高校教學(xué)秘書管理工作初探

摘 要：本文從教學(xué)秘書的實(shí)際工作出發(fā)，闡述了教學(xué)秘書的工作職責(zé)，并對教學(xué)秘書管理工作中存在的問題做出了分析和改善對策。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 管理

作者簡介：周靜（1981-），四川成都人，四川師范大學(xué)地理與資源科學(xué)學(xué)院助教，研究方向：教學(xué)管理。

教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者與執(zhí)行者。教學(xué)秘書是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)管理工作的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。因此，必須重視教學(xué)秘書的工作，加強(qiáng)其在教學(xué)管理工作中的作用，形成一支具有一定素質(zhì)的穩(wěn)定隊(duì)伍，提高工作效率，使之真正成為系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和得力助手。

一、教學(xué)秘書在日常教學(xué)管理工作中的地位和作用

良好的教學(xué)管理是提高教學(xué)質(zhì)量的重要前提和基礎(chǔ)，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作的基層骨干力量，是具體教學(xué)工作的管理與執(zhí)行者。在高校的教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書的主要作用如下：

1.1參謀和助手作用

教學(xué)秘書要配合主管領(lǐng)導(dǎo)處理日常的繁雜瑣碎的教學(xué)管理工作，其主要有（1）根據(jù)教學(xué)計(jì)劃和老師的實(shí)際情況來編排合理的、科學(xué)的、周密的課程表。（2）負(fù)責(zé)每個(gè)學(xué)期學(xué)生教材的征訂和發(fā)放工作。（3）安排每個(gè)學(xué)期期末課程考試的時(shí)間、地點(diǎn)及監(jiān)考人員，并收集、整理、分類每學(xué)期考試試卷、考查成績表、考核分析表等教學(xué)資料。（4）及時(shí)、認(rèn)真地完成教務(wù)處及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)任務(wù)。（5）負(fù)責(zé)組織安排本學(xué)院學(xué)生每學(xué)期的補(bǔ)考、重修等學(xué)習(xí)。（6）協(xié)助教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好每學(xué)期教師工作量的考核工作。（7）管理學(xué)生英語四六級、計(jì)算機(jī)、普通話、英語競賽等各項(xiàng)報(bào)名。

1.2橋梁和紐帶作用

在教學(xué)管理過程中，教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)管理部門與具體教學(xué)單位之間的紐帶，是師生之間溝通的橋梁，處在教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)的中心樞紐地位，起著不可替代的協(xié)調(diào)作用。具體體現(xiàn)在（1）學(xué)校與院系之間。學(xué)校的有關(guān)教學(xué)要求和通知要通過教學(xué)秘書傳達(dá)給廣大的師生，而教師與學(xué)生的要求、意見也通過教學(xué)秘書反饋給學(xué)校。（2）教師與學(xué)生之間。溝通教師與學(xué)生之間的關(guān)系，調(diào)解教師與學(xué)生之間的矛盾，組織管理學(xué)生對教室的評價(jià)。（3）教師與教師之間。協(xié)調(diào)本學(xué)院教師之間的關(guān)系，維護(hù)學(xué)院的集體利益。

二、教學(xué)秘書管理工作中存在的問題

2.1教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)參差不齊，人員素質(zhì)不高

教學(xué)秘書的學(xué)歷層次普遍偏低，人員來源多樣化，往往其所學(xué)專業(yè)與其從事的工作不一致，大多教學(xué)秘書沒有接受過專業(yè)的文秘工作培訓(xùn)，因此導(dǎo)致教學(xué)秘書的整體素質(zhì)不高。

2.2教學(xué)秘書工作積極性低，隊(duì)伍發(fā)展不穩(wěn)定

教學(xué)秘書從事的是最基層的教學(xué)管理工作，部分領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書工作的重視程度低，認(rèn)為教學(xué)秘書僅僅是一般的行政事務(wù)工作。甚至有部分領(lǐng)導(dǎo)輕視教學(xué)秘書工作，部分教師歧視教學(xué)秘書工作，認(rèn)為教學(xué)秘書只是“無法從事教學(xué)工作的勤雜工”。而教學(xué)秘書工作內(nèi)容多、廣、雜，工作壓力大，工作成績不易量化，難以進(jìn)行考核，在工資配分、評優(yōu)評獎(jiǎng)、職稱晉升等方面均低于教師和科研人員，導(dǎo)致教學(xué)秘書對職業(yè)前景失去信心，工作的積極性低，大多教學(xué)秘書都不愿意長期擔(dān)任這份工作。

2.3 教學(xué)秘書工作權(quán)責(zé)不分、職責(zé)不明

教學(xué)秘書的主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)校教務(wù)部門和院系主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行常規(guī)的教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中的管理者和執(zhí)行者，但是在實(shí)際的工作中，教學(xué)秘書只是工作的執(zhí)行者，并沒有管理的權(quán)利，使得教學(xué)秘書的工作權(quán)責(zé)分離，導(dǎo)致一些工作難以到位。

三、教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的對策

3.1上級部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，重視教學(xué)秘書的隊(duì)伍建設(shè)

教學(xué)秘書是學(xué)校、教師和學(xué)生之間溝通的橋梁，是高校教學(xué)管理的樞紐。上級部門應(yīng)該充分認(rèn)識到教學(xué)秘書工作的意義和重要作用，轉(zhuǎn)變觀念重視和支持教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，重視教學(xué)秘書的選拔與培養(yǎng)工作。因此，高校應(yīng)該將教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)納入到整個(gè)學(xué)校的師資隊(duì)伍建設(shè)計(jì)劃之中，確保專任教師隊(duì)伍與教學(xué)秘書隊(duì)伍的協(xié)調(diào)發(fā)展，相互融合，共同推進(jìn)教學(xué)秩序平穩(wěn)運(yùn)行。

3.2調(diào)整教學(xué)秘書隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，提高教學(xué)秘書個(gè)人素質(zhì)

教學(xué)管理是一項(xiàng)科學(xué)性、知識性和實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，不同于一般的行政管理工作，教學(xué)管理人員素質(zhì)和水平的高低，直接影響著教學(xué)管理的質(zhì)量和效果，是高校教務(wù)管理工作順利開展的重要保障。當(dāng)代先進(jìn)的教學(xué)秘書要有責(zé)任意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，并掌握必要的專業(yè)知識，有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。

3.3提高教學(xué)秘書待遇，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍

學(xué)校要合理評價(jià)教學(xué)秘書的工作業(yè)績，建立合理的評價(jià)機(jī)制，提高教學(xué)秘書的待遇，才能充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的積極性，從而穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍。第一，學(xué)校應(yīng)該提高教學(xué)秘書的經(jīng)濟(jì)收入，在工資和津貼方面考慮到其工作性質(zhì)的特殊性給予一定的補(bǔ)助。確定與工作崗位相匹配的薪酬待遇，以滿足教學(xué)秘書的公平需求。第二，學(xué)校在職稱評定、個(gè)人晉升和發(fā)展前景等方面提供幫助和制度傾斜。

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