ERP管理軟件在會計工作中存在的問題與對策

陳莉萍

一、ERP管理軟件功能

1.ERP管理軟件基本功能

企業(yè)資源計劃（EnterpriseResource Planning，簡稱ERP）系統(tǒng)是一種主要面向制造行業(yè)進行物質(zhì)資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)信息管理系統(tǒng)。通過運用ERP，企業(yè)能夠利用計算機對企業(yè)的資金、貨物、人員和信息等資源進行自動化管理，具有制造，辦公操作，供應(yīng)鏈管理，人力資源管理，項目管理，財務(wù)與管理，客戶服務(wù)，銷售與市場營銷等商業(yè)功能。

2.ERP管理軟件會計處理與傳統(tǒng)會計處理的差別

（1）會計憑證產(chǎn)生的部門不同

ERP系統(tǒng)下部分會計憑證由業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生，并不是所有的會計憑證均由會計人員填制。ERP系統(tǒng)通過設(shè)置，業(yè)務(wù)部門在完成如物資采購入庫、產(chǎn)品銷售出庫、生產(chǎn)完工確認等業(yè)務(wù)的同時，ERP系統(tǒng)會完成相應(yīng)的賬務(wù)處理。這一階段的部分會計憑證由非會計人員完成，可保證財務(wù)處理的及時性和會計數(shù)據(jù)的一致性。會計人員僅對這部分非會計人員完成的會計憑證進行審核，但審核是在系統(tǒng)外完成的。一旦發(fā)現(xiàn)會計處理有誤時，會計人員不能修改相應(yīng)的會計憑證，它必須通知業(yè)務(wù)部門對上述業(yè)務(wù)進行重做，因為各業(yè)務(wù)部門的用戶名和密碼都是分開的，各自管理自己的賬號。

（2）成本核算方法不同

ERP系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)成本核算體系與企業(yè)日常采用的實際成本核算體系不同。

在ERP系統(tǒng)下，首先必須制定物料消耗的構(gòu)成件、定額及定額費用，并由系統(tǒng)評估出各種物料的標(biāo)準(zhǔn)價格。其次確認員工每天對每種產(chǎn)品所消耗物料后形成的半成品成本，并按照標(biāo)準(zhǔn)成本系統(tǒng)產(chǎn)生半成品庫存成本，同時通過產(chǎn)品成本收集器歸集各種原料、輔料的實際消耗和完工產(chǎn)品應(yīng)承擔(dān)的定額制造費用，月末財務(wù)人員將定額費用調(diào)整為實際費用，結(jié)算出產(chǎn)品的實際成本。第三，對日常銷售出庫的產(chǎn)品，系統(tǒng)自動產(chǎn)生結(jié)轉(zhuǎn)銷售收入的會計憑證，同時按標(biāo)準(zhǔn)成本結(jié)轉(zhuǎn)銷貨成本；月末財務(wù)人員再將標(biāo)準(zhǔn)成本與實際成本的差異在存貨與銷貨之間進行分配。

二、企業(yè)在ERP管理軟件應(yīng)用中存在的問題

1.貨物收發(fā)與財務(wù)滯后

在日常會計業(yè)務(wù)處理中，貨物收發(fā)和財務(wù)滯后的問題時常會出現(xiàn)，小部分原因是部門工作流程不夠緊接，比如銷售要求物流發(fā)貨，物流發(fā)出去了但是財務(wù)實際上并沒有收到貨物發(fā)出的信息，這樣，財務(wù)確認收入或做出庫就會滯后。對收貨，采購部收到從海關(guān)清關(guān)后運來的貨物，入庫了但是財務(wù)同樣沒有獲得信息的話就不能及時做到岸成本，也會間接影響到給客戶發(fā)貨。財務(wù)部是整個公司系統(tǒng)的管理部分，要對公司每一步進行把關(guān)，財務(wù)部的工作滯后會嚴重影響各部門的工作效率。

2.會計數(shù)據(jù)的真實性、完整性還未達到預(yù)期的效果

依照ERP的設(shè)計思想，會計業(yè)務(wù)采取集成處理，信息集成通過數(shù)據(jù)共享來實現(xiàn)物流、信息流與資金流的統(tǒng)一，在這種狀況下，會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)該具有即時性和準(zhǔn)確性，但是由于會計數(shù)據(jù)多樣性、客戶需求個性化等因素的存在造成了會計數(shù)據(jù)失效、失真。

