燃氣工程檔案管理方法研究

摘要在燃氣工程的建設過程中，會形成各種各樣的文檔資料，主要包括各種工程審批文件，各種燃氣施工記錄，竣工驗收材料等等，這些對燃氣工程工作有著重要的指導意義。本文主要是從幾個方面詳細論述了燃氣工程檔案管理的管理方法，對燃氣工程工作的順利開展提供了有利的前提。

關鍵詞燃氣工程 檔案管理 方法

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A

Gas Project File Management Method

DAI Jiemin

（Shanghai Gas Second Pipeline Engineering Co.， LTD， Shanghai 200122）

AbstractIn the process of the gas projects， there will form a variety of documentation， which has an important significance on the gas projects. This paper is discussed in detail several aspects from the gas project file managemen of methods， gas engineering work for the smooth development of the premise of providing a favorable

Key wordsgas engineering; file management; means

1 當前燃氣工程檔案管理面臨的問題

1.1 燃氣設備檔案管理單一，缺少必要的標準和規范

燃氣設備檔案管理在整個檔案管理工作中有著重要的作用，它的主要任務就是對燃氣的相關設備進行綜合管理。但是在燃氣工程施工過程中，有些領導對設備檔案管理的重視不夠，機構不健全，在工作人員的配備方面不充足，責任不明確。一旦檔案管理出現問題，各部門就相互推諉，問題不能夠得到有效的解決。另一方面，燃氣設備管理缺乏必要的管理標準和規范，檔案管理長期處在一種沒有標準的狀態下。各種檔案分散在不同的部門，沒有一個統一的存放標準，容易造成相關檔案的破損和丟失，對燃氣工程施工造成極大的阻礙作用。

1.2 燃氣工程檔案管理人員的專業素質不高

燃氣工程檔案管理是一個非常專業和復雜的工作，對管理人員的素質要求是非常高的。在當前的燃氣工程檔案管理過程中，還缺乏一個專業素質強和文化程度高的檔案管理隊伍，熟悉檔案管理內容，能夠進行燃氣工程檔案信息深層次研究和開發的專業人才日益匱乏，在燃氣檔案管理工作上顯得很吃力。另一方面，燃氣工程檔案管理人員缺乏創新意義。燃氣工程檔案管理是一個科技程度比較高的管理工作，在燃氣檔案資源的開發上，缺乏先進的數據庫建設，網絡信息資源匱乏，給燃氣工程的檔案管理工作造成了一定的阻礙作用。

1.3 燃氣工程檔案檢索效率低，管理不規范

檔案檢索方式一般包括手中檢索和計算機檢索兩種。目前來說，燃氣工程檔案在檢索時一般還采取傳統的手工檢索的方法，依然占了很大的比重。各個檔案部門在手工檢索方面做了大量的工作，出現了只求多不求精的尷尬境況，導致了燃氣工程檔案的檢索效率低，影響了工作的正常進行。檔案管理不夠規范也是一個長期存在的問題。在燃氣工程檔案管理方面，主要存在檔案編號不規范、檔案標題不規范的情況，導致了各種檔案的混亂，不利于燃氣工程檔案的有效管理。

2 優化燃氣工程檔案管理的管理方法

當今燃氣企業的發展，對燃氣工程檔案管理提出了更高的要求，應該做到的檔案管理水平的專業化、歸檔程序的程度有序化、文件材料的規范化，這樣才能符合現代化燃氣企業的發展步伐，進一步優化燃氣工程檔案管理的管理方法顯得尤為重要。

2.1 加強對燃氣工程檔案的超前管理

當今燃氣企業的發展，對燃氣工程檔案管理提出了更高的要求，但是我們對燃氣工程檔案的內容和工作范圍的理解還過于片面和保守，工作不能夠進行有效的創新。因此，要形成一種超前的管理意識，加強對燃氣工程檔案的超前管理。

