財務管理在技改項目中的新角色

□文/楊培新

隨著現代企業制度改革的深入、法人治理結構不斷完善，企業內部各部門職能的劃分日益精細。而在越來越規范化、精細化的企業環境下，財務部門在政策方面的監督職能必然要有所變化，才能實現自己獨到的價值。在浙江中煙工業有限責任公司大型技改工程中，財務通過豐富管理內涵，發揮了獨特的作用。

財務資金安全管理功能的延伸

(一)擴大的管理內涵。國內大型建設項目的財務管理，往往對施工企業的研究較多，近年主要強調項目法施工的核算。而建設單位往往強調工程結算方面的付款控制和投資控制。其中建設單位在付款控制方面，往往按合同進度控制。通常的工程建設投資管理中涉及的把好“財務撥款關”，也往往指“應當依據施工合同規定和工程進度，嚴格按照審批程序撥付工程款”。而浙江中煙工業有限責任公司(以下簡稱“中煙公司”)的財務付款控制則在合同控制的基礎上又引申了一步，對施工方專用賬戶使用進行監督控制。施工方從其專用賬戶中支取款項用于工程支出，應事先錄入其采購、分包等合同、發票的信息，稱為備案告知。專用賬戶開戶行的支付專柜，在核對支票信息與備案信息一致后，執行支付。中煙公司財務監管人員稍后審核告知內容與施工方上報的書面材料是否一致，對不符的付款責其糾正，且在錯誤糾正前可暫停其專用賬戶的所有支付。

(二)延伸的管理條件。一是從上世紀90年代至今，項目法施工已經形成較清晰的按項目進行經濟核算和管理的模式，使得中煙公司要求施工企業按項目進行相對獨立的財務核算成為可能，也就為中煙公司對主要的承建單位按其承建的項目進行帳戶管理提供了先決條件。二是重點項目的投資規模大、資金充裕是資金監管得以順利延伸的重要條件。由于項目的資金規模大，銀行為爭取存款樂于提供附加服務；而承建方也往往具備一定資金實力，依據公司的資金管理辦法，也能提高其自身資金管理水平。三是技改項目專用賬戶監管軟件為延伸管理搭建了技術平臺。建立銀行共管賬戶，對項目資金進行監管是本行業針對重大投資項目的監管提出的一個新思路、新方法，即要求中標單位必須建立技改項目的專用賬戶，公司在銀行的協助下通過軟件對合同項目資金進行監督使用。當然，好的思路還要正確的執行。為杜絕法律隱患，公司在項目招投標時將對專用賬戶進行監管的原則和三方(建設企業、承建單位、專用賬戶開戶銀行)協議寫入招標文件。日常執行時注意與承建方的溝通和對經辦人的培訓。軟件運行3年來監管效果良好，并成為行業內推廣的范例。

(三)延伸監管的意義。以往財務控制只是在本企業層面，一旦結算結束，款項進入對方單位，財務也就完成控制任務了。而工程項目質量控制中確實存在很多因為總包企業占用分包單位的資金，而影響建設單位工程進度或質量的問題。以往的建設項目中，就發生過此類糾紛。而通過對項目資金在施工企業使用中的監管，保證建設資金被用在真正的在建項目中:給總包的資金被分撥給合同約定的分包商，給材料供應商的資金被用于購買合法指定品牌、質量的材料，給勞務分包商的資金被分發到最終的勞務工手中等等。這就在很大程度上減少了由于資金不到位、資金錯位而引起的工程質量問題。更重要的是，對銀行專用賬戶的監管通過軟件進行，動作統一、規范，且沒有很高的專業技術和工程相關經驗的要求。

傳統財務核算功能的延伸

(一)以集成軟件逐步豐富核算內容。中煙公司的所有會計核算及相關的預、決算等財務管理都是通過SAP軟件平臺實現的，技改項目的會計核算也沒有單獨帳套。為了準確核算基建、技改項目資金，對該在建工程采用建設單位會計核算方法。為了單獨反映技改投資，通常財務軟件通過開發“項目核算”功能以實現對“項目”收支的輔助核算。基本開發思路是在憑證數據表文件中增加“項目代碼”字段用以專門存儲“項目代碼”信息，并以“項目代碼”為索引與項目數據表文件建立關聯，從而把對“項目”收支的核算從傳統的“科目”核算中分離出來。

