和條理性，形成自己的工作日志。筆者每學期都要用完一本厚厚的備忘記事本，十多本教務備忘錄都被我當做珍寶似的收藏在文件盒里。

語言及文字表達能力。良好的文字及口頭表達能力是對一名合格的教學秘書的基本要求。一名優秀的教學秘書在熟悉業務工作之余，要不斷加強檔案學、邏輯學、修辭學等知識的學習，強化寫作訓練，增強寫作技能。一旦自身的文學修養和精確表達思想的能力不斷提高之后，才能逐步提高有關教學的各類公文的撰寫能力，才能運用準確、簡潔的書面語起草清晰的文件，整合材料寫出概括、嚴謹的報告。

科研能力。教學和科研是高校的重中之重，尤其是目前。我校開始由教學型向研究型逐步過渡，從事教學的一線教師和科研人員更是全身心地加大了科研力度。因為，“開展教育科研是提高教師素養，促進教師成長的有效途徑；開展教育科研能激發教師的職業情感；開展教育科研能增強教師之間的合作交流。”筆者認為，這同樣適用于高校的教學秘書。

廣博的科學文化素質。高校教務管理工作從表面上看，似乎沒有什么難度，但實際上教務管理也是一門科學，它是由教育學、心理學、管理學、社會學、系統論和控制論等多學科綜合而成的一門學科，其本身有著豐富的知識內涵和內在規律。因此，作為一名普通的教務員也許不需要太多的學歷和知識水平，但一定要成為一名優秀的教學秘書，要想成為教育管理的行家，就要時刻強化終身學習的意識，不斷提高自己的教育理論水平和知識層次，唯有此，才能使教學的內行管理和深層次管理不成為一紙空談。

2．領導重視加強教務管理者綜合素質，是教務管理工作保質保量的前提

第一，制定有效的培訓計劃。培訓工作有助于明確教學秘書的工作職責，強化愛崗敬業意識和服務意識，提高教務管理的質量和效率。高校領導應建立教務管理人員的進修和培訓制度，提供活動經費，通過定期組織和外出培訓學習、組織專家報告會、交流會等形式，提高他們的業務水平和管理技能，另外，還可集體組織到兄弟院校進行短期交流。我院的領導一直將此項內容放在學院工作的議事日程之中，曾多次率領包括教務管理人員在內的教職員工赴江南大學、南京小莊學院、安慶師范學院等地考察學習，這對教務管理人員開闊眼界、取長補短、增強機構活力大有裨益。

第二，重視教務人員在教學管理中的地位。上文多次強調，作為高校的教務管理人員，他們從事的工作復雜而辛苦，尤其是實行學院二級管理以后，管理的內容與形式發生了很大的變化，教務人員肩上的擔子也更加沉重。而有些一味向一線教師和科研人員傾斜的高校，往往對于他們的地位和作用沒有引起足夠的重視，編制少、工作無法量化、沒有行政職務等，這些都影響著教務管理隊伍的穩定。因此，筆者作為高校教務管理隊伍中的一員，呼吁高校領導應高度重視作為教學管理“樞紐”的教務管理人員的地位，給予物質及人文關懷。

第三，加速建設教務管理現代化。目前，在我國高校，教務管理手段現代化主要體現在建立和完善計算機教務管理系統。要加速實現教務管理現代化，就必須加大資金投入力度，更新落后的教務管理系統配套設施，完善信息管理系統建設。而這就必須加大在硬件方面的投入，為確保教務管理工作能有新的進展和突破提供更廣闊的平臺。

第四，建立公正的考核機制。高校應建立一支專職的教務管理隊伍，避免兼職帶來的短期行為，造成教務工作培訓成本增加以及短期兼職人員責任心的大打折扣，建立長久機制。同時，實行嚴格的崗位責任制，明確教務管理人員的職責、權利及義務，做到職責分明、權責利對等，實行按崗取酬與按勞取酬、物質獎勵（可真正體現出優勞優酬、多勞多酬）與精神獎勵（可使教務工作者體驗到一種事業成就感）相結合的獎懲制度，杜絕“干多干少一個樣、干好干壞一個樣”的現象出現，從根本上提高教務管理人員的積極性，牢牢地保持教務管理隊伍的穩定性，真正能留住能人、用足好人。

總之，二級學院的教務管理是高校教學管理的核心。要全方位地提高教務管理的效益、效率并非一朝一夕之事，教務管理工作任重而道遠。在這個過程中，教務管理工作者要不斷自我省察、自我完善，朱熹認為：“一個人要搞好自身道德修養，就應當無時不省察。”而廣大高校也應當為教務管理工作者的素質和能力培養不斷創造優良的外部環境。

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〔責任編輯：王以富〕