淺談物資采購價格的全過程管理

中國石油遼陽石化公司電子商務部 史軍

淺談物資采購價格的全過程管理

中國石油遼陽石化公司電子商務部 史軍

本文運用全過程管理的思想探討企業物資采購價格管理的方法，論述企業如何有效地控制物資采購價格。提出降低采購成本、提高經濟效益，改善企業管理現狀的途徑。

物資 采購價格 全過程 管理

通用電氣公司(GE)前CEO杰克韋爾奇說：“采購和銷售是公司唯一能‘掙錢’的部門，其他任何部門發生的都是管理費用！”對于任何一個企業而言，采購工作無疑都是生產的第一步。在企業運營中，采購成本比重高、資金投入大，采購環節每降低1%。企業利潤將增加5%～10%。在物資采購過程中，如何確定準確合理的采購價格始終是企業物資采購單位最關心的問題。有效的價格管理，能夠幫助企業以最低的成本獲得最需要的資源，獲得最大化的經濟效益。本文主要探討企業如何運用全過程管理的方法，從制度組織機構建設、物資采購過程控制、采購價格監督檢查及違規處罰四方面系統管理物資采購價格，從而降低采購成本，提高企業的經濟效益。

1 物資采購價格管理的制度及組織機構建設

1.1 做好制度建設，建立健全物資采購價格管理制度是價格管理的第一要務

沒有規矩不成方圓。不同的管理制度能夠激勵和誘導出不同的行為方式，導致截然不同的管理結果。根據企業物資采購管理現狀，建立健全符合企業實際情況的《物資采購價格管理制度》，確定組織架構、明確部門職責、細化工作流程、加強監督與考核等方面內容，做到責、權分明，使企業物資采購價格管理有章可循、有法可依，是做好企業物資采購價格管理的第一步。

1.2 建立專業的價格管理部門，實行價格管理雙軌制

在以往的物資采購管理中，物資采購價格主要由采購部門控制。權利過于集中在采購人員手中，對采購價格制訂缺少制約、監督機制。在企業中設立專業的價格管理部門，與采購部門并行管理價格，實行價格管理雙軌制，既有利于為企業多渠道提供價格信息，防止物資采購價格偏離市場價格，掌握市場先機，又能有效地分散采購價格定價權利，制約采購行為，有效控制物資采購活動中的腐敗滋生。

1.3 加強物資價格信息管理，建立采購物資價格檔案，確定物資內部指導價格

價格管理部門應勤于進行市場調查，了解市場行情及物價波動信息，增強各類價格信息的真實性。建立價格信息檔案，為領導或采購人員決策提供及時、準確、可靠的依據。收集價格信息主要從如下幾方面入手：

(1)收集企業采購物資的歷史價格，建立采購物資價格目錄；

(2)采用互聯網、電子信箱等現代化通訊手段及時獲得國內各地區及同行業采購部門物資價格信息，并整理和存檔隨用隨查；

(3)通過查閱大量物資信息報刊、雜志，收集物資價格信息；

(4)通過電話、電傳、信函等多種形式并結合現場實地考察和調研，對供方產品價格等進行跟蹤調查，及時了解市場價格波動情況，為指導物資采購價格，降低采購成本，提供真實、可靠的重要依據。

1.4 加強供應商管理，建立合格供應商檔案和資源市場準入制度

供應商管理是企業物資采購管理中的一個重要組成部分。強化供應商的管理能夠減少物資采購的隨意性和盲目性，是降低物資采購價格的有力手段。建立合格供應商檔案和資源市場準入制度，既可通過與供應商長期合作獲得可靠的物資供應和質量保證，又可在采購周期和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低物資采購成本大有益處。

對于長期合作的供應商建立檔案，詳細記錄供應商聯系方式、地址、經營范圍、品質評級等信息。建立資源市場準入制度。每一個供應商的檔案必須經過專業主管部門進行資質審核，篩選供貨質量高、信譽好、供貨價格合理的供應商列入為企業的合格資源市場成員。對資源市場成員管理應由專人負責實行流動性管理，供應過程中對物資價格、質量和消耗進行跟蹤，掌握物資的使用情況以及資源市場成員的售后服務、供應能力，定期組織相關人員對資源市場成員進行評價，實行階段性監督考核。對所供物資出現質量問題或價格偏離市場的供應商進行處罰，嚴重者開除資源市場。

2 物資采購價格的過程控制

2.1 掌握采購物資信息，科學編制物資采購計劃

在物資采購管理中，采購計劃占首要地位，有了物資采購計劃才發生之后的各類物資采購行為，也就是說所有的物資采購管理行為都是圍繞著物資采購計劃而執行，計劃起到一個指揮棒的作用。具體的物資采購計劃要將所需物資的名稱、規格型號、技術參數、采購數量、采購周期等詳盡信息描述清楚。其中規格型號是否統一、采購數量的多少、采購周期長短都會對直接影響物資的采購價格。

(1)了解工程施工進度、物資庫存、設計數量和當地的天氣、地理、運輸運力等信息，本著采購計劃=材料需用量-期末庫存+合理儲備的原則，制定合理的物資采購計劃。

(2)對于通用物資，統一物資的品牌、規格型號及標準有利于統一物資價格，防止采購價格偏離市場。

(3)根據采購數量的多少，確定經濟批量的采購方式能有效降低物資采購價格。

(4)根據物資采購周期的長短，合理選擇運送方式、送貨時間，減少物資儲運費。

2.2 進行市場調查與價格分析，確定采購價格上限，避免采購價格偏離市場價格

(1)參照歷史采購價格或進行成本計算以量化的形式所制定的物資采購價格參照標準。

(2)實施比價管理，比價的前提首先須有多種價格可比，能夠及時掌握多種材料的價格，只有通過比價才能有所鑒別，才能掌握價格審批的標準，才能為采購價格上限的確定提供真實可靠的依據。

