中小物流企業實施信息化控制成本的目標與策略分析

趙燕　王潔

[摘 要]信息化對于中小型物流企業加強成本核算與控制問題非常必要，而中小物流企業實施全面信息化方案成本較高，委托軟件公司開發出合適的物流軟件也并非易事。為此，本文針對中小物流企業如何構建物流成本控制優化模型，降低物流成本提出了一些措施和建議。

[關鍵詞]中小物流企業 信息化 成本控制

我國物流產業處在發展的初期，中小物流企業是該產業的主力軍，他們以富于靈活多變的經營方式，服務于各類物流需求企業。他們彼此競爭，優勝劣汰，不但推動物流產業向前發展。然而由于物流服務業正處于快速成長時期，物流行業和企業自身的規范管理存在很多問題，其中物流企業的成本核算與控制問題顯得尤其突出。我國的中小型物流企業大多采用的還是傳統的成本管理手段，中小物流企業比較注重成本核算分析的事后處理，忽視了成本管理的事前預測和生產過程相關環節的控制，因而使得物流成本高居不下。

一、中小物流企業的成本構成與控制概述

物流企業的成本是指物流企業在包裝、裝卸、運輸、倉儲、流通加工、增值服務以及物流信息等過程中耗費的活勞動和物化勞動貨幣表現的總和。物流企業成本大致是由包裝成本、裝卸成本、運輸成本、倉儲成本、流通加工成本、配送成本、增值服務成本及物流信息成本等構成。其中增值服務成本是指物流企業在達到傳統物流基本功能的基礎上，根據顧客需求額外提供的延伸業務所發生的成本。在物流企業總的成本中，運輸成本及配送成本占得比例較大。

當前，物流成本控制主要分為部分成本控制和全面成本控制。部分成本控制主要是指對形成物流成本的各個部分施以控制，例如，運輸成本控制、裝卸成本控制、包裝成本控制，等等。全面成本控制是指對物流活動事前預算控制，事中行為控制和事后信息反饋及偏差糾錯控制。

二、信息化程度較低、信息化系統功能不完善對中小物流企業成本管理的制約

現代信息系統的使用是物流業務開展和物流成本控制的關鍵。通過信息技術，中小物流企業可以將影響到物流成本的各塊作業活動信息很好地共享，從而對物流作業的整個過程有一個全局的把握，從而對物流作業成本進行分析與控制。并且，現代信息系統網絡除了提高中小企業內部效率外，還使供應鏈上的所有企業形成一種效率鏈接，能有效地將搜集到的物料的價格、數量等在網上傳輸、共享，從而避免交叉、重復的物流現象發生，通過構建物流企業與其他相關方企業之間的物流供應鏈信息化系統，形成一個巨大網絡，中小物流企業能夠從整體上控制物流成本。

但是，目前我國中小物流企業信息化程度較低。平時的通訊與聯系主要是電話（包括移動電話）與傳真機，這不僅準確率低、及時性差，而且出錯率高。很多中小物流企業的物流成本控制采用的是手工操作，很難實現各個環節的最優化控制。中國倉儲協會調查顯示，絕大多數中小物流企業尚不具備運用現代信息技術處理物流信息的能力。在擁有信息系統的中小物流企業中，其信息系統的業務功能和系統功能還不完善，缺乏必要的訂單管理、貨物跟蹤、倉庫管理系統和運輸管理系統等物流服務系統，物流信息資源的整合能力尚未形成。因此，信息化程度較低、信息化系統功能不完善制約著我國中小物流企業成本管理水平的提高。

三、中小物流企業實施信息化控制成本的目標

目前，很多中小型物流企業迫切需要信息化手段來解決一些發展瓶頸，但卻不知道自己的真正需求在哪里，因此對它們而言一個小而全的信息化方案是必要的。中小物流企業建立的信息管理系統應包括倉庫管理系統、客戶關系管理系統、運輸管理系統、財務管理系統，其中成本分析子系統是財務管理系統中的重要部分。通過建立這些系統解決中小物流企業信息資源的采集問題。這不僅要收集包括訂貨單、存貨單、應付賬、交易條款、用戶情況等大量內部數據資料和信息，還要收集外部的供應鏈上各參與方的信息。此外，還要求在包括定貨、采購、維修、服務、交易、存儲、運輸等各個環節，采用最新的信息技術，縮短運作的時間，減小運作成本。信息化管理需依靠軟件開發人才與會計人才合作，一同開發適應目前我國中小物流企業的成本核算與控制的應用軟件，此軟件的功能應做到方便實用，最基本的要求是可對中小物流企業接到的每個任務的全部成本、費用進行核算，所有數據只需輸入原始數額以及所設定的參數，結果能自動生成。

