二級(jí)管理體制下研究生教務(wù)秘書工作探析

【摘要】研究生教務(wù)秘書在研究生學(xué)習(xí)科研活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用，在我國研究生招生規(guī)模擴(kuò)大的情況下，原有的研究生教務(wù)秘書管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)新形式的需要，在實(shí)際工作中，研究生管理方面出現(xiàn)了一定的問題，主要包括研究生教務(wù)秘書工作制度不完善，責(zé)任分工模糊，心理壓力過大，專業(yè)化特征不明顯等。基于二級(jí)管理體制之下的研究生教務(wù)工作需要有新思維和新舉措，以教學(xué)二級(jí)學(xué)院為主體的研究生教務(wù)秘書工作應(yīng)該呈現(xiàn)出符合實(shí)際需要的調(diào)整，以提高培養(yǎng)單位研究生教育教學(xué)質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】教務(wù)管理 途徑 二級(jí)管理

研究生教育是我國學(xué)歷教育中最高級(jí)的階段，它承擔(dān)著為國家培養(yǎng)高層次專門人才的歷史重任，研究生培養(yǎng)質(zhì)量直接決定著中央有關(guān)創(chuàng)新型國家的建設(shè)步伐，關(guān)系到我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展，可謂意義重大。近年來，隨著我國研究生教育規(guī)模的逐年擴(kuò)大，研究生群體在數(shù)量上和構(gòu)成方式上都產(chǎn)生了巨大的變化，隨之帶來的管理問題日益凸顯，作為研究生教育管理的直接參與者，各個(gè)培養(yǎng)單位的研究生教學(xué)秘書的工作壓力陡然增大，各種問題已相繼出現(xiàn)。管理問題若不能及時(shí)解決，勢必直接影響到研究生的學(xué)習(xí)和科研，進(jìn)而使培養(yǎng)質(zhì)量受到損失，可以說，研究生教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀已經(jīng)到了必須加以認(rèn)真對待的程度。本文旨在分析在二級(jí)培養(yǎng)單位中，研究生教學(xué)秘書工作狀況以及相關(guān)問題的解決措施，以此來促進(jìn)研究生管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，全面提升培養(yǎng)單位中研究生管理工作的效率和服務(wù)水平。

一、現(xiàn)階段研究生教務(wù)管理工作呈現(xiàn)的問題

所謂研究生教務(wù)秘書，指的是在研究生教務(wù)管理工作中從事最基層、最基礎(chǔ)管理和服務(wù)工作的人員，他們承擔(dān)著研究生日常學(xué)習(xí)、科研、生活中各種事務(wù)性工作，其崗位工作具有很強(qiáng)的政策性、理論性、操作性，他們是研究生管理體系中最為不可或缺的人員。研究生教務(wù)秘書的工作對象是各級(jí)別各層次的研究生，這個(gè)群體具有與大學(xué)本科學(xué)生所不同的鮮明特點(diǎn)：研究生具有高智商性、生源構(gòu)成的復(fù)雜性、分散性和獨(dú)立性。這些特點(diǎn)決定了研究生管理的難度。

研究生教務(wù)秘書分屬于各個(gè)二級(jí)學(xué)院，從現(xiàn)有招生體制來看。研究生的培養(yǎng)工作都是交由各個(gè)二級(jí)學(xué)院完成，二級(jí)學(xué)院的研究生教務(wù)秘書對本學(xué)院的全體研究生負(fù)責(zé)，不難想象，研究生教務(wù)秘書的工作量是巨大的，工作負(fù)擔(dān)是較為沉重的。在研究生招生規(guī)模擴(kuò)大之后，研究生管理的模式并未發(fā)生根本性的調(diào)整，由此帶來的種種弊端和矛盾制約著培養(yǎng)單位的正常教育教學(xué)，筆者就教務(wù)秘書的工作，淺談如下幾個(gè)問題：

