中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)構(gòu)建探析

浙江財經(jīng)學(xué)院東方學(xué)院信息分院 宋杰

中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)構(gòu)建探析

浙江財經(jīng)學(xué)院東方學(xué)院信息分院 宋杰

改革開放以來，我國中小企業(yè)數(shù)量增長迅速，其信息化管理進(jìn)程也在不斷推進(jìn)，各種應(yīng)用及信息方案如雨后春筍，這些都為中小企業(yè)的信息化管理建設(shè)進(jìn)行了良好的鋪墊。本文正是在對中小企業(yè)信息化建設(shè)的概念、必要性以及發(fā)展情況進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對中小企業(yè)構(gòu)建信息化管理進(jìn)行了概述，重點研究了構(gòu)建方法，希望能夠?qū)χ行∑髽I(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)提供參考。

中小企業(yè) 信息系統(tǒng) 信息化建設(shè) 企業(yè)管理

目前，中小企業(yè)在我國工商登記注冊部門占據(jù)的比例達(dá)到90%以上，而與其利用的份額相對較小的金融資源相比，中小企業(yè)卻對我國的GDP創(chuàng)造、城鎮(zhèn)就業(yè)、出口以及稅收做出了巨大的貢獻(xiàn)，其構(gòu)成了我國經(jīng)濟運行的重要基礎(chǔ)力量，對國家的經(jīng)濟命脈起到直接助力作用。

企業(yè)進(jìn)行機構(gòu)簡化的重要步驟是信息化建設(shè)，這不但可以為企業(yè)提高經(jīng)營效率以及降低維持成本，而且對于企業(yè)提高經(jīng)營的連貫性和穩(wěn)定性也是一劑良藥。信息化管理可以在內(nèi)部員工中形成較好的創(chuàng)新環(huán)境，企業(yè)借助信息管理系統(tǒng)可以更好的滿足管理需求，這種差異化的競爭管理模式可以極大地提高企業(yè)產(chǎn)品及服務(wù)的附加值，促成企業(yè)的順利轉(zhuǎn)型，增加核心競爭力，保持持續(xù)健康的發(fā)展。我國《國民經(jīng)濟和社會發(fā)展信息化“十一五計劃”》中就已經(jīng)提出大力扶持中小企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和任務(wù)，近些年來，我國廣大中小企業(yè)的信息化意識已隨WTO框架的深入而有所提高，然而也面臨著魚龍混雜的現(xiàn)實局面。從經(jīng)濟發(fā)展全局來看，作為我國市場經(jīng)濟重要組成力量的中小企業(yè)信息化管理水平還較為落后，與西方國家相比劣勢明顯，亟待指引和規(guī)劃發(fā)展[1]。

1 我國中小企業(yè)信息化管理現(xiàn)狀及存在問題分析

1.1 中小企業(yè)信息化管理現(xiàn)狀

據(jù)國家統(tǒng)計局于2011年進(jìn)行的全國中小企業(yè)信息化建設(shè)調(diào)查報告中呈現(xiàn)的信息顯示：在被調(diào)查的近三萬家中小企業(yè)中，擁有互聯(lián)網(wǎng)接入能力的企業(yè)數(shù)量占到80%以上，而這些企業(yè)中只有約五分之一的數(shù)量擁有自己的企業(yè)局域網(wǎng)及公共網(wǎng)站，近半企業(yè)有自己的電子郵件系統(tǒng)，電郵系統(tǒng)已經(jīng)成為中小企業(yè)的主要信息應(yīng)用，但是核心業(yè)務(wù)的信息化應(yīng)用程度卻只有10%左右，部分中小企業(yè)已經(jīng)開展了電子商務(wù)經(jīng)營管理模式[2]。

在對信息化建設(shè)對企業(yè)助力作用的調(diào)查中，多數(shù)企業(yè)認(rèn)同信息化管理的正面作用，認(rèn)為信息化建設(shè)能更好的規(guī)范經(jīng)銷渠道、加強客戶管理以及全面提升競爭力；在對眾多中小企業(yè)進(jìn)行的信息化改造及建設(shè)意愿調(diào)查中，多數(shù)企業(yè)表達(dá)了愿意開展電子商務(wù)及進(jìn)行信息化系統(tǒng)管理投資的意愿，無論是財務(wù)信息的集成管理還是企業(yè)人力資源的信息化建設(shè)，都暴露了巨大的潛在市場。

