高職院校檔案信息網絡化的實踐與思考

[摘要]針對高職院校檔案信息網絡化在實踐過程中所出現的問題。闡述從檔案信息資源開發、信息安全檢查、形成網絡、法律保證等方面進行改進。

[關鍵詞]高職院校檔案 信息網絡化 改進措施

[文獻編碼]doi:10.3969/j.issn.0450-9889(C).2011.08.055

高職院校檔案是指高職院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。為了更好地發揮高職院校檔案的作用，使之為高職院校教學、科研服務，在信息技術迅猛發展的時代，高校檔案信息網絡化成為必然。因此，建立高職院校信息網絡化勢在必行。

一、高職院校檔案信息網絡化工作的基礎

(一)統一標準，建章立制

要把高職院校檔案信息網絡化工作列人重要議事日程，切實加強領導，狠抓落實，做到齊抓共管，常抓不懈。一方面，統一標準，建立由教育部牽頭組織高職院校檔案網絡化協調機構，從行政和技術兩方面統一指導和規劃高職院校檔案自動網絡建設，制定一系列有實際約束力規范和標準，特別是制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期的目標又有無期的規劃，搞好合理布局，進行統籌規劃，只有這樣才能少走彎路，統一思想，統一管理，統一部署，協調行動，集中人力和資金建設大型文件數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫。破除傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面，打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，實現真正意義上高職院校檔案信息資源共享。另一方面，協調好各系部、各部門，成立高職院校網絡檔案工作領導小組，落實具體工作人員，并精心組織實施。

(二)實施全面質量管理

所謂高職院校檔案信息網絡化是借助計算機和現代通信技術幫助檔案利用者快捷、方便查找、運用檔案信息，發揮高職院校檔案的效用和社會經濟效益。檔案是信息寶庫的重要信息源之一，其主要目的是收集、分類、存貯和管理，它真實地記錄了高職院校發展的歷史軌跡，也為檔案用戶提供檔案信息服務。因此，無論從管理層面還是從利用與服務層面上看，建立高職院校檔案管理信息網絡化都有其積極和重要的作用。一是實現檔案管理先進化、現代化，改變傳統的管理手段；二是提高檔案管理工作的服務水平和利用效率；三是提高檔案管理工作的質量和水平。為了更好地建設和發揮高職院校檔案信息網絡的作用，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，結合當地實際提出高職院校檔案信息網絡工作的總體思路，制定切合實際的工作方案，建立起自上而下各條戰線縱向工作網絡和各部門、各系部、各地之間條塊的橫向工作網絡。

二、規范管理高職院校檔案信息網絡工作的關鍵

(一)強化檔案業務培訓

在培訓形式上，采取集中培訓與分散指導相結合的辦法，狠抓檔案業務培訓。培訓人員以各系部秘書、各部門秘書和檔案室管理的在職人員為主要對象，培訓內容以傳授檔案專業知識、實用技能和計算機網絡及相關技術為主。以更新知識結構，提高其業務水平，培養現代信息技術的高層次信息人員為目標，使之盡快掌握檔案網絡化工作。

(二)實行分類指導

針對高職院校的各系部、各部門、檔案室(館)的檔案工作涉及內容不同，建檔條件參差不齊、檔案管理人員素質差異較大的情況，依據教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》中的第三章第十五條規定，結合系、部實際，制定出檔案信息的收集、處理、存儲、檢索、傳遞、分析、顯示與分類方案。在檔案信息網絡建設工作中，實行分類指導，檔案工作人員應深入各系部、各部門指導建檔，邊整理邊培訓，進一步加快高職院校檔案信息網絡工作規范化進程。

(三)加強法律保證

高職院校檔案信息網絡的建成對檔案的保密工作是一個挑戰，檔案信息具有一定的機密性，在網上實現檔案資源的共享和開發利用必須要有一定的限制，不是任何人對任何檔案都可以隨意利用，因此急需制定政策，制定法律規程確定檔案的上網等級。另外，要加大檔案法制宣傳，依法檢查，發現問題，限時進行整改，以確保檔案的完整與安全。總之，高職院校檔案信息的開發利用與保密是對立統一的，在開發工作中必須正確處理二者之間的關系，既應積極開發提供的檔案信息，為教育教學工作服務，又應支持保密原則。因此，制定出相關的檔案信息上網的政策法規是建立檔案信息網絡化的必需的法律基礎。

