高校檔案信息化管理探討

劉燕

〔摘 要〕隨著各高校發(fā)展規(guī)模的日益擴大，檔案信息量不斷增加，利用方式和管理模式也逐漸多樣化，檔案管理信息化應(yīng)運而生。高等學校檔案管理信息化是高校管理信息化的重要組成部分。筆者就對高校檔案管理的理解，提出檔案信息化的發(fā)展和存在的問題及其解決方法，使學校檔案工作真正做到方便、準確、快捷，為學校和社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會價值。

〔關(guān)鍵詞〕高校檔案管理；信息化建設(shè)；信息共享

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１２．０６．０４０

〔中圖分類號〕Ｇ２５０保罰 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１２）０６－０１６２－０３

教育部為全面貫徹落實《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化進程”的要求。對開展教育信息化的指導(dǎo)思想、工作、目標、實施原則及試點內(nèi)容都做了詳細部署，其中全國試點高等學校為100所左右，其中本科院校試點內(nèi)容包括：以信息化促進人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新和提高教育質(zhì)量重點，在數(shù)字化校園建設(shè)、校園網(wǎng)絡(luò)與信息安全、網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)及應(yīng)用、教育教學模式改革、科研組織模式創(chuàng)新、管理與社會服務(wù)信息化、學生網(wǎng)絡(luò)文化生活等多方面開展研究與探討。

高校檔案信息化是高校管理與社會服務(wù)信息化的重要組成部分，高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作的特色管理模式，是高校檔案工作發(fā)展的大勢所趨。

１ 高校檔案信息化管理的發(fā)展前提

檔案信息化建設(shè)就是指檔案管理模式從以往的檔案實體為重心逐步向檔案信息為重心轉(zhuǎn)移過程。這一發(fā)展過程需要檔案實體的規(guī)范化和標準化管理為基石，要采用現(xiàn)代化技術(shù)裝備，建立數(shù)字檔案館，向信息化管理方向發(fā)展，它主要包括如下內(nèi)容：

１.１ 檔案管理標準化、規(guī)范化

各高校檔案機構(gòu)必須根據(jù)國家《普通高校檔案管理辦法》及有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實際情況，制定學校檔案管理規(guī)章制度和具體實施細則，把規(guī)范的管理制度形成文件下發(fā)，對檔案的收集、鑒定、整理、保管等各個環(huán)節(jié)，做到有章可循，保證每個操作環(huán)節(jié)統(tǒng)一標準，即統(tǒng)一檔案的鑒定標準，統(tǒng)一檔案的分類標準，統(tǒng)一檔案的標引標準等等。

１.２ 檔案信息的數(shù)字化

利用數(shù)據(jù)庫傳輸技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)文件、聲像文件和已經(jīng)歸檔的電子門類檔案，組織成系統(tǒng)的信息庫。這項工作由檔案管理標準化、規(guī)范化做基礎(chǔ)，才能夠有條件實現(xiàn)。目前高校檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的逐步利用，教務(wù)管理、科研管理和學生系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)等平臺的運用，為高校檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造了前提和條件。

１.３ 數(shù)字檔案館建設(shè)

近年來高校檔案館的管理特色多樣化，如高校博物館、校史館、榮譽室、文件利用中心等等，數(shù)字檔案館是檔案信息數(shù)字化的發(fā)展必然，他們都是實體檔案的不同體現(xiàn)形式。數(shù)字檔案館是無形的信息組織和利用環(huán)境，實體檔案館是數(shù)字檔案館的奠基石，對檔案信息數(shù)字化的統(tǒng)一管理，是數(shù)字檔案館管理內(nèi)容，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，對現(xiàn)行實體檔案館提出了新的管理和服務(wù)機制建設(shè)需求，兩者不是替代關(guān)系，是相互依賴和相互促進的關(guān)系，數(shù)字檔案館的建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化的必經(jīng)路徑。