1.研究生教務(wù)秘書的責(zé)任和分工模糊

研究生教務(wù)秘書的工作瑣碎繁雜，常常面臨著巨大工作壓力。不容忽視的是。相當(dāng)多的事務(wù)是由于責(zé)任分工不明確造成的。二級(jí)管理體制，必須明確各自的責(zé)任，學(xué)校、學(xué)院與專業(yè)導(dǎo)師需要各自厘清權(quán)責(zé)，教務(wù)秘書承擔(dān)的工作應(yīng)由二級(jí)學(xué)院委派掌握，責(zé)任分工的盲目性往往造成管理環(huán)節(jié)的脫鉤和互相推諉。

2.研究生教務(wù)秘書的專業(yè)化程度有待提高

研究生教務(wù)秘書的選拔的標(biāo)準(zhǔn)尚不統(tǒng)一，由此造成了研究生秘書在專業(yè)化方面存在缺失。專業(yè)化包涵兩個(gè)方面：第一，作為教學(xué)的主體單位，二級(jí)學(xué)院有著明確的專業(yè)方向，研究生在專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域有著深厚的儲(chǔ)備和積累，日常的教務(wù)管理工作無法避免地涉及到專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域，而相當(dāng)多的教務(wù)秘書在學(xué)歷層次和專業(yè)知識(shí)背景方面存在著一定程度的欠缺，直接影響到了工作的效率和質(zhì)量。第二，作為管理者，研究生教務(wù)秘書必須具備較高管理水平和能力，較強(qiáng)的人際交往能力、溝通能力，熟練掌握計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備，擁有一定程度的外語交流能力，可以說，教務(wù)秘書是一種綜合性的復(fù)合型人才，需要從業(yè)者有著全面的素質(zhì)。值得注意的是，當(dāng)前各個(gè)培養(yǎng)單位對于教務(wù)秘書人才的遴選缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，隨意性很大，很多教務(wù)管理人員缺乏相應(yīng)的技能和素質(zhì)，造成了工作方法不得當(dāng)。辦公效率低下等問題。

3.研究生教務(wù)秘書的心理問題

研究生教務(wù)秘書工作是極其瑣碎和細(xì)致的，每一項(xiàng)工作都直接關(guān)系到導(dǎo)師或研究生的切身利益，隨著各二級(jí)學(xué)院的研究生數(shù)量猛增，勞動(dòng)強(qiáng)度逐漸增大，相當(dāng)多的教務(wù)秘書都是年輕人，在這種高強(qiáng)度的負(fù)荷之下，很多人或多或少地出現(xiàn)諸如焦慮、煩躁、缺乏幸福感、悲觀等等不良情緒或心理問題。這些問題的出現(xiàn)應(yīng)該引起我們的重視。

4.研究生教務(wù)秘書隊(duì)伍的不穩(wěn)定

研究生教務(wù)秘書的流動(dòng)性較大，人員更換頻繁，這種情況無疑給學(xué)院和學(xué)生的正常學(xué)習(xí)科研造成了不小的影響。建立穩(wěn)定的研究生教務(wù)秘書隊(duì)伍是各個(gè)培養(yǎng)單位必須認(rèn)真加以解決的棘手問題。

5.研究生教務(wù)工作的相關(guān)制度不健全

研究生教務(wù)管理工作是系統(tǒng)的復(fù)雜工程。這其中，研究生教務(wù)秘書承擔(dān)的責(zé)任十分重大。沒有制度作為規(guī)范，從人員遴選、到工作職責(zé)分配、到職工權(quán)益保障、工作職責(zé)范圍等等方面都需要明確、詳實(shí)的制度來規(guī)范和約束，做到有章可依、有章必依。制度建設(shè)的缺失是造成研究生教務(wù)工作諸多問題的核心和根源。

二、在二級(jí)管理體制下，破解研究生教務(wù)秘書工作瓶頸的途徑

1.制度建設(shè)是管理的前提和基礎(chǔ)

作為從事研究生管理工作的一線人員，研究生教務(wù)秘書的工作需要納入到整個(gè)二級(jí)學(xué)院正常的教育教學(xué)管理體制中來。制度建設(shè)是一切工作的保證。就研究生管理工作而言，需要明確學(xué)院各個(gè)職能部門的權(quán)責(zé)，做到分工明確，責(zé)任清晰。