三、高職院校檔案信息網絡化工作持續發展的有效途徑

(一)加大技術投入，開發高質量的應用軟件

開發優秀的適用于高職院校檔案管理網絡使用的軟件，是實現高職院校檔案信息網絡的前提。這種軟件應該具備強大的功能，其中包括不同保密級檔案利用的保密功能。目前，在學校檔案信息管理的軟件開發中，當務之急是盡快制定出全國(或全區)統一的軟件發展規劃和行業標準，使高職院校的檔案管理軟件及其系統按統一標準執行。一個技術水平高的檔案管理軟件不僅應在管理檔案業務方面有較強的通用性，以適應不同類型的檔案管理，而且還應對不同應用人員素質和應用水平同樣要有較強的適應性，以適應不同類型的檔案管理。軟件在設計階段就應考慮到用戶管理檔案的多變性和不確定性，考慮到人員素質的多層次性，注意增強軟件功能使用的易用性和可擴展性，增強軟件的容錯能力和提示引導能力；軟件在開發編程階段應考慮到軟件應適應用戶的要求，并可按各自的需要能做必要的改進，增強軟件的易維護性、可靠性和安全性。

(二)加大經費投入

檔案網絡化建設和維護需要大量資金，各學校應加大投資。檔案部門的領導應利用檔案自動化方面取得的成果，積極向學校領導反映網絡化建設的重要性、迫切性，把網絡化建設納入到校園網建設的總體規劃和預算中，從而加快檔案網絡化建設的步伐。此外，還應利用已建成的數據庫和網絡為社會服務，獲得一定的收益，把它們投入到網絡化建設中，“以網養網”，以解決經費不足的問題。

(三)加強信息安全檢查

高職院校檔案信息網絡化工作鞏固難的問題固然存在，但是，只要建立了強有力信息安全檢查系統，這一難題就可以迎刃而解。例如，檔案信息系統運行的安全性問題是互聯網安全的共性問題，由于網絡的開放性很強，網絡上的檔案信息系統完全有可能被病毒、

“黑客”侵入，遭到非法訪問、入侵，即使是目前信息安全保密技術較成熟的網絡防火墻，

“黑客”也能通過繞道等技術穿越這些防御系統。同時，工作人員在操作上也可能出現問題從而引發信息丟失或損壞等。因此，檔案部門應高度重視對信息安全的檢查。

(四)實現檔案資源信息化

實現高職院校檔案資源信息化建設，第一，應有組織保障，集中力量建設大型高職院校檔案數據庫。第二，應整體規劃、分層進行，可先建立檔案的案卷級目錄數據庫、文件級目錄數據庫，再發展到檔案全文數據庫。第三，應揚長避短，充分利用本校特色檔案信息資源的優勢，建立有自己學院特色的數據庫，改變目前力量較為分散、低水平重復建設的局面。第四，應注重建設高質量的檔案知識庫，保證具有較為完備的高職院校檔案知識資源以及其他學科知識資源，以滿足高職院校教學科研以及其他社會活動的需要，如高職院校師生的愛國主義教育、科學普及教育、社會文化生活和社會實踐活動等。第五，重點應放在電子文件管理上，按照國家有關電子文件歸檔與管理規范的要求，制定適合本校電子文件歸檔和管理辦法，通過辦公自動化，及時做好校內各部門在辦公自動化過程中形成的電子文件歸檔與管理工作，實現公文的處理到檔案的歸檔利用的全程管理，促使檔案管理規范化、標準化、現代化，提高檔案的服務水平和管理水平。同時，還應正確處理好紙質檔案與電子檔案的關系。電子檔案的信息內容通過光、電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須借助計算機等專用設備。雖然節省了貯存空間，但在信號轉換過程中受轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度，應充分考慮兩者的利弊，積極實行“雙套制”保存方法，在保存電子檔案的同時，也保存對應的紙質檔案。

(五)加強檔案工作網頁建設

檔案是重要的信息資源，將它開發出來，在更大的范圍內傳播和宣傳，擴大檔案工作的影響力，是檔案工作者為之努力的目標。檔案工作網頁是學校的一個文化窗口，也是對外宣傳的窗口。通過檔案工作網頁建設，一方面可以宣傳檔案工作，提高全校師生的檔案意識；另一方面通過檔案工作網頁，可對全校檔案工作進行布置安排，還可以作為全校師生了解校情的窗口。及時更新且活躍網頁內容也是學校檔案信息化建設的不可忽視的環節，應充分利用網絡信息的高度共享性、可傳輸性，拓寬利用者與檔案人員的交流途徑，從而達到提升檔案工作為師生員工及社會服務的質量。

(六)接收高職院校檔案目錄，建立高職院校檔案目錄中心

高職院校檔案目錄由高職院校檔案館(室)編制，應一式三套，一套交教育部一級網站，一套交本省教育廳二級網站，一套自備。各省教育廳應及時接收本省各高職院校檔案目錄，建立本省高職院校檔案信息目錄。教育部應及時接收全國高職院校檔案目錄，建立全國高職院校檔案信息目錄中心。目錄中心的目錄應逐步接收到文件級，以便于檢索。各高職院校應首先將有關的檔案目錄信息傳到網站中去，并隨著檔案工作現代化水平的進一步提高，逐步實現檔案內容的全文檢索。

(責編 黎原)