淺談高校會計檔案管理的問題及對策

張嬌

摘要：隨著市場經濟的快速發展以及高校體制改革的不斷深入，各地高校都加快建設的步伐，不斷壯大與發展。高校與企事業單位發生的經濟業務往來越來越多，收付款憑證大幅增加，于是，相關的會計檔案也就日益增多。高校會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一，它是高等院校在教學、科研、行政管理中經濟活動的歷史記錄，是一種重要的經濟信息資源，同時也是會計工作過程最有說服力的憑證，做好高校會計檔案管理工作對于高校教育改革和發展具有深遠的意義。

關鍵詞：高校會計檔案 問題 對策

高校會計檔案是指高校在財務管理和會計核算活動中形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬表和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映單位財務的重要資料和證據。根據財政部1998年8月21日發布的《會計檔案管理辦法》的規定，高校必須重視會計檔案的管理，建立和健全會計檔案管理的管理制度，切實地把高校會計檔案管好、用好。

一、 高校會計檔案管理現狀及問題

1、對檔案管理不夠重視

我國高校的會計管理普遍缺乏對會計檔案管理的意識和概念，對會計檔案的重要性沒有明確的認識，認為會計檔案的內容單一、管理簡單，尤其是對于會計檔案的電算化管理沒有引起關注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應有的力度，管理人員的專業能力普遍偏低。會計檔案的管理需要應用到現代化的管理理念和技術，并且要充分利用現有的會計信息資源，將其有效地應用到日常的會計信息管理過程中。

2、紙質會計檔案調閱難度大、保管安全性欠佳

高校的辦學規模在日益擴大，教學、科研等各項經費的收支數量與金額也呈逐年增長的趨勢，迎接各類專項經費檢查時，調閱、復印大量相關的會計檔案是一項讓高校財務部門的檔案管理人員比較頭疼的工作。在大批量的調閱、復印過程中當某冊會計檔案中的某份原始憑證被抽離，是很難被發現的。 紙質會計檔案儲存起來需要占用大量的空間，如果檔案管理人員保護意識淡薄，會使得紙質檔案會出現霉菌、氧化等不同程度的危害

3、電子會計檔案管理未得到足夠重視，電子會計檔案管理不同步

信息技術的發展帶來管理現代化，要求財務管理人員除了應該具備現代財務管理的理論和方法外，還必須掌握計算機軟件的應用技能。在高等院校的財務管理工作中，會計電算化經過多年的發展已經得到普及，對提高工作效率，規范財務管理起到重要作用。但是，伴隨著會計軟件的不斷成熟，會計電算化產生大量文本程序文件，備份文件等，新的會計檔案信息載體卻沒有及時備份、拷貝、歸檔，會計電算化檔案管理工作沒有同步進行。電子會計檔案的管理卻未得到足夠重視，沒有相應的人員、設備、制度配套，管理也不規范。

二、 高校財務檔案管理改進的措施

1、 建立健全會計檔案管理制度

高校財務部門要結合本單位的特點和實際情況科學、合理的運用《會計檔案管理辦法》，制定適合高校自身狀況的會計檔案管理制度。為使會計檔案能夠合理、安全、完整的被利用，確保會計檔案科學管理有序開展，對會計檔案管理的整個過程進行科學管理。 只有健全各項制度，才能從根本上加強檔案軟環境建設，做到日常財務會計檔案管理有章可循。

2、完善電子會計檔案的軟硬件環境。

（1）、由于不同版本的會計系統形成的備份數據結構會有所不同，高校應保證電算化檔案與相對應的會計軟件版本的一致性，確保財務數據在損壞時能及時、完整地恢復。針對計算機、光盤、U盤等易受周圍環境因素的影響，高校應選用質量高的介質作為電子檔案的存儲物，并將磁介質存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所中；同時建立多級備份機制 ，重要的數據應該拷貝多份，再將它們存儲在不同的地方，來確保數據的安全。

（2）隨著社會的不斷發展，云盤儲存技術在高校會計檔案管理中的應用范圍也越來越廣，作用也越來越大。云存儲服務提高了計算機服務器的可靠性，能夠使會計檔案管理工作更加現代化、科學化。

3、提高會計檔案管理人員的業務素質。

會計檔案人員要與時俱進，既懂得財會知識，又能掌握電算化基礎知識，熟悉會計系統軟件的運用，提高自身工作的綜合能力。各高校應重視會計檔案管理人才培養工作，不斷提高會計檔案管理人員的政治素質和業務水平，通過組織學習《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計電算化工作規范》等知識，外派調研、學習會計檔案管理技巧和方法，培養一支掌握現代化檔案管理知識的人才隊伍。

三、 結束

會計檔案管理對于高校的發展十分重要重要性， 是加強高校內涵建設不可缺少的一個方面，只有根據高校自身發展形式及會計檔案管理工作的特點，提升會計檔案管理意識，加大管理力度、保管期限已滿且無保存價值的會計檔案要及時銷毀、創新實行電子化管理、確保會計檔案的安全性、進一步提高會計檔案管理工作效率，才能有效發揮會計檔案在高校發展中的作用。

參考文獻：

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[5] 胡昀.高校會計檔案管理的現狀及對策，經濟師， 2013（7）

（作者單位：北京信息職業技術學院）