首先，積極拓寬燃氣工程檔案的收集渠道，完善檔案管理。燃氣工程建設是一個比較復雜和系統的項目，從燃氣工程的項目申報到整個工程的完工需要非常復雜的程序，這些工程形成了許多的文件材料、工程圖紙以及工程規劃等，一旦疏忽，就會造成文件的遺漏。因此，為了更好地保證燃氣工程檔案資料的完整和齊全，檔案管理人員就應該事先了解燃氣工程建設施工的具體工作流程和工作規劃，對燃氣工程施工的各個階段要了解透徹，做到事先準備。對燃氣工程檔案的整理和收集，可以通過追蹤收集、分階段收集和強制性收集的方法，保證燃氣工程檔案的完整性，促進檔案管理工作的有效運行。

其次，對燃氣工程的相關檔案進行科學分類。在燃氣工程施工的過程中，要根據燃氣工程建設的實際情況，按照相關的檔案管理規定，對燃氣工程檔案進行分類管理。檔案管理人員可以根據具體情況把燃氣工程檔案分為各種類型。如：技術管理類的檔案、市政管網類的檔案、居民用戶的檔案等等，這樣能夠有效地對燃氣檔案進行管理，能夠方便不同的用戶進行查詢，進而促進燃氣檔案管理工作逐步向科學化、規范化邁進。

再次，加大創新力度，提高電子歸檔的水平。檔案檢索方式一般包括手中檢索和計算機檢索兩種。目前來說，燃氣工程檔案在檢索時一般還采取傳統的手工檢索的方法，依然占了很大的比重，導致了檔案管理效率的低下。因此，檔案管理者可以通過計算機對燃氣工程檔案進行編排和檢索，建立完善的信息化檔案管理和咨詢服務體系，為提高檔案管理的水平奠定基礎。

2.2 加強檔案管理人員的業務培訓，提高人員的整體素質

燃氣工程檔案管理是一個非常專業和復雜的工作，對管理人員的素質要求是非常高的。在當前的燃氣工程檔案管理過程中，還缺乏一個專業素質強和文化程度高的檔案管理隊伍。一方面，由于燃氣工程是一項技術性要求比較高的工作，因此燃氣工程的檔案管理人員不同于一般，應該具備良好的技術水平和技術能力，并且要掌握與燃氣工程相關的專業知識。因此要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高自身的技能水平；另一方面，在提高檔案管理人員技能素質的同時，還有不斷提高燃氣檔案管理人員的道德素質。檔案管理工作屬于一種服務性較強的工作，良好的職業道德素質是較高人格的體現。它能夠成為傳遞信息的紐帶，促進燃氣工程檔案管理的順利開展。

2.3 統一燃氣工程檔案的管理網絡，制定相應的管理標準和管理規范

檔案管理不夠規范也是一個長期存在的問題。在燃氣工程檔案管理方面，主要存在檔案編號不規范、檔案標題不規范的情況，導致了各種檔案的混亂，不利于燃氣工程檔案的有效管理。在對燃氣工程進行檔案管理的過程中，要加強對燃氣檔案工作的統一管理，形成一個統一有效的管理網絡，為燃氣工程檔案的完整、齊全、有序奠定重要的基礎。第一，燃氣工程企業要堅持統一領導、統一分工的原則，成立有序的燃氣工程檔案管理小組，統一對檔案進行管理，提高檔案管理的規范性和統一性，提高檔案管理的整體效率；第二，要完善相關的檔案管理規章制度，做到檔案管理的職責分明，責任到人，從而實現燃氣工程檔案的規范化管理，是檔案管理工作真正實現系統化、規劃化和標準化。

燃氣工程檔案管理作為燃氣工程建設中的一個重要組成部分，對燃氣工程的建設有著至關重要的作用。因此，燃氣檔案管理水平只有不斷實現管理專業化、歸檔程序有序化、文件材料規范化，這樣才能夠更好地適應現代化燃氣企業的發展步伐，促進燃氣工作的有序進行。

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