以被調(diào)查的華商基業(yè)管理咨詢有限公司為例，其本是一家致力于為大型企業(yè)提供人才培養(yǎng)與發(fā)展領(lǐng)域咨詢服務(wù)的公司，是目前我國在這一領(lǐng)域視野發(fā)展較為廣闊、理解也比較深入的專業(yè)機構(gòu)。華商基業(yè)的核心業(yè)務(wù)是企業(yè)人才的培養(yǎng)體系規(guī)劃、行業(yè)課程開發(fā)、內(nèi)部培訓(xùn)師以及關(guān)鍵人才培養(yǎng)等，其信息化管理建設(shè)也較為典型。目前公司的信息化管理系統(tǒng)維持部門有近20人，服務(wù)器在托管，主要應(yīng)用為郵件、網(wǎng)站、內(nèi)部辦公網(wǎng)等主要的三個功能。公司的信息管理系統(tǒng)有二十多個終端，在服務(wù)器使用方面，較大的功能調(diào)整較少，服務(wù)器基本上以文檔式為主，郵件基本上一個月備份一次，公司員工每天上班第一件事就是打開郵件查看信息，網(wǎng)站的外部訪問量不是很高。目前，華商基業(yè)公司信息化建設(shè)正在做推廣，把現(xiàn)有網(wǎng)站功能豐富，增加互動功能。公司的信息化硬件建設(shè)問題較少，軟件方面的問題基本上求助于合作托管方，軟件監(jiān)控建設(shè)投入較少。總的來說，華商基業(yè)公司使用的這套信息化管理辦公系統(tǒng)，以相對較少的投入，較好地提升了公司的辦公效率，是眾多中小企業(yè)中利用信息化辦公系統(tǒng)較為成功的案例之一[3]。

1.2 中小企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展中存在的問題

國家統(tǒng)計局提供的報告已經(jīng)顯示了我國中小企業(yè)信息化建設(shè)理念的進(jìn)步和投資意愿的提升，但是同時也發(fā)現(xiàn)了一些問題，具體如下：

(1)中小企業(yè)信息化建設(shè)人才儲備短缺，信息化科學(xué)認(rèn)知程度低。目前中小企業(yè)的經(jīng)營決策大多采用領(lǐng)導(dǎo)個人決策直接決定模式，因此信息化推進(jìn)很大程度決定于企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)的意愿，而這些人普遍存在著信息化理論及實踐知識儲備欠缺的問題，觀念較為陳舊，而信息化建設(shè)所需要的計算機和管理雙項人才的引進(jìn)受重視程度較低，具備這些技能的人才較為匱乏。

中小企業(yè)缺少科學(xué)的管理思想還導(dǎo)致了現(xiàn)代企業(yè)制度在管理中貫徹的較大難度，部分中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將信息化建設(shè)的精力主要集中在提升硬件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及軟件應(yīng)用水平的基礎(chǔ)上，而對人才的管理和使用較為輕視，這不但會使得巨資信息設(shè)備運營效率低下，不能發(fā)揮應(yīng)有作用，而且還會對企業(yè)的資金管理造成額外浪費成本。此外，中小企業(yè)對于員工信息化辦公的培訓(xùn)力度較小，對相關(guān)軟件和信息模塊培訓(xùn)教育缺乏，這也會導(dǎo)致中小企業(yè)信息管理建設(shè)的落后，甚至被同業(yè)和大企業(yè)趕出競爭激烈的市場。

(2)中小企業(yè)信息化系統(tǒng)管理建設(shè)投資結(jié)構(gòu)不合理。資金欠缺以及企業(yè)融資難、自由資金周轉(zhuǎn)慢是眾多中小企業(yè)都存在的問題，而企業(yè)信息化管理改造和建設(shè)又是一項時間跨度較長的工程，風(fēng)險與機會同在，但是小企業(yè)的實力決定了其管理水平的低下以及融資渠道狹窄的現(xiàn)實，眾多的中小企業(yè)都存在企業(yè)資金不能應(yīng)付信息化建設(shè)費用的巨大支出困境。