以工程核算為例，中煙公司2009年9月前使用的是金蝶EAS系統，依靠該系統將工程項目的核算細化到合同號、款項類別、往來單位以及公司業務部門等除原會計科目以外的輔助項目，這解決了以前的項目明細核算由于合同號太多，往來單位又相互交叉，導致以往來單位設置查詢條件時，同一往來單位不同合同核對困難的問題。而后引入的SAP系統集成性則更強，可以將在建工程的信息作為資產卡片與未來形成的固定資產卡片相對應，且進一步將在建工程項目的核算與資本性支出的預算建立了關聯?，F在日常查詢時，不僅可以從在建項目的明細賬追蹤到憑證，還可以追蹤到項目對應的資產卡片及其年度預算的情況。

(二)完善輔助賬簿提升管理服務水平。雖然財務核算可以反映的內容已很豐富，但在與技改辦及公司內外部的溝通中，我們發現還有必要完善輔助賬冊，以進一步滿足對賬及全過程審計、控制的需求。充分利用輔助核算可以提高企業內部核算水平，繼而增強管理效率，對于提高企業整體競爭力，促進企業持續穩步發展也頗有助力。同時，在工程管理系統中，需要建立在同一工程項目下所簽訂的所有合同及相關工程支出的完成情況清單，并要盡量實現工程管理部門和財務管理部門對相關數據的共享，至少要做到雙方及時對賬，以避免相互數據矛盾，口徑不一致的狀況出現。

中煙公司財務建立項目核算輔助賬冊的初衷，是為了分類統計現有的核算項目，監督核對合同的執行進度。但隨著與業務部門對賬，發現技改辦對于投資完成情況的關注點與公司財務部門的不完全一致。財務部門注重發票的取得，將工程及設備的預付款通過往來賬來反映，并不記入投資的完成情況，且由于設備的進項增值稅可以抵扣的原因，在財務在建工程中反映的投資完成情況并不含設備價外的進項增值稅。而業務部門對現金的支出更為敏感，只要是付款都認為是投資支出的實際推進。再加上流程不同，技改辦對由企業其他部門配合完成的工作(如行政部門配合提供的臨時廚房設施)，或在企業層面的特種委托收款(項目水電費等)，往往不計入自己的技改發生額。

技改部門未計入的支出項可在與財務對賬時增加，但在對同一事項上因與財務反映的口徑不同而呈現出不同的投資進度就不能簡單地通過增減金額來保持一致。而且中煙公司內審為了進行工程項目支出的控制，也需要財務部門與項目實施部門在對投資完成情況的上報口徑上保持一致。這樣，財務人員依據準則和制度的規定不能改變企業在建工程的核算方法，但又需向相關部門實時提供滿足對方口徑的日常數據，這就只能求助于輔助賬來反映日常核算系統無法反映的兩大內容:設備增值稅及其抵扣情況、合同總價及其執行情況。且通過輔助核算，往來款與發票的結算情況一目了然，建設支出按基建會計核算要求的分類與企業按技改項目小組的分類明晰，既便于技改辦內部對賬，又體現了內審要單獨統計的內容。

(三)財務預算管理職能的延伸。正如很多深入實施ERP的企業所經歷的，隨著企業信息管理平臺的日益完善，全面預算管理與事前控制逐漸成為企業財務管理的重點。年度預算成為企業年度資金運作的總綱，資本性支出分類別、分項目，每一項資產都給予獨立的預算號；日常支出分解到月度，部門的可用資金以月度預算為限。而全面預算考驗著企業各部門工作推進的能力和分析測算的水平，也從制度層面保證了財務管理對于技改項目預算執行的監督再也不是事后反映，而是首先獲得當期的資金預算及付款預計進度，再據以申請撥付資金。對沒有按計劃執行的預算要及時向相關部門詢問原因，對沒有預算或超出預算的項目一方面要嚴格把關，不予付款，另一方面要依業務的實際情況及時進行協調聯系，督促業務部門依規范的流程辦理手續，以便能順利結算。應該說，隨著SAP系統將核算與預算執行情況關聯，在項目預算管理方面已經可以做到事先掌握預算尺度，事中嚴格控制預算支出，解決預算執行中出現的問題，事后及時反映和總結各部門預算執行情況。

通過多個系統的集成，財務預算管理工作由原先的匯總預算、反映預算執行情況，轉而為分析解決預算及其執行中出現的問題，以提高預算的準確性；同時協助業務部門做好突發事件的應急處理，使之既符合預算管理和資金監管程序，又不影響業務工作推進效率。而隨著預算執行率的提高，財務部門對項目付款進度的把握日漸準確，也提升了財務資金運作的水平，最終既提高了經濟效益，又加強了應對外界不確定因素的能力，進一步保障了項目的順利推進。

綜上所述，在大型技改項目中，財務部門借助現代技術手段，在分工精細的企業環境中，不僅沒有因工作點的轉移而模糊了職責，反而充分利用財務核算和管理的職業專長，開創了項目資金安全管理、核算控制和預算管理工作的新局面。