淺談大學出版社轉企后總編室的管理職能

摘 要：管理職能是總編室的幾大職能之一。轉企之后，大學出版社不僅要加強內部管理和機制轉變，還要與主辦單位和主管單位做好溝通、協調。此時，總編室要及時調整和充分發揮自身的管理職能，做好總編輯的助手和參謀。

關鍵詞：總編室；轉制；管理；定位；調整

中圖分類號：G231 文獻標識碼：A 文章編號：1673-291X（2011）32-0017-02

在國內的任何一家出版社，總編室（“總編輯辦公室”的簡稱）都是一個不可或缺的重要職能部門。總編室的日常工作主要包括選題管理、發稿管理、書號管理、版權管理、宣傳評獎、檔案管理等方面。隨著我國出版業的不斷發展，每個出版社都在相應地調整自己的發展規劃，而總編室的職能也隨著這些調整發生著變化。例如：很多大學出版社成立了獨立的版權貿易部門將總編室的版權管理職能遷移出去；獨立的人力資源部門承擔起了編輯的業務培訓等職能；而事業部制度的建立，更弱化和取消了總編室對選題、流程等的微觀調控權力……大學出版社轉企后，勢必對總編室進行及時調整進一步優化職能，為出版社實現雙效最大化提供支持和保障。

一、明確本社發展目標，準確定位

作為“大學的第三勢力”，大學出版社具有傳播學術和知識的功能；作為出版企業，大學出版社更應該強化自己在市場中的生存能力，實現效益的最大化。為了達到社會效益和經濟效益的雙豐收，大學出版社需揚棄地學習現代企業的管理方式，促進制度建設、人員管理的進一步完善。在這樣的前提下，總編室應重新整合，完全摒棄過去“總編室是養老的地方”的舊有觀念，引進先進人才，保證完成總編室的組織、協調、管理、服務的四大職能。組織職能包括：組織選題論證會、組織向上級主管部門申報全年選題和補報選題、組織各種申報獎項等；協調職能包括：出版社與上級主辦單位和主管單位的關系協調、出版社內部各部門之間的關系協調等；服務職能包括：分發樣書、計算稿酬和字數、申請書號和CIP數據等，這些依舊是總編室的日常工作。做好這些工作，需要總編室的編務人員始終保持穩定的執行力。而管理職能方面，則需要總編室工作人員做出相應的調整和完善。

二、管理職能的調整和完善

（一）合同管理要全方位、多手段

1.審核簽字人資格

大學出版社的出版范圍一般都包括教材，而教材的編寫基本都由總主編、主編和編者等多人組成，甚至還有職務作品。這樣，總編室在審核合同簽字人的時候就要審慎。一般情況下，責任編輯會約作者到出版社當面簽訂合同。作者單一且是在出版社簽字的情況，責任編輯即盡到了審核和把關的義務，總編室不用再花費時間去核實。對于多人合作或代理公司的作品，除了代理人（公司）簽字外，還必須有其他所有著作權人對代理人（公司）的授權書。此外，還應了解代理人（公司）取得授權的范圍、使用性質等，以減少在不知情的情況下卷入合同糾紛的風險。了解的方式，可以采用向責任編輯求證、電話訪問核實、核對筆跡等方式。

2．確認作品名稱、署名方式等信息

簽訂合同、發稿和正式付印之間必定存在時間差。總編室一定要在正式出版前確認這些信息，若正式出版的信息與合同簽訂時不符，務必根據實際情況，請責任編輯更正或聯絡作者簽訂補充條款。

