淺談以辦公自動化帶動高校低碳辦公建設

摘 要：低碳辦公是構建資源節約性、環境友好型社會的重要手段。本文從低碳辦公及辦公自動化的定義出發，分析制約高校實行低碳辦公發展的主要因素，從提高人員素質、合理配置設備、提高工作效率、提高工作透明度等方面闡述辦公自動化對構建低碳高校行政管理的重要意義。

關鍵詞：高校 低碳 辦公室管理

前言 高校開展低碳辦公、辦公自動化的必然性

發展低碳是中國走可持續發展道路的重要途徑，十七大提出“必須把建設資源節約型、環境友好型社會放在工業化、社會化發展戰略的突出位置，落實到每個單位、每個家庭……”。高校作為創造尖端科技的前沿、培養高層次人才的搖籃、傳播新興理念知識的陣地，積極地推廣低碳理念能對全社會帶來良好的反響及帶動效應。而高校辦公室在高校管理過程中扮演著樞紐和窗口的作用，開展自身的低碳化建設更是責無旁貸。

低碳辦公，是低碳經濟的重要環節之一，指我們在公務活動中盡量減少能量的消耗，從而減少碳，特別是二氧化碳的排放。談到低碳辦公，人們自然會想到最大限度節省紙張，降低高碳高輻射辦公設備的使用等等工作方法。但值得注意的是，并不是簡單地減少用紙、減少使用辦公設備就是低碳，以犧牲綜合實力發展速度來實現高校低碳化進程的意識是不科學的，以顧及節能成效而降低工作效率的做法是不可取的。在日常辦公中引入新技術新方法，才是低碳辦公從過程管理向目標管理的關鍵。

辦公自動化作為信息化、網絡化新時代高效便捷的辦公平臺，優點在于各辦公要素的閉環整合，將人從繁瑣、低端、無序的工作中解放出來從事核心事物，提高校辦公務運轉效率，同時還降低了辦公成本，提高監督力和執行力，使高校管理趨于完善。因此，將低碳辦公與自動化辦公兩種新生事物結合發展，是理念與技術的有機融合。低碳環保的共識能推進新技術的接受和理解，而自動化的現實成效能擴大低碳理念的認知程度，兩者協調發展才能做好高校辦公過程中降耗增效的加減法。

一、高校發展低碳辦公存在的瓶頸

高校作為教書育人的重要場所，在日常辦公中非低碳的現象仍較突出，主要表現在：（1）能源消耗與污染。電腦、打印機、傳真機、復印機等是現代辦公必需的設備，這些設備由于自身技術不完善和日常維護不及時，容易在使用過程中造成臭氧、粉塵、電磁輻射等污染，不但破壞環境同時也危害人類健康。辦公設備更是電能消耗的黑手，尤其在下班后如果仍處于開機、待機的狀態，必然是電能極大的浪費；（3）辦公用品和經費的使用。紙張是必備的辦公用品，傳統文秘工作從文件擬制與修改、報送領導、正式文件下發到文件存檔等，每個環節都需要耗費大量的紙張。而在辦公設備的選擇上往往追求過高配置而忽視了其實際用途。辦公室日常事務還面臨著公務接待頻繁，接待標準不宜，公車使用和管理不規范等問題。

因此，高校發展低碳辦公勢在必行，在認準了發展方向的同時，我們也必須看清形勢，直面在發展過程中存在的制約因素：

低碳意識不夠強。一方面是辦公室人員缺乏環境道德意識，對資源短缺、環境破壞的現狀認識不足，沒有養成勤儉節約的良好習慣。另一個方面是缺乏環境責任意識，沒有認識到個人日常小事關乎生態環境整體大局的道理，公共財物更值得我們去珍惜。

經濟條件不具備。大部分高校作為非盈利性的事業單位，與企業相比無法在環保事業上表現出大投入大改造大革新的魄力與實力。現有辦公條件下，統一更換耗能低、污染小、效率高的辦公設施設備并不現實，只有以硬件逐步調整、軟件大幅提升的方式，從轉變工作方法出發，才能有效整合資源，實現低碳效益的最大化。

管理措施不完善。 有的單位節能減排的觀念淪為口號，缺乏指導性的規章制度建設，或是教條說理浮于表面，對實際工作中的規范和約束意義不大，造成辦公室人員遵不遵守一個樣，貫不貫徹無差別的現象，無法體現機關部門人員帶頭模范的作用。

監督機制不健全。環保節約的制度不完善，必然導致監督機制的范圍小、效果差，部分工作人員養成了鋪張浪費、假公濟私的陋習，部門之間以高新尖端設備相互攀比，公車私用屢禁不止，種種現象造成極壞影響，勢必影響到正常工作效率中。