(3)綜合采購部門和價格管理部門掌握的價格信息，確定物資的采購價格上限。凡超過企業內部指導價格的，要根據其實際情況按照相應的授權批準程序執行，保證采購價格在預算之內。

2.3 在資質合格的資源市場范圍內合理選擇供應商

(1)首選生產廠家采購，減少中間商供貨，降低中間環節加價率。

(2)生產常用物資盡量選擇本地供應商，減少運雜費，降低采購價格。

(3)不斷開發資質信譽良好的供應商，采購物資時多家選擇供應商，合理利用供應商之間的良性競爭降低采購價格。

2.4 結合需用物資的實際情況，靈活機動地選擇采購方式

(1)有季節性差價的物資，統計全年消耗數量，利用季節性差價一次性采購，有效降低物資采購價格。

(2)對于生產常用物資建立框架采購。與供應商簽訂長期合同，取得批量采購價格，根據生產需用情況隨用隨購，定期結算，有效利用社會儲備實行零庫存管理。

(3)對于通用性強、供應商資源市場充足的物資，應盡量多廠家選擇供應商。結合招標、比質競價、競爭性談判等多種采購方式，利用供應商之間的競爭降低采購價格。

2.5 掌握采購合同簽訂技巧，細化合同款項

(1)對于工程項目、技改技措項目所需非常用物資，簽訂采購合同時交貨期應結合庫存、工程進度，大宗物資直達現場，減少二次倒運費。

(2)企業采購的所有物資都應留取一定比例的質保金，普通物資質保金期限為一年，重要物資質保金期限應適當延長。收取質保金一方面對采購物資的質量有相應的資金保障；另一方面一旦供貨質量出現問題，有利于企業對供應商的責任追究。

(3)簽訂采購合同時，一般不提交預付款。對于必須交預付款的重要物資，預付款比例應不超過20%。

3 增大采購工作透明度，全過程價格監督檢查

3.1 多部門協同管理，加強物資采購價格全過程監督

企業的價格管理部門、紀檢監察部門、審計部門協同合作對物資采購價格事前控制、過程監督和事后檢查。價格管理部門通過價格雙軌制對物資采購價格事前控制，參與制定采購價格最高上限，并和紀檢監察部門共同參與物資采購比價、招議標過程控制；審計部門對物資采購事前、事后抽查審計，全過程控制物資采購價格。

3.2 加強采購的過程公開，接受用戶的價格監督

(1)根據企業生產的實際需要，在召開采購比價、招議標會議之前適時邀請專業技術、價格管理、紀檢監察、財務、審計、用戶等單位參加，進行性價比評價和市場價格分析，按照性價比最優、總成本最低的原則，由各部門發表意見，共同制訂物資采購價格上限，有效地控制采購價格不偏離市場價格。使各部門在參與中了解物資采購過程，杜絕物資采購一個人說了算、“一竿子插到底”的弊端，實現物資采購集體研究、共同決策。保證采購業務公開透明。

(2)業務人員定期將采購合同上傳至企業網站，公開采購物資數量、采購方式、采購渠道、采購價格等信息，及時收集物資使用部門的信息反饋，接受各相關部門的價格監督。

物資采購業務公開，不僅有利于理順物資采購管理程序，規范采購行為，而且能夠通過業務公開、廉政監督、過程控制，實現物資采購過程的高效運行，增強供需雙方的理解與支持，實現陽光采購，杜絕物資采購過程的腐敗行為。

4 明確物資采購價格管理的違規責任，嚴肅物資采購過程中的違規處罰

加強物資采購價格管理的事后監督檢查，一旦發現采購價格超出正常市場價格水平，必須追查到底。分析采購價格偏離原因，調查落實物資采購過程，對于相關責任人和供應商予以相應處理，增強物資采購價格管理制度的嚴肅性。

加強物資采購價格管理，是降低采購成本的重要途徑之一。物資采購價格管理是一件復雜煩瑣的工作，尤其現在生產材料大幅度漲價的情況下，既要保證企業生產物資的正常供應，又要降低材料采購價格，其難度是可想而知的。但是只要企業能夠抓住物資采購價格全過程管理工作的重點環節并把握該環節的要點，通過加強價格管理，建立健全物資采購價格管理制度，掌握價值規律的變化趨勢，充分利用價格杠桿，合理配置資源，就會增強獲取和控制資源的能力，滿足企業生產建設的物資需要，實現企業控制采購價格的管理目標，取得最佳的經濟效益。

[1](美)卡 維 納 托(Cavinato,Joseph.L.),(美)考 夫 曼(Kauffman,Ralph.G.)編,呂一林等譯.專業采購與供應人員指南[M].機械工業出版社,2001.

[2](美)蒙茨卡，(美)特倫特，(美)漢菲爾德.采購與供應鏈管理[M].電子工業出版社,2008.

[3]翟光明.采購與供應商管理[M].中國物資出版社,2009.

F272

A

1005-5800(2012)07(c)-084-02

史軍(1973-)女，遼寧省營口市人，現就職于中國石油遼陽石化公司電子商務部質價科，任質量管理工程師，工學學士。