四、中小物流企業信息化中成本控制的策略

1.間接成本分攤時采用作業成本核算法

很多中小物流公司一直采用傳統的物流成本核算方法。由于間接成本分攤不合理，無法對客戶進行有效的成本和利潤分析。我國研究物流成本的控制文獻中，對合理控制物流成本主要采用定額法和作業成本法的研究。而作業成本法是以作業管理為中心，包裝、倉儲、運輸、裝卸等作業環節分工明確，對各個作業進行管理，能有效地控制成本，所以中小物流企業有必要以作業成本法等新的核算理論作為指導，對成本核算的方法進行改進，根據客戶的物流作業活動，準確地計算出物流成本，不僅可以為物流服務的報價提供依據，對客戶進行選擇，而且可以對具體的物流作業過程進行更準確的成本控制，進而使企業獲得成本上的優勢。在中小物流企業實施信息化的前提下，以信息為基礎的作業成本法開始變得具有可行性，通過信息的共享與有效傳遞，中小物流有可能充分利用作業成本法來計算分析成本，從而更有效地進行成本管理與控制。

2.以派車單號（訂單號）為對象歸集各種運輸費用的方法

中小物流企業的運輸業務和信息反饋常采用如表1所示的表格，以便匯總各項費用。該表格雖然便于物流公司按照車輛匯總費用，但是不利于公司計算每次運輸作業的費用，從而計算每個客戶運輸業務的盈虧，企業無法為客戶提供具有競爭力的報價，導致客戶的流動性較大，客戶的維護費用較高，公司的效益一直停滯不前。

表 某中小物流公司按照車輛匯總費用的工作表格示例

由于中小物流企業的人力資源、財力、信息系統及實施成本等的制約，使得嚴格意義上的作業成本法在中小物流企業難以得到應用。筆者認為，針對在運輸中發生各種費用，例如燃油費、停車費、修理費、裝修費等，物流企業在建立成本管理模型時可以以派車單號（或者訂單號）作為對象進行運輸費用的匯總，然后與客戶運價相比，計算某一客戶的收益貢獻。這種在作業成本法指導下的簡易模型的建立使得成本核算按派車單號來劃分，從整體上來控制成本，而不是分解來控制成本，從而使物流成本降到最低。此外，根據這種模型可以及時統計各種數據，將客戶進行分類，也便于將客戶等級和服務費等掛鉤，為財務進行物流成本分析提供真實資料。

中小物流企業成本結構分析圖

3.在成本管理信息系統中合理設置和運用關鍵指標以控制成本

中小物流企業為了對物流成本客觀、科學地進行控制，有必要在成本管理信息系統中設置和運用關鍵指標控制成本，并提供財務提醒功能。下面列舉幾組代表性和可操作性強的指標：

（1）燃料消耗指標。評價燃料消耗的指標主要有單位實際消耗、燃料消耗定額比，它反映了運輸活動中燃料消耗的情況，可以促進企業加強對燃料消耗的管理。其計算公式為：

單位實際油耗（升/百噸千米）=報告期實際油耗/報告期運輸百噸千米數

燃料消耗定額比=百千米燃料實耗量/百千米燃料定額量

（2）配送成本指標。配送是第三方物流企業的主營業務，也是第三方物流企業降低物流成本、增強核心競爭力的重要方面。配送通常通過集中、配貨等環節，將不同供應商和眾多品種的貨物進行統一運送，利用規模優勢以較低的單位運作成本來開發利潤空間。配送成本指標主要用于考核分析配送過程中發生的成本費用。

①每噸重配送成本=配送成本/配送總重量

②每容積貨物配送成本=配送成本/配送貨物總容積

③每車次配送成本=配送成本/配送總車次

④每公里配送成本=配送成本/配送總距離

（3）車輛空車率指標。車輛空車率指標可以用于衡量車輛的利用率。若該比率過高，表示物流企業未能充分做到回程順載的原則，或者未能合理安排好配送路線，以致造成實車去、空車回的現象。

空車率=空車走行距離/配送總距離×100%

五、總結

現代信息技術使物流企業成本管理的控制與管理更為方便有效，而實施全面信息化方案對中小物流企業而言成本較高，開發出合適的物流軟件并非易事，需要很大的投資。希望本文提出的策略能幫助中小物流企業克服信息化實施過程中的障礙，使其物流成本降低到較低的水平。

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