如何幫助國外客戶亮相中國

王明

編者按：與中國優秀企業滿懷豪情走出國門一樣，國外一些急需叩開中國市場大門的新銳公司在亮相中國之前也同樣懷著激動與期待的心情。作為中國本土專業的公關公司，不僅要首先面對純外語的工作環境，而且在溝通、接待、執行的每個環節都將遇到更專業性的挑戰。如何幫助國外客戶來一個華麗亮相，本文將做詳細闡述。

高效溝通是關鍵

每一個公關人都應當是深諳“溝通之道”的行家里手。對于服務“駐扎”中國多年的那些知名國外客戶來說，我們在溝通交流上無疑相當簡單，電話、郵件，甚至可以登門。而那些與我們相隔半球的外國本土公司，雖然也可以con-call，也可以發郵件，但這里面有一個非常困擾的時差問題。以恒瑞行不久前服務的美國硅谷Prvsm公司為例，美國當地時間下午6點恰恰是北京時間上午9點，客戶的下班時間是我們的上班時間，最開始沿用傳統使用con-call、郵件都讓雙方感到身心疲憊，而且溝通效率低直接影響工作進度。

為保證工作的順利推進，解決溝通上存在的低效問題，我們大膽跟客戶建議采用目前全球流行的即時通訊工具——Skype，這樣我們在家中就可以和客戶進行隨時溝通、及時確認一些重要的內容，只在文字資料提交時用郵件形式。這一臨時動議，讓雙方都備感輕松、愉快，整個溝通環節也走向了良性軌道。

流程規范是基礎

規范的流程使復雜、瑣碎的事務鏈條由繁變簡。國外客戶在媒體公關上比我們有著更深的理解，同樣對于服務的公關公司也有著更高的標準與要求。對于中國本土的公關公司來說，“高專業性與高敬業度”的雙重呈現顯得更加重要。而事先制定出一套詳細、規范的工作流程非常有必要。

清晰的工作流程可以讓項目組的每一位成員都一目了然并責任到人。首先按項目推進劃分四大流程模塊：1）媒體的邀請與確認；2）專訪前的資料準備；3）現場專訪的各個環節把控；4）后續工作的完成。這樣一來，以往操作時碎片化的工作得到了統一數理，在專業流程的指引下，即使剛入行的媒介人員也會因項目而陜速成長。

接下來，每個流程中的內容要進行細化。例如，媒體邀請中的二次確認環節，最大程度地保證到會率。而專訪前的各項準備中，包括專訪Q/A、新聞稿等文字資料不疏漏外，提前確認場地位置以及與客戶專訪前的溝通不可或缺。另外，如遇在大型展會中進行媒體專訪，要特別設置專人引領，以保證客戶及媒體的準時到達。依照流程細項進行一一核對、檢查，保證了整個項目實施的圓滿完成。

執行細節是態度

“細節是魔鬼”，細節決定成敗。在我們做到高效溝通、規范流程后還不能忽略在執行過程中的一些細節。而公關人的專業性高低就體現在這些看似細微的“小事兒”中。

首先，項目組人員無論是客戶接口、媒介還是撰稿都應當對國外客戶想要在媒體專訪中重點傳達的信息有深入了解和領悟。面對枯燥的產品說明書要做到消化、吸收，對其中的疑惑點要及時與客戶積極溝通，保證專訪稿件的準確、到位、有的放矢。

其次，項目組成員應當提前一天到達現場，確認專訪Room的具體位置，如果是在展會場地，還要體驗兩者之間來往的時間。這樣，在現場不僅能夠獲得提前量，做到輕松自如，更重要的使國外客戶能夠明顯感受到我們也非常重視“時間觀念”。

再者，在專訪現場，在客戶與媒體朋友“暢談”的同時，我們還應把握話題、控制提問、合理引導，既滿足媒體朋友的“好奇心”，也使客戶的傳播訴求能最大化地表達。專訪結束后，對于初次在中國媒體“露面”的客戶，應當特別增加對與會媒體致謝的環節。這一做法不僅增進了核心媒體與我們媒介人員的關系，而且使媒體對于客戶增添了好感，為之后傳播推廣奠定良好基礎。