２ 高校檔案信息化管理面臨的問題

具備高校檔案信息化管理前提，做到校園網(wǎng)與檔案管理網(wǎng)絡(luò)的有效連接也面臨很多問題：

２.１ 檔案信息化相關(guān)的法規(guī)體系不完善，保證檔案的保密和安全顧慮成為嚴重障礙國家高校檔案法規(guī)已有一定基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化、信息化還不夠明確完善。如沒有具體到高校電子文件、電子檔案加工和存儲介質(zhì)標準漢字沒有出臺，產(chǎn)生相關(guān)問題很多。如：光盤數(shù)據(jù)、聲像信息缺陷率較高，存儲文字信息質(zhì)量，顯得過于寬松，會使認為合格的光盤中文字錯誤率超標等；檔案存儲格式的不統(tǒng)一；網(wǎng)絡(luò)黑客的不斷浮現(xiàn)，也成為阻礙高校檔案信息化發(fā)展的無形殺手。因此需要符合高校檔案數(shù)字化、信息化要求的相關(guān)標準。

２.２ 檔案信息化管理處于探索階段，需領(lǐng)導(dǎo)重視提高檔案意識 《高校檔案管理辦法》明確提出“檔案管理”要納入管理機制、納入計劃、納入總結(jié)。某些學校領(lǐng)導(dǎo)受檔案管理效益滯后性的影響，把檔案工作總結(jié)成不丟失不缺漏為管理目標，對檔案機構(gòu)人力、物力、技術(shù)、待遇給予支持不多，使檔案部門的現(xiàn)代化管理很難走上正軌，無法實現(xiàn)檔案管理信息化。

２.３ 缺乏與現(xiàn)代化發(fā)展相配套的復(fù)合型管理人才

檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績、工作任務(wù)量又大、評聘職稱難，都導(dǎo)致優(yōu)秀人才難以引進，即使進來也難渡默默無聞工作性質(zhì)之無奈，也想辦法離開，使檔案工作崗位成為養(yǎng)尊處優(yōu)缺乏生機，沒有活力。有的單位重建設(shè)輕利用，買來了硬件設(shè)備設(shè)施，檔案管理人員沒有真正利用其先進功能作用，沒有結(jié)合自身情況，做到檔案的數(shù)字化，更是無法實現(xiàn)檔案信息化。

３ 面對問題，適應(yīng)發(fā)展，加快檔案信息化管理

加大檔案信息資源管理，整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源的利用開發(fā)。高校檔案信息化管理是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要表現(xiàn)形式。

３.１ 如何加快高校檔案信息化管理

３.１.１ 標準化、規(guī)范化原則

制定和實施高校檔案工作的標準和規(guī)范，既是高校檔案管理現(xiàn)代化的需要，也是提高檔案工作質(zhì)量和工作效率的前提。實現(xiàn)檔案信息化管理，一方面要通過掃描等相關(guān)技術(shù)手段把文本文件轉(zhuǎn)化成計算機能夠識別的數(shù)字信息；另一方面通過接受電子文件，不管是通過館藏的數(shù)字化還是數(shù)據(jù)庫連接、都應(yīng)該堅持標準化和規(guī)范化的原則。如：字符編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式、信息轉(zhuǎn)換標準、檔案信息的顯示和打印及傳遞等等，只有標準統(tǒng)一才能夠使傳統(tǒng)檔案文本數(shù)字化的保管、利用、傳遞等工作都實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，避免出現(xiàn)互不兼容、重復(fù)建設(shè)、各自為政等現(xiàn)象的發(fā)生。

３.１.２ 保密性、安全性原則

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化建設(shè)的日益產(chǎn)生，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在的威脅也應(yīng)運凸顯。因此我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全的研究，采取有效的安全策略，參照有關(guān)安全標準，關(guān)注網(wǎng)絡(luò)防范技能，充分保證膽囊癌信息的安全。我們可以采取物理隔離策略，信息本身加密策略、訪問權(quán)限控制策略（如入網(wǎng)訪問控制、目錄級別安全控制、服務(wù)器安全控制、端口節(jié)點安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、防火墻控制等）。

