企業(yè)電子檔案管理初探

【摘要】電子檔案工作是企業(yè)檔案工作中必須要面臨的工作問(wèn)題，在分析企業(yè)電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題的同時(shí)，找出解決問(wèn)題的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】電子檔案 保存 維護(hù) 維護(hù) 管理對(duì)策

信息化的時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)信息數(shù)字化、辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作中必須要面臨的工作問(wèn)題，并且在實(shí)際工作中產(chǎn)生的各種問(wèn)題和難點(diǎn)也必須面對(duì)，需要在企業(yè)中得以合理運(yùn)用。

根據(jù)多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在此著重探討分析企業(yè)電子檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題以及一些處理方法，拋磚引玉，和檔案管理工作的同仁們共同探討。

一、企業(yè)電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）電子文件原始資料的保存

目前，在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，已是辦公常事。往往文件一旦定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取保護(hù)措施，隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

（二）電子檔案的完整性難維護(hù)

電子檔案材料的多樣性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，儲(chǔ)存方式的互換性，容易造成信息缺損。當(dāng)前，電子檔案儲(chǔ)存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。這些媒介材料的化學(xué)性質(zhì)不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)，容易造成電子檔案信息丟失，使電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障，直接影響信息再現(xiàn)。

（三）信息安全與保密問(wèn)題

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)。互聯(lián)網(wǎng)的開放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦黑客對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被黑客闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

（四）電子檔案的接收格式問(wèn)題

由于電子檔案的應(yīng)用尚沒(méi)有全國(guó)范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)因兩部門存儲(chǔ)檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉(zhuǎn)交過(guò)程中出現(xiàn)困難。

（五）電子檔案的長(zhǎng)期可讀性難實(shí)現(xiàn)

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字形式存儲(chǔ)于各種載體上的，但由于電子檔案形成單位的不同習(xí)慣，所應(yīng)用軟件、媒體不同，對(duì)同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式都不盡相同。電子檔案在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。而互不兼容的電子計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的電子檔案，在電子檔案利用時(shí)對(duì)信息的交換、顯示會(huì)造成很大困難，導(dǎo)致電子檔案打不開或無(wú)法顯示而失去可讀性。即使是互相兼容的電子計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的電子檔案，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件技術(shù)的不斷升級(jí)，數(shù)字壓縮、解讀等技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的先進(jìn)技術(shù)，在未來(lái)利用電子檔案時(shí)往往是時(shí)過(guò)境遷，新技術(shù)已經(jīng)不認(rèn)識(shí)老技術(shù)了。所以，將最初形成的電子檔案原始軟盤、光盤等原件載體保存起來(lái)，也并不意味著載體實(shí)物上的電子信息能完整無(wú)損地、源遠(yuǎn)流長(zhǎng)地被利用下去。

二、企業(yè)電子檔案管理的對(duì)策

（一）電子檔案管理的原則

企業(yè)電子檔案管理要秉承規(guī)范性、可靠性、高效率的原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。可靠性問(wèn)題，除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過(guò)程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。而高效率，應(yīng)在充分研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵，而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，是檔案信息電子化工程的助推器。

（二）規(guī)范電子文檔一體化管理模式

電子文件管理系統(tǒng)的文件管理功能是由電子文檔管理軟件預(yù)先內(nèi)設(shè)的元數(shù)據(jù)需求確定的，所以說(shuō)電子文檔管理要落實(shí)到以軟件為核心的解決方案上，制定相關(guān)元數(shù)據(jù)規(guī)范，自覺(jué)創(chuàng)建對(duì)軟件功能進(jìn)行規(guī)范的平臺(tái)。以此為指導(dǎo)，研制有利于電子文檔一體化管理的通用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立電子文檔一體化管理相關(guān)的配套標(biāo)準(zhǔn)體系，顯得非常必要。解決電子檔案管理的難題，涉及宏觀政策、信息管理、相關(guān)法規(guī)以及系統(tǒng)設(shè)計(jì)等問(wèn)題。除考慮到電子公文歸檔的需求外，還必須顧及電子文件核心流程層和特定流程層流轉(zhuǎn)的諸多問(wèn)題，這是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)。而標(biāo)準(zhǔn)又是與時(shí)俱進(jìn)的，需要不斷更新和升級(jí)，不能永遠(yuǎn)停滯在一個(gè)水平上。因而，僅局限于某一個(gè)行業(yè)、某一個(gè)學(xué)科或某一個(gè)部門研究遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)需求。而無(wú)政府盲目競(jìng)爭(zhēng)，自由創(chuàng)建信息孤島，重復(fù)設(shè)計(jì)、各自為政、五花八門、互不兼容也是不行的。要解決電子檔案管理難的問(wèn)題，與世界電子文檔一體化接軌，就必須建立一個(gè)頂級(jí)一元化技術(shù)權(quán)威機(jī)制，統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)諸多相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)合攻關(guān)，統(tǒng)一全國(guó)的電子文檔一體化管理模式，規(guī)范電子文檔一體化管理系統(tǒng)軟件開發(fā)，以保障電子文檔一體化管理的需求，已成為解決電子檔案管理難的明顯發(fā)展趨勢(shì)。

（三）采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)??黑客的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案?jìng)浞荨C(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問(wèn)和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

（四）電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理要加強(qiáng)

軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。

總之，信息時(shí)代檔案工作者應(yīng)在把握好繼續(xù)與超越的前提下，以現(xiàn)有檔案工作為基礎(chǔ)，根據(jù)電子檔案的特征，及其涉及的載體的理化性能和技術(shù)設(shè)備的實(shí)際情況，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的研究和積極慎重的實(shí)踐，相信在不遠(yuǎn)的將來(lái)會(huì)有更多的經(jīng)驗(yàn)和方法產(chǎn)生。

作者簡(jiǎn)介：張曉慧（1968-），女，漢族，籍貫：吉林省長(zhǎng)春市，畢業(yè)于云南省委黨校，職位：檔案管理員，研究方向：企業(yè)檔案管理。