淺談辦公管理系統的現狀與展望

摘要：辦公自動化(OA)系統是利用計算機技術、通信技術、系統科學、管理科學等先進的科學技術，不斷使人們的部分辦公業務活動現代化的辦公工具。如何實現信息處理的自動化和辦公的無紙化逐步得到了人們的重視。利用網絡辦公管理系統能夠最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量，改善辦公環境和條件，縮短辦公周期。因此，一個功能較強的辦公管理系統就顯得十分重要。

關鍵詞：B/S 模式 辦公管理 辦公工具

1.概述

1.1引言

當今世界已進入信息時代，辦公自動化成為當今信息社會的主要標志之一。辦公自動化水平的高低標志著一個國家、一個企(事)業單位的經濟實力和管理水平的高低。隨著新經濟時代的到來、各行各業正蓬勃發展，如何適應新形勢的發展?提高效率？如何使公司卓然傲立于眾多企業之中?如何在原有的基礎上進一步提高公司辦公效率及管理水平?是企業管理者和領導人面臨的共同問題。而計算機信息技術則是當代最富有活力和創造力的技術。實踐證明把計算機信息技術很好結合到企業管理工作中，對于提高管理水平、辦公效率，都具有極大的促進作用。

1.2辦公自動化技術現狀及其發展趨勢

隨著計算機技術、網絡技術的發展和普及，隨著信息社會和知識社會等理念對現代管理的沖擊，協同辦公環境越來越現出其重要的地位?？v觀國內外辦公自動化技術的發展歷程，主要包括幾個發展階段：第一個階段是以個人電腦、辦公套件為主要標志，該階段所謂的辦公自動化實際上是指將原先的手寫公文轉向了在個人計算機上實現的電子公文，也就是單機版的辦公軟件的應用，例如OFFICE、WPS等軟件。因此第一階段通常被稱為“文件OA”。 第二個階段是從90年代中期開始以網絡技術和工作流技術為主要特征，此階段所關注的個體是以辦公文件為核心的OA，它主要實現了工作流程自動化，也就是將公文的傳統送達方式轉向了公文工作自動化方式。用戶還可以通過網絡技術實現遠程和移動辦公，避免因處理人員出差在外，而延誤了重要文件的處理，從真正意義上提高了工作效率，此階段被稱為“流程性OA”。第三代OA是將業務流程、信息處理以及知識管理結合為一體的新應用系統，此階段所關注的是組織的產能，它提供了知識管理、協同工作、實時溝通、個性化門戶等服務。它主要以知識管理為核心，將員工在辦公自動化系統中原處于被動狀態轉向了主動狀態，從而提高企業工作的效率，全面提升企業單位的管理。從總體來看，OA的發展會有如下幾個特征：

（1）人性化OA系統：未來OA系統更強調人性化，強調人與人溝通的便捷性，強調對于各系統的眾多信息的整合，強調構建可以拓展的管理支撐平臺框架，從而改變目前“人主動去找系統”的現狀，實現“系統來找人”的全新理念。

（2）業務導向：加強與業務的關聯，通過類似“門戶”的技術對業務系統進行整合，使系統中的結構化的數據通過門戶能夠在管理支撐系統中展現出來；使業務流程和管理流程逐步整合，實現企業數字化、知識化、虛擬化。

（3）知識驅動：將知識管理作為一個核心理念，知識管理是一種全新的經營管理模式，它實際上是一種信息化應用系統，以企業網絡和信息系統為基礎，幫助企業發現和組織已經獲取的信息，充分發掘和釋放人的潛能，讓整個組織能有效地利用知識，建立知識門戶和快速響應系統，真正讓企業的數據、信息轉變為一種能指導人行為的能力。

2.可行性分析

2.1 效益可行性分析

可行性研究的目的在于，用最小的代價和在盡可能短的時間內確定，在問題定義階段所描述的系統的目標和規模是否現實可行，是否能夠解決和是否值得去解決?？尚行苑治鰧嵸|上是進行一次大大簡化的、高層次的系統分析和系統設計過程。

辦公自動化系統的優勢集中體現在如下幾個方面：

(1)解決個人辦公效率；

(2)解決部門之間的合作辦公；

(3)解決信息交流和大規模協作辦公。

2.2 經濟可行性

基于Web模式的辦公平臺，其經濟優勢主要體現在如下幾個方面：

(1)以瀏覽器作客戶端軟件，客戶端無需編程，服務器端的編程由于HTML語言簡單易學，主要工作集中在服務器端的數據準備，使程序開發周期大大縮短。

(2)系統開發費用降低。由于多數Web瀏覽器可從網上獲得，極大地節省了客戶端開發工具的購買費用，同時開發工作量的減小使人力資源費用也可大大縮小。

(3)投入使用的時間大大縮短。在瀏覽器/服務器方式下，新軟件的使用基本不涉及客戶端的安裝，人員亦無需專門培訓。

2.3 技術可行性

基于WEB的辦公平臺的開發采用了先進成熟并且符合實際應用的開發方法，廣泛應用于網站開發的網頁開發工具Dream weaver，Visual Studio 2005，功能強大的數據庫管理工具SQL Server 2005，結合自己的實際開發能力，可以開發出較為完善的辦公自動化系統。

3.總結與展望

隨著信息技術和網絡技術的發展，以經濟實用為原則，綜合考慮單位的資金、設備、技術力量及維護管理人員素質等實際情況，如果可以自主開發的辦公管理系統，不僅實現了單位管理的信息化、數字化、網絡化，而且整個系統的管理維護更加方便、快捷，數據查詢更加靈活，信息資源高效共享。通過與 Internet 連接，網絡的訪問可以不受客戶端操作平臺、時間及地理位置的限制，而且網絡的擴展更加容易。本文研究了當前信息管理的背景、現狀，討論了信息管理過程所采用的相關技術的不同特點。

參考文獻：

[1]林嵐，黃玉華.新型辦公自動化系統模式的研究.海南醫學院學報，2005:72-73

[2]邰楠，屈層子，唐巍.協同辦公自動化系統的設計與研究.辦公自動化，2008:8-11