對于信息化系統(tǒng)管理所需要的軟硬件、專業(yè)操作人才、相關(guān)業(yè)務(wù)及知識培訓(xùn)以及系統(tǒng)的更新維護(hù)等事項，都需要大量資金的持續(xù)保障，而小企業(yè)的“多辦事、少花錢”經(jīng)營思想使得信息化管理建設(shè)不能在它們之間得到堅持；另一方面，不少中小企業(yè)盲目的在信息化建設(shè)過程中加大對硬件設(shè)備的投入，而對先進(jìn)的信息管理集成軟件重視較少，這種頭重腳輕的做法不僅直接使得企業(yè)流動資金運轉(zhuǎn)困難，而且預(yù)期的信息化建設(shè)收益達(dá)成率也會嚴(yán)重降低，況且對于昂貴的硬件設(shè)備得不到科學(xué)的管理和維護(hù)，二次損失較大，企業(yè)后續(xù)投入實力被拖累。

2 市場經(jīng)濟背景下中小企業(yè)進(jìn)行信息化管理建設(shè)的實施步驟

信息化基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)作業(yè)管理信息化、內(nèi)部管理信息化以及供應(yīng)鏈和客戶關(guān)系管理信息化是中小企業(yè)信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建的四個有機組成部分，具體來講有以下幾個方面：

(1)信息化基礎(chǔ)建設(shè)。這部分包括網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建、企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)以及辦公自動化建設(shè)等。

網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建要注意內(nèi)部網(wǎng)的萬維網(wǎng)接入，目的在于更加高效地利用資源共享，內(nèi)部網(wǎng)可以實現(xiàn)企業(yè)無紙化辦公，提升辦公效率，通常硬件選擇可以利用企業(yè)自有的LAN，軟件選擇要注意網(wǎng)絡(luò)協(xié)議和操作系統(tǒng)功能，要結(jié)合企業(yè)自身需求進(jìn)行選取，中小企業(yè)必須進(jìn)行合理投資規(guī)劃，統(tǒng)籌網(wǎng)路接入費用；外部網(wǎng)接入可以促進(jìn)企業(yè)與客戶、供銷商等的及時信息交流，因此要格外注意信息安全，可采用數(shù)據(jù)加密的SSL技術(shù)方案，設(shè)置防火墻，防止來自外部的非法數(shù)據(jù)存取；要注意中小企業(yè)的Internet連入建立在遵循TCP/IP協(xié)議的基礎(chǔ)上，以物理連接方式將計算機系統(tǒng)進(jìn)行資源整合。

中小企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)包括站點主題及銷售目標(biāo)劃定、域名申請等，前者主要涉及建立網(wǎng)站初期指導(dǎo)方針、確立方向以及開展優(yōu)勢特色網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等業(yè)務(wù)，企業(yè)管理者確立數(shù)據(jù)信息類型及來源，設(shè)立轉(zhuǎn)換HTML的信息更新流程，構(gòu)建信息目錄，技術(shù)人員對數(shù)據(jù)設(shè)立超文本鏈接，是信息質(zhì)量和數(shù)量平衡發(fā)展，網(wǎng)站管理者創(chuàng)建易于信息和站點搜尋的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新鼓勵人員訪問網(wǎng)站的生動頁面，以遠(yuǎn)程用戶的便捷訪問為原則采用文字及圖像格式，文字為主，圖像為輔；域名申請以申請國內(nèi)域名為主，可以向域名管理機構(gòu)CERNET或CNNIC進(jìn)行申請，個別企業(yè)由國際需求也可以像國際Internet服務(wù)提供商咨詢。

數(shù)據(jù)庫及辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)要注意實體數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化程式處理，以數(shù)據(jù)表為導(dǎo)向，建立各項數(shù)據(jù)之間的對應(yīng)連接，對系統(tǒng)環(huán)境及企業(yè)實際情況進(jìn)行調(diào)研后編寫代碼，針對用戶界面、信息輸出入、數(shù)據(jù)打印以及管理維護(hù)模塊測試系統(tǒng)運行穩(wěn)定性，若測試結(jié)果較為穩(wěn)定，便可以組織技術(shù)人員進(jìn)行操作手冊編制；辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)注重部門之間的信息交換，電子郵件系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及會議管理系統(tǒng)是重點，中小企業(yè)根據(jù)資金實力選購打印機、掃描儀、傳真機以及硬盤設(shè)備等，檔案管理系統(tǒng)標(biāo)定存儲、統(tǒng)計、標(biāo)記以及刪除項目，會議計劃籌備信息系統(tǒng)要統(tǒng)籌通知、回執(zhí)、計劃、安排、查詢、記錄等議題調(diào)理科目。

