人事檔案管理的現狀及優化路徑

李琪

摘 要：管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。人事檔案的管理存在重視不夠、投入不足、管理水平不高等諸多問題。要從根本上解決中國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化手段等措施，探索人事檔案管理的新模式。

關鍵詞：人事檔案；管理；創新

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）36-0209-02

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。在人們的工作生活中，人事檔案扮演著重要的角色，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是學習經歷、工作經歷的記錄。在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面：人事檔案管理部門可以據此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據檔案確定退休年齡；代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整；出具與人事檔案有關的證明材料等等。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。

一、當前人事檔案管理中存在的不足

1.部分單位領導對人事檔案管理工作不夠重視。這種情況由來已久，這些領導總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現在實際工作中，就會出現檔案工作沒計劃，檔案工作沒安排，與此同時還會出現在場所、經費、人員上沒有保障的現象。

2.部分單位在檔案硬件設施上投入不足。檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。

3.檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應付，兼職管檔人員工作變動頻繁，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會體現管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復調用原件，這樣做的后果就會導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

4.人事檔案收集工作力度不夠。要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。從而導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時的現象出現。體現在收集歸檔的材料方面。就會發現要么材料不全面，要么有些材料在內容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設。

5.人事檔案管理的信息化程度不高。在科學技術飛速發展的今天，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用。 然而體現在人事檔案管理上，我們就會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

二、人事檔案管理改進的渠道

1.提高檔案管理人員的自身素質和業務素質，增強對檔案的意識。提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更著眼于政治素質和實際本領的提高，加大教育培訓的力度，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養和思想道德素質，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調查研究，提高新時期對檔案信息的認識和要求，不斷總結和探索，提高管理水平

2.加強檔案工作的基礎建設。要將檔案工作當做一件大事來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴格按照《干部檔案工作條例》第27條規定去做，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20～25平方米，另一方面還要在庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

3.收集材料是基礎。干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂。

4.加快現有人事檔案電子化管理。當前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發展，過去傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，改變傳統的管理模式，把計算機技術應用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進程已經成為了共識。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分。實現人事檔案管理現代化的前提在于首先實現人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質型檔案進行電子型檔案的轉化，就是把人事檔案更多有關信息輸入到計算機當中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，依托辦公自動化網絡系統，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的相互協同配合。能夠進一步避免因紙質人事檔案形式上的非公共性、內容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當前人事檔案中存在的現實難題。人事檔案電子化的意義關鍵在于數據采集真實、管理更加規范，同時可以有效節約成本減少風險。

5.建立人事檔案的信息化標準。整合人才信息資源是人事檔案社會化管理的目標之一，人事檔案既有本地人才基本信息資源，也有全國范圍內的人才信息。此時信息化整合的手段在于依托系統軟件支持，快捷方便地實現查詢和統計功能，以達到共享整合信息資源的目的。此時除了需要必備的網絡外，還用具備一定的軟硬件條件，以實現人事檔案信息形成、交換、存儲的標準化，便于更廣范圍的統一調用。

6.人事檔案信息的網絡化發展。人事檔案網絡化是指人事檔案電子化的基礎上，在遵循檔案保密規定的前提下，更好地利用網絡的優勢，全面實施人事檔案信息資源的異地共享。網絡化應和人事檔案的保密特性統籌考慮，對具有檔案保管權利的部門賦予權限，使其能夠通過網絡調閱查相關人事檔案，沒有相應權限的單位則無法自行調閱 [3]。此外，在采取現代化管理手段提高管理效能的同時，相應人事檔案管理者的綜合素質也需要與時俱進。有側重地加強專業人員的培訓，使其成為既精通檔案業務，又能熟悉運用相應軟件的優秀人才，進一步樹立創新觀念，不斷開拓創新，加速數字檔案和多媒體檔案的建立進程，加強技術處理，確保檔案保密，依托現代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。

參考文獻：

[1] 王英瑋.信息時代的人事檔案管理——理論·實踐·方法·技術[M].北京：中共黨史出版社，2004：5.

[2] 劉韶青，林香青，張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創新[J].北京檔案，2010，（10）.

[3] 王冬英.干部人事檔案工作創新之我見[J].企業家天地：理論版，2010，（4）.

[責任編輯 吳 迪]