針對研究生教務(wù)秘書工作制定的規(guī)章制度應(yīng)該涵蓋人才引進(jìn)、人才培養(yǎng)、崗位角色、管理人才隊(duì)伍建設(shè)等多領(lǐng)域和多角度，本著對學(xué)院負(fù)責(zé)對教學(xué)負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到引進(jìn)合適的人才，促進(jìn)人才的可持續(xù)發(fā)展，確保教務(wù)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定發(fā)展。

2.二級(jí)學(xué)院應(yīng)適時(shí)開展對研究生教務(wù)秘書的專業(yè)化發(fā)展培訓(xùn)

專業(yè)化發(fā)展培訓(xùn)旨在不斷增強(qiáng)員工職業(yè)技術(shù)水平，使之適應(yīng)新的需要。同時(shí)專業(yè)化發(fā)展也能促進(jìn)員工最自身職業(yè)的認(rèn)同感和成就感。研究生教務(wù)秘書的工作往往具有較強(qiáng)的專業(yè)背景，正如前文所述，這種專業(yè)背景來自于二級(jí)學(xué)院的學(xué)科領(lǐng)域以及作為管理者地相關(guān)專業(yè)技能。正如有學(xué)者所言，“基于研究生教學(xué)工作所處的環(huán)境及工作對象的特殊性，二級(jí)管理體制下的研究生教學(xué)秘書，不僅要系統(tǒng)掌握教學(xué)管理知識(shí)，還要熟悉學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，不僅要熟悉掌握本部門的教學(xué)特點(diǎn)，還要了解相關(guān)部門的教學(xué)特點(diǎn)，不僅要具備較為扎實(shí)的現(xiàn)代教育學(xué)和現(xiàn)代管理科學(xué)知識(shí)，還要具備一定的哲學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)知識(shí)，不僅要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)及其操作技能，還要在豐富教育管理工作理論體系的同時(shí)學(xué)習(xí)情感管理”。由此可見，教育教學(xué)發(fā)展的需要對研究生教務(wù)秘書的工作提出的更高的要求，終身學(xué)習(xí)和可持續(xù)性學(xué)習(xí)已經(jīng)成為研究生管理工作者具備的素質(zhì)。二級(jí)學(xué)院應(yīng)該立足自身實(shí)際，根據(jù)自身對管理工作的要求對教務(wù)秘書進(jìn)行有針對性的專業(yè)培訓(xùn)，使之能夠不斷適應(yīng)學(xué)院教學(xué)的需要，提高管理水平。

3.重視研究生教務(wù)秘書在工作中呈現(xiàn)的心理問題

研究生教務(wù)秘書的工作龐雜瑣碎，從業(yè)人員常常感到心理壓力巨大。由此帶來相當(dāng)多的心理問題。在二級(jí)管理體制之下，學(xué)院應(yīng)該適時(shí)對教學(xué)秘書的工作情況予以評(píng)估總結(jié)，對暴露出的各種問題進(jìn)行分析和處理。職業(yè)性質(zhì)的心理問題極其不利于員工的成長和發(fā)展，學(xué)院方面應(yīng)該適時(shí)對教學(xué)秘書進(jìn)行心理減壓輔導(dǎo)。例如以年輕人為主體。開展極限拓展訓(xùn)練，增強(qiáng)員工之間的協(xié)作意識(shí)，增進(jìn)彼此的互信感。適時(shí)對研究生教務(wù)秘書的工作進(jìn)行微調(diào)。避免個(gè)人超負(fù)荷的工作。學(xué)院在生活方面對教務(wù)秘書多一份關(guān)心和理解，讓其充分感受到來自學(xué)院的信任和溫暖。

研究生教育要適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，與此同時(shí)，研究生管理工作也要相應(yīng)邁上新臺(tái)階。提高管理工作的效率，優(yōu)化管理方法是二級(jí)管理體制之下研究生管理者需要思考的理論問題。作為一線管理人員，研究生教務(wù)秘書的職業(yè)有其神圣性，也非常艱巨，探索出研究生教務(wù)秘書工作改革新路是極其重要的。