文秘專業第二課堂的項目管理模式研究

【摘 要】構建適合于文秘專業第二課堂建設的項目管理模式，以優化第二課堂活動效果，促使學生將所學理論知識與實際項目緊密地結合在一起，在項目計劃分工、項目實踐操作中提高學生的綜合能力。

【關鍵詞】文秘專業 第二課堂 項目管理模式

【文獻編碼】doi:10.3969/j.issn.0450-

9889(C).2011.10.038

項目管理在我國的應用推廣非常迅速，其中包括在高校學生素質教育、學生活動等管理工作中的運用。在文秘專業第二課堂的建設中進行項目管理模式的研究，對于提高該專業第二課堂活動的質量，提升學生的職業素養及技能具有重要的現實意義。

一、關于項目和項目管理

項目和項目管理是管理學科的術語。項目是指在一定的組織內，利用有限的資源，在規定的時間內完成的任務。項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在資源限定的條件下，實現或超過設定的需求和期望。具體來說，包括從項目的投資決策到項目結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和評價等工作。

項目是獨特的產品，具有一次性、目標確定性、活動整體性、組織的臨時性和開放性、成果的不可挽回性等特點。這些特點給項目管理者及團隊帶來了極大的挑戰，一旦某個管理環節出現偏差就會影響項目的整體目標。

二、文秘專業第二課堂建設引進項目管理的可行性

目前，開設文秘專業的院校普遍圍繞秘書崗位的工作職能和所需的專業素養及技能來開展第二課堂活動。主要有寫作比賽、演講比賽、速記速錄比賽等專項技能的小型活動和會務策劃大賽、慶祝國際秘書節、秘書職業技能大賽等綜合技能的大型活動。盡管這些活動的規模、規格、組織難度有差異，但都有明確的開始和結束日期、具體的既定目標、既定的預算，也都要求有可執行性強的策劃文案、工作進度、成本控制、效果評價等要素。基于項目的性質和項目管理的特點，把文秘專業第二課堂作為一個系統項目或者把當中的若干活動作為系統內的子項目，用項目管理的理念和方法來加以建設，是具有科學性和可行性的。

三、文秘專業第二課堂項目管理模式的構建

把項目管理引進文秘專業第二課堂的建設中，并非是要照搬或移植，而是根據學校的實際情況、專業的需求、活動的特點，科學、合理地運用其理念和方法。下面筆者以所在院校舉辦的秘書職業技能大賽為項目，分析文秘專業第二課堂的項目管理模式的構建。

（一）設計項目參數

項目目標包括：展示文秘專業學生風采，提升文秘專業學生技能；宣傳國際秘書節；提升文秘專業的社會影響力。項目范圍包括：項目管理者，即具有較強溝通協調能力的文秘專業學生；項目受益者，即文秘專業學生、有志從事秘書工作的其他專業學生、校企合作單位。應達到的項目質量是：確保大賽順利完成，無重大失誤；宣傳到位，有較好的公關效果。項目時間為2個月。項目成本包括教學經費投入的4000元以及社會贊助的4 000元。可利用的項目資源包括學校相關資源（報告廳、廣播站、秘書實訓室等）和校企合作資源（校外企業提供贊助、聘請行業人士擔任評委等）。

（二）實施項目管理

按照項目管理的基本過程，把秘書職業技能大賽項目分成啟動、計劃、實施、控制和結尾五個階段，并運用項目管理的策劃理論、實施理論和收尾理論進行管理。

1.啟動階段。教研室主任做好項目經理的考察工作，這是關系到項目成敗最重要的因素。首先，教研室主任召開專題會議，向文秘專業學生宣布項目、介紹參數；其次，授權教研室主任助理（學生）在經過充分調研、論證后啟動項目；再次，教研室任命項目經理；最后，項目經理組建項目團隊。

2.計劃項目。項目經理充分調動項目團隊的主觀能動性，提交以下文案：項目策劃書（項目目標、項目創意、競賽內容、舉辦時間、地點等要素）；項目人力資源配置方案（確定指導教師、團隊成員分工及培訓等）；項目預算表（項目經費來源及支出明細預算）；項目質量保證計劃（針對各項任務作出周密的部署，考慮各種可能發生的風險，并做好工作預案）。

3.實施、跟蹤與控制項目。項目團隊通力合作，項目經理有效溝通、協調，確保計劃項目執行效果。第一，實施項目：項目團隊成員嚴格執行既定的計劃項目；第二，跟蹤項目：項目經理跟蹤各計劃項目的工作進度及操作情況；控制項目：項目經理在跟蹤過程中發現問題，在責任范圍內可自行督促解決的直接要求計劃項目負責人有效解決；需要與指導教師溝通的要及時匯報。

4.收尾項目。一是信息處理。對活動中形成的文字資料進行核對、分類，形成檔案；對活動中形成的影像資料（職業形象展示、辦公情景模擬、企業文化宣講等）進行編輯，充實秘書實訓教學的素材。二是項目評審：邀請行業人士、系領導、教研室教師對項目完成效果進行評議。三是會議評估：召開總結大會，發放會議評估表，對項目組織工作進行評估。四是專業指導：指導教師對項目經理、項目團隊的表現給予詳細的點評和指導。

四、秘書專業第二課堂項目管理過程中應注意的問題

秘書專業第二課堂項目管理過程中應注意以下問題：第一，教研室主任要充分發揮指導教師的作用，做好項目經理的專業咨詢師，為項目團隊提供智力支持。第二，任命項目經理要慎重、民主，充分考慮該學生的專業素養和群眾基礎。第三，對項目團隊要進行必要的項目知識培訓和業務指導，為實現項目質量提供必需的人力資源保障。第四，各計劃項目務必周密安排，項目經理要及時召開溝通會議，以切實收到鍛煉學生秘書技能的效果。

總之，項目管理是管理人員實際演練的平臺，也是未來向高層管理晉升的階梯。秘書是基層的行政管理人員，是輔助領導高效率開展工作的重要助手。把項目管理運用到文秘專業第二課堂的建設中，就是為該專業學生搭建了一個錘煉策劃、寫作、會議組織、信息處理、溝通協調、團隊合作等能力的實踐平臺，提供了一種學習如何有效進行管理的渠道，為今后的秘書職業生涯發展積累寶貴的實戰經驗。

【參考文獻】

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［4］周小橋.項目管理四步法［M］.北京:團結出版社，2003

【作者簡介】梁永飛（1975- ），女，廣西桂林人，桂林旅游高等專科學校講師，碩士，研究方向：文秘教育。

（責編 何田田）