二、辦公自動化是實現高校低碳辦公的有效途徑

加強技能培訓提高人員素質。新觀念、新理論的發展離不開新方法、新技術的有效支撐。而人作為管理活動中的決定因素，辦公方式革新的關鍵在于轉變辦公室人員的工作理念，培養他們掌握現代辦公技術技能。要在日常辦公中實現低碳環保，應重點培養辦公室人員以下幾項技能：（1）信息網絡化的技能。辦公人員應善于利用互聯網上的海量數據，通過有效的檢索和查詢功能，及時準確地將有用信息進行收集、分類、歸納、分析及傳遞，提高領導決策的準確性和有效性；（2）辦公無紙化的技能。辦公人員應逐步擺脫日常工作中對紙張的依賴，以電子文檔作為信息流的載體，如學校通知、計劃、總結等都通過網上傳遞，文件的起草、編輯、校對、定稿及歸檔都可以在計算機上完成；（3）操作全面化的技能。辦公人員在熟練掌握常用辦公軟件的同時，還應根據實際工作的需要加強對專業軟件的學習，如電子表格和調度軟件的應用可以使費時耗力的公務車輛調度變得簡單而科學。同時辦公人員還應了解辦公設備簡單的硬件知識，做到正確操作、有效維護，提高辦公設備的使用效率與壽命。

合理配置設備實現節能減排。要以自動化帶動低碳化的發展，除了從辦公設備使用過程中電能節約的方式考慮之外，還應重視對于設備自身的節約問題。以計算機為例，無論是從使用者的操作技能上還是從設備投入工作的范疇來看，過高的配置都是資源的浪費。高校辦公自動化系統主要包括了基礎數據儲存及維護、檔案管理、信息發布與公文管理、事務管理、網內交流等幾個功能模塊。因此在開展辦公自動化前期，系統框架剛剛構建，使用功能相對簡單的情況下，應充分發揮本部門現有資源，防止重復購置。如需購置計算機及相關設備時，應從工作崗位的實際需要出發，由部門提出配置計劃，經相關職能部門技術人員對設備的需求程度進行認定，本著完備性、適用性、經濟性的原則進行核準，報經審批后實施。購置使用后，要加強日常維護，經銷商專業服務與本部門技術人員管理相結合，保障設備的運行效率和使用壽命。對部門由于物理折舊但使用正常的設備，可以調劑到使用要求不高的部門繼續發揮作用。最后嚴把報廢審查關，避免以“設備陳舊”、“維護成本高”、“已不滿足需求”為由簡單地淘汰。

優化高校管理提高工作效率。低碳化辦公的建設具有系統性和動態性，建立健全長效的管理制度，提高可操作性和實用性，是實現高校辦公低碳化的重要保證。高校低碳辦公的管理框架可以以辦公自動化的管理制度為主導，這是因為開通辦公自動化系統，能夠優化現有管理組織結構，各部門分工明確、責任清晰，減少扯皮與推諉，提高協同辦公的能力；還能夠調整管理體制和模式，辦公自動化以信息化平臺為依托，程序的設定改善了人為工作中的隨意性和失誤率，同時高校中繁雜的財務、人事、教務、學生、基建、后勤等大量的信息處理都通過計算機完成，加快了管理工作的處理速度，使辦公室人員從繁瑣的事務中解放出來，投入科學決策的工作中。

解決信息孤島完善督察監管。辦公自動化系統對于學校領導而言，是信息整合系統，為科學決策提供便捷方式，并能通過系統的反饋及時調整管理目標，提高決策與時俱進的適用性；對于中層領導而言，自動化系統是信息樞紐系統，上傳下達的信息流在此匯總或細化，提高了溝通的便利程度；對于基層工作者而言，信息化系統是信息處理系統，改善了辦公環境和條件，也縮短了業務處理周期；對于普通師生而言，自動化系統是信息的發布端口和查詢端口，提高了政策的把握速度，擴大了制度的宣傳范圍，也提高了文件的宣傳效果。

信息的透明化使得工作進展一覽無余，文件追蹤責任明細，促進了領導與下屬，部門與部門之間辦公效率互動的良性循環，機關工作求真務實的辦事作風逐步樹立。同時辦公自動化系統具備催辦功能，提醒工作人員及時處理未辦事情，從自身開始抓落實；自動化系統還使文件處理與檔案管理一體化成為可能，處理過程實時記錄，為責任追究提供依據。

參考文獻：

[1] 解難.踐行綠色辦公建設生態文明.

[2] 吳楚.低碳辦公勢在必行.