淺談成人教育函授站學籍管理工作的有效策略

[摘要]剖析成人教育函授站學籍管理工作存在的問題，探討學籍管理的意義，提出有效管理的策略。

[關鍵詞]函授站 學籍 檔案 管理

[文獻編碼]doi:10.3969/j.issn.0450-9889(C).2011.08.026

學籍管理是函授站教學與學生管理工作的一項重要內容，其在成人教育學院(以下簡稱成教院)具有自己的特點，即按成教院制定的教學與學生管理要求來開展工作。函授站教學和管理的對象都是在職人員，他們具有在職、成人、分散、業余時間少、有一定的自學能力等特點。函授辦學的特點和學習對象的特殊性，造成學生的學籍頻繁異動，成為函授站教學與學生管理工作中的難題，增加了學籍管理工作的復雜性。

一、函授站學籍管理的特點與意義

函授站學籍管理的特點是按成教院制定的教學與學生管理要求，一方面進行學籍檔案管理，一方面為成教院收集、制作和提供函授學生的最基礎的信息資料。其主要工作內容包括以下六個方面：

(一)學生信息檔案的建立與管理(即新生和畢業生所填文字表格的收集、審核、整理歸檔及學籍檔案的遞交等)。

(二)學生在函授站期間的學習考核與成績管理(即考核評價、成績審核、整理歸檔)。

(三)學生學籍異動的處理(即轉專業與轉學、休學與復學、留級與退學、缺課與補課補考等)。

(四)將上述學籍信息數據及時上報成教院，并與成教院交流。

(五)學籍檔案管理信息數據統計與年度總結。

(六)學籍管理規章制度細則、工作流程的建設，學風、校(站)風的建設等。

函授站的學籍管理工作既包括非常具體、十分繁雜的事務性工作，同時又是一項政策性很強，起到維護學歷、文憑嚴肅性和權威性的工作，貫穿在學生從入學到畢業的整個期間。因此，加強和完善學籍管理工作，保證學籍檔案的質量，具有十分重大的現實意義。

二、函授站學籍管理工作中存在的主要問題及原因分析

(一)函授站工作人員學籍檔案管理意識淡薄。函授站只是成教院在地方上的辦學點，它往往不是傳統的教學單位，因而從單位領導到學籍管理工作者，對相關政策法規不太熟悉，對學籍檔案管理的重要性認識不足。在工作過程中，由于上級的檢查和年度考核、學籍管理與本單位關系不大等原因，造成領導只重視單位原有的工作，輕學籍管理工作，甚至提出“隨便外聘人員來做學籍管理工作也行”。而兼職人員從事學籍檔案管理工作，經常是精力上不能保證，業務上缺少學習和系統培訓，使得工作時往往效率不高。這是缺乏收集、整理、保存學籍檔案的意識，沒能把學籍檔案建設工作提高到人才培養質量和成教辦學健康、可持續發展的高度來認識。

(二)學籍管理理念不夠清晰，管理方式無標準。在函授站的工作中往往是重教學輕管理，當函授學生申請學籍變動時，班主任往往或直接、或告知學生將材料交到學籍經辦者手上，而不是按“先審批后執行再備案”(即提出申請——交班主任——報負責人審批——交學籍管理員備案)的管理流程辦事。學籍、考務、成績三者之間在管理上不能有效溝通，故時有發生因休學、復學、留級、轉專業、退學等學籍異動，造成考務、成績和學籍信息缺失或人數不對等問題。這都是因為在學籍檔案管理上沒有制定切實可行的工作流程，管理方式上比較混亂，沒有相應的制度保證。

(三)學籍建檔不及時，材料缺失嚴重，工作人員缺乏專業能力。在學生信息的收集中，首先是學生沒能意識到個人信息在學籍檔案中的重要性，填表時不看、不聽、不認真填寫，又不能及時向班主任提供已變更的信息。其次是班主任工作不到位，不能及時收集、不能認真核對學生應填寫的信息，從而造成學生信息資料不完整。又由于學籍檔案管理人員往往是兼職，他們對待日常學籍檔案管理工作松懈，不能及時敦促班主任回收學生填寫的信息表，或當學生申請學籍變動時，不能及時敦促學生寄回學籍變動材料，甚至有“紙片記載”而不做有效建檔管理的現象。這直接導致了在學籍管理工作中，不能及時收集、準確分類、有序編排學籍信息資料，嚴重影響了學籍電子注冊的順利實施，造成學生信息資料反饋學院延遲或無法上報，使得學籍管理工作難以做到及時、科學和規范。

三、解決函授站學籍管理工作中問題的有效策略

(一)加強學習，強化學籍檔案管理意識。函授站從領導到工作人員都應當加強相關的政策法規學習，從思想上明確學籍檔案具有的重要價值與作用；了解做好學籍檔案管理工作是尊重知識、尊重人才，促進國家經濟發展，實施人才強國戰略的保證；認識函授站也要配備專職學籍管理人員的重要性。通過送人員出去參加相關的業務培訓，進而增強學籍管理專職工作人員自身的檔案管理意識和專業水平。同時要讓全體工作人員懂得支持學籍檔案的建設是應盡的義務；要向函授學生宣傳學籍檔案的重要性，使他們樹立正確的檔案意識，以便工作人員在學籍信息的收集中能準確、完整、及時地完成任務，按時整理和上報成教院。

(二)建章立制，推進學籍檔案的規范化管理。函授站的學籍檔案管理有別于成教院，它除了要注冊、收集、整理學籍信息，還要及時與成教院交流，所以函授站學籍檔案工作量大、內容繁雜，還涉及到政策性和原則性的信息。針對函授站學籍檔案管理的特點，必須制定適合本站執行的各項規章制度，其中包括：一是設專職的學籍管理人員，即安排有責任心、愛崗敬業、細心穩重、業務技能和計算機能力強的同志來做學籍檔案管理。二是制定統一、合理、有效的學籍檔案管理標準和要求，即本站學籍管理細則和考試細則，收集學生學籍信息的細則，學籍信息建檔存檔的細則，成績、考務和學籍信息交流的要求，與成教院信息往來的要求，學籍信息原則問題的領導審批制度等等。三是配備應有的設備，即計算機、統一規格的檔案盒、鐵皮柜等等。

落實這三項制度，函授站的學籍管理工作才能形成制度化、規范化，從而達到學籍檔案的高質量管理。

(三)開拓思路，優化工作方法，提升學籍檔案的管理水平。由于函授學生學籍頻繁異動和他們身處不同城市等原因，造成了函授站學籍檔案工作很復雜、難管理；同時，函授站收集學生的學籍信息除了備份，主要還是提供給成教院進行管理備案。因而，學籍管理人員要學會將工作進行科學的流程化管理。例如：利用計算機網絡建立學籍檔案管理共享平臺，方便領導了解學籍管理情況，方便成績、考務、學籍信息的交流和調用。收集和更新學生注冊等信息，這是一項基礎性工作，可設計一套學生注冊信息大全表，以便每學年審核在校生學籍信息和跟蹤學籍異動。針對學生填表錯漏比較多，要按照不同表格內容編寫填表說明，確保學生能順利、完整、準確地填好表。

應對函授學生的學籍異動，首先編制學生學籍及各學期人數變動表，每半年發布一期學生學籍變動公告，并設立班主任提醒負責制；其次將申請材料設計成統一的格式文檔，按不同內容附上填寫注解、分類打包，利用網絡通訊的便利給予學員指導等等。

(責編 黃鴻業)