3.員工缺乏培訓(xùn)，對ERP系統(tǒng)管理軟件一知半解

ERP是借用一種新的管理模式來改造企業(yè)舊的管理模式，是先進的、行之有效的管理思想和方法。實施ERP并不僅僅是使用了系統(tǒng)而是意味著管理理念的改變，如果不進行人員培訓(xùn)，公司員工對如何應(yīng)用ERP系統(tǒng)來解決企業(yè)實際問題缺乏全面的認識和了解，缺乏一種主人翁的精神和感情，新員工只能從同事那里請教得來些許認識，這必然會影響ERP的實施效果。從而導(dǎo)致一般只是計算機技術(shù)人員在做這項工作，其他職能部門的人員未介入或以向計算機技術(shù)人員提供幫助的姿態(tài)參與部分工作。不了解如何維護系統(tǒng)，也不了解系統(tǒng)的具體運行情況，導(dǎo)致無從下手，無法有效的實施ERP。公司的員工有的甚至不愿意放棄自己習(xí)慣的工作方式去使用ERP系統(tǒng)，它們經(jīng)常希望修改ERP系統(tǒng)來適應(yīng)他們原有的工作方式。這些都是忽略員工培訓(xùn)所導(dǎo)致的后果。

4.ERP技術(shù)的運用給會計檔案管理帶來一定影響

雖然我國商品化財務(wù)軟件功能已經(jīng)比較完善，但由于各企業(yè)在信息化方面的差異，一般企業(yè)財務(wù)軟件的應(yīng)用實際上也僅限于模擬手工會計上的業(yè)務(wù)處理，尤其在會計檔案管理上，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式。由財務(wù)部門統(tǒng)一管理，在ERP系統(tǒng)下會計檔案管理模式已成為必須解決的問題。由于ERP系統(tǒng)下存儲在計算機中的會計電子數(shù)據(jù)與各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)存在密切關(guān)系，在財務(wù)部門打印的會計憑證和會計賬簿已無法反映會計核算的全貌，更無法實現(xiàn)對一些重要會計信息的搜索和查閱，傳統(tǒng)的以紙張作為媒介、由財務(wù)部門統(tǒng)一保管會計檔案的模式，實際上已經(jīng)不適應(yīng)ERP環(huán)境下的會計檔案管理要求。因此，企業(yè)內(nèi)部亟需建立一套適應(yīng)ERP系統(tǒng)的會計檔案管理模式。

三、解決ERP管理軟件應(yīng)用中存在問題的基本方法

1.建立“提示”機制

對貨物收發(fā)和財務(wù)滯后這個問題，最容易直觀的解決方法就是聯(lián)系ERP維護商建立“提示”機制，如果采購部在收到貨物入庫把物料清單輸入ERP后，會自動跳出一條“提示”，這條“提示”只有使用manager用戶名進入ERP的員工才能看到，一般，只有財務(wù)部的管理者才能使用manager用戶名登陸ERP，也不會影響其他用戶名登陸的工作人員工作。同理適用于銷售部的發(fā)貨，銷售部發(fā)貨后，物流負責(zé)ERP的出庫流程操作，然后會有“提示”，這里的“提示”也可以是“批準(zhǔn)”，在財務(wù)部受到自動提示批準(zhǔn)發(fā)貨后，物流部門才可以聯(lián)系運輸公司。這樣一來，不管是采購還是發(fā)貨銷售，財務(wù)部可以及時得到信息進行管理。

2.建立輸入數(shù)據(jù)的確認與再確認制度

ERP系統(tǒng)中會計數(shù)據(jù)的多樣性勢必會造成數(shù)據(jù)的失真，畢竟輸入ERP數(shù)據(jù)的不是同一個人，而是各個部門的工作人員，如采購人員、物流人員等。在這種情況下，要找出完全解決數(shù)據(jù)輸入錯誤的方法是沒有的，只能利用人工方法來盡量減少數(shù)據(jù)出錯的機會，在員工培訓(xùn)時，督促員工在ERP輸入時用確認再確認的原則，不可盲目提交數(shù)據(jù)，可以為此建立獎懲機制以促進工作。

3.加強員工培訓(xùn)，提高員工對ERP系統(tǒng)的認可度

信息化進程的加快，使ERP技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用成為必然。這樣，應(yīng)用人員對ERP技術(shù)本身的理解，就顯得至關(guān)重要了。企業(yè)相關(guān)人員對于ERP的應(yīng)用進行排斥，勢必造成ERP技術(shù)在企業(yè)應(yīng)用的失敗。為了更好地發(fā)揮ERP的效用，要求企業(yè)相關(guān)人員對此要有科學(xué)的認識，加強培訓(xùn)是理解認識ERP的唯一途徑，能讓他們盡快適應(yīng)角色的轉(zhuǎn)變。因此，培訓(xùn)應(yīng)注重兩個方面：一是通過ERP相關(guān)知識的教育，使其提升知識結(jié)構(gòu)，讓財務(wù)人員主動地接受新觀念、新方法；二是通過加強培訓(xùn)，改善其有關(guān)操作技能，提高會計人員學(xué)習(xí)的主動性。只有企業(yè)與ERP供應(yīng)商相互配合，做好全員培訓(xùn)，才能實現(xiàn)財務(wù)人員素質(zhì)的提高，使ERP更好地為企業(yè)財務(wù)管理服務(wù)。