中文圖書加工外包工作的質量控制

李津毅

摘要：通過對中文圖書加工外包工作中人員配備和工作流程等方面的分析，論述了中文圖書加工外包工作質量對圖書館館藏建設的重要性，闡明了控制工作質量的措施。

關鍵詞：圖書加工；外包；質量控制；措施

中圖分類號：G250 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）32-0205-02

前言

由于普通高等學校圖書館的經費有限、外文原版圖書價格昂貴、教育部對普通高等學校圖書館館藏標準的明確規定（即生均80冊，年遞增3冊/生）等原因，使中文圖書成為普通高等學校圖書館館藏的主力軍。中文圖書的年采購冊數隨著招生人數的增長而增長，造成中文圖書加工工作的負擔加重。與此同時，各圖書公司為適應市場需求，為證實公司在技術上的實力，也由只提供圖書采購的單一服務轉向提供采購和加工一體化全方位服務。各高校圖書館的中文圖書編目和加工工作紛紛由圖書公司承攬。

我館在館藏需求和市場發展的大前提下，近五年的中文圖書年采購量至少在10萬冊，并且要求當年完成編目、加工、上架流通。鑒于人員有限和工作期限的要求，我館通過公開招標，確定承攬中文圖書加工的圖書公司，承擔中文圖書中文圖書的手工驗收（拆包）、編目、前后期加工、上架等工作。為保證中文圖書加工工作外包的工作質量，在人員配備、工作流程等方面采取了相應的措施。

一、人員配備和要求

人員配備包括圖書公司的駐館加工人員和館專業技術人員的配備。

（一）圖書公司人員配備和要求

根據中文圖書的年采購總量、加工工作期限，計算出日工作量，在中文圖書加工招標的標書中根據工作量明確注明需要的編目人員數量和相應的前后期加工、上架等人員數量。在技術上，要求圖書公司駐館加工人員熟知并掌握CALIS中文圖書編目規則和機讀目錄著錄規則，在與館工作人員進行良好的溝通后，明確并掌握我館在分類、著錄、加工等工作上的具體要求。在人員安排上，要求圖書公司駐館加工人員相對穩定，不允許圖書公司隨意調配。

（二）館專業技術人員的配備和要求

1.驗收工作人員。驗收工作包括圖書到館驗收和編目加工完成后的接收兩方面的工作。圖書到館驗收工作由采購人員承擔，負責圖書的驗收和調撥等工作。接收工作由專門設置的圖書采訪內勤崗工作人員承擔，負責檢驗圖書加工、館藏電子賬目和手工帳目的統計、登錄和保管、圖書交接等工作。

2.編目校對工作人員。按照CALIS中文圖書編目規則和機讀目錄著錄規則，現行的圖書館自動化管理系統的操作要求，以及我館在分類標引、加工等工作上的具體要求校對已編目的圖書。

3.工作協調人員。根據工作要求和進度與圖書公司及派駐的加工人員、館流通部門及時溝通協調，保證編目、加工、上架工作的順利開展和進度，以確保工作如期完成。

4.館配的專業技術人員要求有深厚的專業知識，廣闊的知識視野，精湛的操作技能，良好的溝通技巧。同時，熟悉學校專業設置和學科建設的需求，必須具備強烈的責任心。

二、工作流程的質量控制

中文圖書加工的工作流程為：拆包驗收，調撥→前期加工→編目，典藏→校對→后期加工→接收（形成電子賬目）→交接，上架流通。該工作流程的各工作環節由專人負責，各司其職，同時每一工作環節在“圖書驗收清單”中有明確的標記和人員簽字。

（一）工作流程單（見附表）

在日常工作中，圖書驗收清單以A4紙呈現，被我們習慣地稱為工作流程單，因為它記載了中文圖書從到館到上架的每一個工作環節中圖書的狀態和負責人，掌控著中文圖書加工工作的質量。圖書驗收清單每年在完成中文圖書書款結清后按照圖書公司以自然數順序排列整理，裝訂成冊，交館檔案室留存。

（二）工作流程質量控制

1.拆包驗收、調撥。圖書到館后，采訪人員根據圖書公司提供的該批次電子大清單與訂購清單匹配，利用圖書館自動化管理系統進行二次查重，檢驗是否二次配貨，或是否與其他圖書公司配重，對驗收完畢的圖書在紙質大清單中標注需要退回的圖書及冊數。由于我校是兩地辦學，采訪人員需要根據專業所在校區對每種圖書按照復本配比要求進行調撥，在調撥的過程中，可以根據圖書實物的內容、裝幀的實際情況做二次退書處理，并在隨書大清單中標記。調撥的結果是編目人員著錄館藏位置、加工人員加工的工作依據。