3．合同到期提醒

責任編輯對合同有效期一般不太予以重視。總編室要定期進行提醒，以便責任編輯聯絡作者續簽合同或對作品做出及時的修訂。

4．合同歸檔管理

對合同進行編號，保存實體的同時，將合同主要信息錄入電腦，進行電子化管理，便于查詢和統計。

5．對合同中涉及的稿酬、樣書進行管理

總編室根據合同中約定的稿酬付酬方式、周期，樣書數量、交付時間進行統一處理。樣書可以通過作者來社領取、郵寄、責任編輯代領等方式進行。稿酬由總編室統一發放。

（二）信息管理要及時、準確、全面、高效

信息時代的企業競爭，很大程度上爭的是獲得有效信息的速度。總編室要定期或不定期地向社領導、業務部門提供不同層面的信息匯總和分析報告。

1．每月制作社內選題實現情況報告，提供給社領導和業務部門主管，并提醒業務部門主管對尚未實現的選題進行督促和監管。

2．每月接收和制作開卷信息報告，內容包括本社圖書銷售排行、上升和下降情況、同類出版社的排行情況等。

3．年底匯總全年選題實現和重印情況，為下社領導和業務部門主管制定下一年度的選題提供有效依據和參考意見；

4．隨時提供國家政策等重要媒體信息，進行收集整理，將與己相關的有價值內容進行提煉，按類別與主題分別提供給社領導與相應部門。

5．對出版ERP系統、書號實名申領系統和CIP數據申領系統進行對接，避免信息重復錄入，做到圖書出版信息社內網絡化、公開化、一體化。

6．對于各種評獎信息進行及時發布、組織申報、跟蹤進展，并對獲得的獎項在適合的媒體上進行及時的報道和宣傳。像“國家出版基金”、“十二五規劃”等申報時間相對固定的項目，要提前準備。

（三）流程管理要制度化

總編室是制定出版社出版流程并對流程進行監管的部門。根據本社的特點和實際情況，編制切合實際的、科學的、高效的、對出版質量嚴格把關的管理流程需要考慮到以下幾點：

1．覆蓋整個出版流程。從選題的建立到最后圖書入庫和銷售，都應該納入流程的監控中。選題申報流程、發稿流程、印制流程分別對選題的確立、書號的獲得和印刷入庫進行了監管，包括新書也包括重印書；而每個月的銷售排行，則對銷售的情況進行了監控。

2．務必切合本社實際。在出版行業內，流程基本是固定的，例如：發稿流程，必須要遵守國家的三審制，只有經過三審合格的稿件才可以申請書號，而且三審人員必須具備相應的資格。但在流程的細節上卻要根據本社的實際來進行適當的調整，比如：某大學出版社是一家專業出版社，事業部出版了一本關于印數問題的專著，事業部主任作為該領域的專業人士，可能比發行公司的人更了解它的市場。因此，印數的確定和發行的區域就應該由事業部來確定而非發行公司，當然，要與發行公司進行充分的溝通和配合。

3．順應時代需求，不斷向現代化邁進。ERP出版系統的研發和使用，改變了出版的傳統流程。有的出版社已經實現了無紙化辦公，有的正處于“半自動”狀態。這些新事物的出現，都要求總編室學習新知識、制定新流程，及時跟進管理。

制定了科學合理的制度，還應該嚴格執行。總編室管理著全社的流程，只有嚴格把關才能保證質量和時間。

（四）選題管理和書號管理

出版社的選題競爭力是出版社的核心競爭力。不僅要有好選題，還要把選題管理好。在實行事業部制的出版社，選題的確立一般由事業部發起，交由總編室提請選題論證委員會進行論證。論證通過的選題方可進入實施階段。在選題管理方面，總編室要做好總編輯的參謀和助手。總編室要及時按照規定和程序將本社確定的選題上報主管部門，這樣才能在之后的時間里通過書號實名申領系統申領書號。總編室要在申領時嚴格審查手續，務必在三審后才能申領書號。并在實際操作過程中堅持一書一號，堅決不買賣書號。

（五）質量管理

圖書質量管理是總編室管理工作的核心和重點。總編室要根據本社的特點，制定相關的管理規定，并進行嚴格的檢查，確保圖書質量。

總之，轉企后的大學出版社更應該加強自身的管理，順應時代發展的需求，兼顧社會效益和經濟效益。總編室在大學社中應充分發揮職能作用，為大學社的發展強大保駕護航。

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