(2)生產(chǎn)作業(yè)管理信息化籌備。這一部分要注重信息技術(shù)細(xì)節(jié)發(fā)展，綜合應(yīng)用CAD(計算機輔助設(shè)計)技術(shù)、CAM(計算機輔助制造)技術(shù)、CAPP(計算機輔助工藝設(shè)計)技術(shù)、CAE(計算機輔助工程)分析技術(shù)等來進(jìn)行信息利用和協(xié)調(diào)，中小企業(yè)要結(jié)合企業(yè)產(chǎn)能形成CAD/CAM程序處理鏈條，進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量及效率的信息化過濾，這些高端信息處理軟件的利用可以極大地提高企業(yè)創(chuàng)新及生產(chǎn)效率，改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，使得管理層及時、準(zhǔn)確、綜合地獲取行業(yè)前沿信息及企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的數(shù)據(jù)解讀。

(3)內(nèi)部管理信息化構(gòu)建。這部分要統(tǒng)籌中小企業(yè)信息流、物流、資金流以及工作流等任務(wù)集合，推進(jìn)資源的存儲和銷售統(tǒng)建管理，對財務(wù)及人力資源進(jìn)行信息化管理，具體來講，信息系統(tǒng)要提供企業(yè)產(chǎn)品訂單、入庫、付款等管理功能，實現(xiàn)資金流和物流的實時監(jiān)控，定期自動建立數(shù)據(jù)表統(tǒng)計，能夠提供企業(yè)資源調(diào)撥、庫存規(guī)劃、批次參照、盤點矯正以及物料折損折價計算等服務(wù)；其次還要重點建立財務(wù)管理信息化終端，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)與實體業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)運行，對于人力資源信息終端要綜合構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)、招聘管理、評估培訓(xùn)、福利分配以及溝通交流等多方面功能[5]。

(4)客戶關(guān)系管理信息化建設(shè)。這部分的信息化處理著重信息終端的客戶資源管理、客戶交流反饋以及日常公關(guān)等項目功能，以對于客戶的營銷、服務(wù)、事物性處理為主，對于客戶渠道集成、客戶信息分析、客戶協(xié)議履行以及潛在客戶發(fā)展功能為輔。對于企業(yè)與合作方的雙向交流則要求信息系統(tǒng)的組織瀏覽信息、銷售業(yè)績報告、歷史銷售波動以及銷售傭金和其他費用的報告提供功能，此外，客戶數(shù)據(jù)參照和個性化服務(wù)提供也要在企業(yè)網(wǎng)站上有所體現(xiàn)，便于客戶自助服務(wù)，當(dāng)然。與客戶的信息交流是嚴(yán)格限制在企業(yè)信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)Web及密碼登陸基礎(chǔ)上的，以防數(shù)據(jù)泄露。

3 結(jié)語

中小企業(yè)的管理信息系統(tǒng)構(gòu)建是一項相對其他業(yè)務(wù)屬性較為龐大的系統(tǒng)型工程，其實施對中小企業(yè)來說是機遇與風(fēng)險并存的，巨大的潛在價值和開發(fā)應(yīng)用的資金投入成本等都決定了其規(guī)劃統(tǒng)籌的必要性。為了在激烈的市場競爭中立足，與大企業(yè)爭奪利潤空間，中小企業(yè)必須要在分析自身特點的基礎(chǔ)上，全面的了解和掌握管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的發(fā)展及投入利用情況，以合理的管理系統(tǒng)信息化建設(shè)規(guī)劃方案為基礎(chǔ)，參照既有成熟經(jīng)驗，建設(shè)并運營好企業(yè)的管理信息系統(tǒng)，立足標(biāo)齊小企業(yè)精簡模式，實現(xiàn)企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的真正價值，不斷地將企業(yè)管理和創(chuàng)新能力推向前進(jìn)。

[1]王茜.關(guān)于我國中小企業(yè)管理信息化的思考[J].財會月刊,2010(1).

[2]覃忠達(dá).淺述管理信息系統(tǒng)在企業(yè)現(xiàn)代化管理中的重要地位[J].廣東煙草,2009(5).

[3]王凡林.關(guān)于重構(gòu)企業(yè)信息管理系統(tǒng)的思考[J].商業(yè)研究,2010(3).

[4]劉鳳琴.我國企業(yè)信息化建設(shè)研究[J].工業(yè)技術(shù)經(jīng)濟,2010(9).

[5]張?zhí)炱?中小企業(yè)信息化進(jìn)展的問題和對策[J].吉林大學(xué)學(xué)報,2010(3).

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1005-5800(2012)06(b)-059-02