拆包過程中，駐館加工人員要按照包號的自然數排列拆包，每包圖書中的同一種書的復本要集中放置，同時在圖書驗收清單的相應位置標記包號、實際種數、實際冊數；如該包中有退書，要求在相應的備注欄注明退書冊數。每一大批次圖書被分成若干小批次，所以在每年工作開始時以采訪內勤工作人員為主，與采訪相關人員溝通后，給出圖書館批號、訂單批號、書商名稱、分配書商批次號等相關內容，并在給每一個中標的供書商配備的拆包記錄本中對圖書館批號、訂單批號、書商名稱、分配書商批次號加以記錄。圖書館批號、訂單批號、書商名稱、分配書商批次號必須是唯一的，尤其是圖書館批號、訂單批號、分配書商批次號不可重復，圖書館批號和訂單批號要一一對應。采訪內勤工作人員要隨時核對，避免出現問題；同時批次號也是采訪內勤人員每一大批次圖書結款的依據。

2.前期加工。駐館前期加工人員按照已經拆包形成的小批次進行蓋章、粘貼磁針、粘貼文獻標識碼的工作。該工作中，不允許打亂每一小批次，要求加工干凈整齊，在圖書驗收清單標記該批次圖書的條碼范圍。核對條碼范圍與該批次冊數相等。

3.編目和典藏。駐館加工人員在編目開始前，要核對該批次的實際種數和冊數是否與圖書驗收清單合計中的種、冊數是否一致。如有出入，返回拆包和前期加工環節核對，必要時與大清單核對。在種冊數無誤的情況下按照CALIS編目和著錄規則及我館編目工作和系統操作的具體要求展開編目工作。

4.校對。校對工作由我館專業熟練的專業技術人員承擔。對前期加工、編目典藏工作環節的監督。對每批次圖書核對種冊數，對于每種圖書從機讀書目著錄質量、分編質量、復本信息質量（價格、文獻標識碼、文獻類型、館藏位置等）進行檢驗，是保證編目典藏質量的關鍵環節。

5.后期加工。駐館加工人員按照調撥人員作出的標記，對校對無誤后的圖書按照不同校區的加工要求進行粘貼索書號、色標、光盤裝袋等后期加工工作。要求加工干凈整齊，各批次不可混淆。

6.接收。接收人員由我館專業技術人員承擔。其崗位稱之為圖書采訪內勤崗。對完成后期加工的每一批次圖書利用我館現有的圖書館自動化管理系統的采訪模塊中的書商管理菜單中的賬目管理，以圖書實物為依據進行接收，通過設置，使每一大批次的圖書的種、冊、總價格以電子形式記載，并且與每一大批次形成的若干小批次的圖書驗收清單的紙質記錄和圖書實物一致，為每一大批次圖書的結款奠定基礎。在接收過程中，可以二次檢驗出校對過程中疏忽的圖書價格、館藏位置等錯誤，可以檢驗圖書后期加工的質量，如發現編目、加工錯誤或加工不整潔，則退回相關環節負責人處理。

7.交接。接收人員完成每一小批次接收工作，以圖書實物為依據，電子賬目和紙質賬目完全相符的情況下，根據調撥標分不同校區裝車，并在圖書驗收清單的“圖書分配方向”欄目中登記冊數，通知流通相關人員收書。圖書在流通部門形成一定數量后，由駐館加工人員上架。

8.中文圖書加工工作流程中的各工作環節，要求工作人員在完成所承擔的工作，核對無誤后在相應的欄目中簽字，對此項工作負責。在該工作流程中，駐館加工人員和館專業技術人員的交叉設置，環環相扣，每一工作環節相互監督，充分保障了圖書館和駐館加工圖書公司的各自利益，同時也保證了工作質量的嚴格監控。

結束語

通過公開的招標競標確定承攬中文圖書加工的圖書公司，配備經驗豐富、專業知識和技能精湛、責任心強的專業的技術人員，與駐館人員良好溝通、相互監督，嚴格執行制定的工作流程，環環相扣，是保證在規定的時間內保質保量完成大批量的中文圖書加工外包工作的有力措施。

參考文獻：

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[責任編輯仲琪]