３.１.３ 利用性、效益性原則

由于檔案管理信息化是一項轉(zhuǎn)化的系統(tǒng)過程需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力因素，因此要遵守有效利用，講究工作效益，就是要根據(jù)高校自身的能力，實體檔案館的基礎(chǔ)，分析學校及各部門的利用需求，有選擇地數(shù)字化“經(jīng)典”內(nèi)容，主題要與學校和社會利用的“熱點”相結(jié)合，把重要的利用頻率較高的檔案內(nèi)容進行數(shù)字化，既保證方便、快捷的利用，有節(jié)省大量的人力、物力，這樣才能產(chǎn)生較大的經(jīng)濟和社會效益。

還有根據(jù)學校辦學特色和實體檔案館館藏特色，有選擇地進行數(shù)字化，提供優(yōu)勢特色服務(wù)，特色館藏信息的特色服務(wù)是贏得用戶和創(chuàng)造效益的關(guān)鍵所在。

３.２ 實現(xiàn)檔案信息資源優(yōu)勢的互補和共存，加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)３.２.１ 加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識

《高校檔案管理辦法》明確提出，高校檔案機構(gòu)要形成體系，由學校主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就需要主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作有明確認識，檔案工作是學校發(fā)展和管理中的重要組成部分，主管領(lǐng)導(dǎo)要熟悉檔案工作內(nèi)容，努力把檔案管理工作作為學校整體建設(shè)的一個重要內(nèi)容，重視實體檔案館建設(shè)，逐步構(gòu)建檔案信息平臺，提高檔案工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量，向檔案管理信息化邁進。

３.２.２ 加強經(jīng)濟投入，增加軟、硬件設(shè)施

加強檔案信息化建設(shè)，基本前提要有相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)和相應(yīng)的計算機。首先，要在經(jīng)濟上給予支持，配置與檔案管理現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)備。如：計算機、掃描儀、照相機、打印機、復(fù)印機等。作為檔案管理機構(gòu)要根據(jù)學校的具體情況和檔案管理工作本身的發(fā)展情況，有計劃提出添置要求，使檔案信息化建設(shè)有步驟發(fā)展。

３.２.３ 引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才

從目前部分高校檔案管理人員結(jié)構(gòu)看，工作人員的學歷層次基本能夠滿足檔案管理需要，然而檔案業(yè)務(wù)水平都有待提高，那么就需要有條件的學?？梢灾苯右M檔案管理專業(yè)的專門人才，這樣既滿足檔案專業(yè)的需求，又有利提高現(xiàn)代化技術(shù)水平，對已在崗的檔案管理人員加強業(yè)務(wù)培訓，參加計算機管理，軟件利用等相關(guān)的專門培訓，這部分人占大多數(shù)，他們有檔案管理工作經(jīng)驗，對這部分人要定期參加培訓，不斷提高現(xiàn)代化管理知識，逐步完善檔案管理人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)，使他們有機會與其他院校開展業(yè)務(wù)交流，互相學習，通過組織校際考察、參加學術(shù)會議，開展項目研發(fā)等等，學習并掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等相關(guān)科學知識，使其適應(yīng)信息化環(huán)境的需求，組成一支懂業(yè)務(wù)、高素質(zhì)的檔案干部隊伍，從而推動檔案信息化建設(shè)。

總之，加快高校檔案信息化建設(shè)，要加強領(lǐng)導(dǎo)、提高意識、合理規(guī)劃、爭取支持、加大投入、配備人才，要抓住機遇努力把高校檔案信息化作為學校發(fā)展的一項重要內(nèi)容，制定檔案信息化建設(shè)的短期目標和長遠規(guī)劃，重視學校實體檔案館的標準化建設(shè)，使學校檔案管理工作期期有目標，年年有臺階，為社會和學校創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會價值。

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（本文責任編輯：孫國雷）