新時期高校教務秘書的雙重角色

張曉苒

摘要： 教務秘書的工作崗位平凡，卻在高校教學管理工作中發揮著極其重要的作用。本文分析了教務秘書服務者和管理者的雙重角色，提出在日常工作中既要充分體現服務意識，又要提升綜合素質，提高管理水平。

關鍵詞： 高校教務秘書雙重角色服務者管理者

教務管理工作是高校管理工作的重要組成部分，是良好教學秩序的重要保證。教務管理水平影響到高校的教學質量和辦學水平，并直接影響到高校的生存和發展。目前，我國普通高等學校教育教學活動已經步入了大眾化教育階段，教學管理日趨信息化、現代化，高等教學管理工作面臨新的挑戰。教務秘書是高校教學管理隊伍中的一支重要力量，身處教務管理的第一線，工作性質平凡而具體，工作內容繁雜而瑣碎，但工作崗位至關重要且必不可少。其工作效率和對自身的工作定位，都對教學改革的深化和教學水平的提高有著至關重要的作用。

一、服務者

作為院系教務工作具體執行者，教務秘書直接服務于教學，而這種服務直接體現在“以人為本”的落實上。教務秘書工作環節眾多，在行政上隸屬于學院管理，在業務上接受學校教務處的統一安排，這種雙重的被領導的身份決定了教務秘書的業務協調范圍較大，即：學院與教務處、學院領導與教師、學生等。教學的常規工作面廣量大，如：排課工作、開學初的準備工作、教材征訂和發放、教學計劃的制訂、教學檢查、實習見習安排、期末考試安排、補考重修工作、聽課安排、學籍異動管理、工作量計算及各種統計匯總等。在這種繁雜的工作壓力下，在目前教學資源還不夠豐富、相關的教學規定不夠完善的前提下，“以人為本”的落實在更多的情況下就表現在為教師和學生提供個性化的服務，滿足不同人群的不同需求上。如，在排課工作中部分教師對上課時間段的要求、特殊專業的課程安排等。在實際教務工作中，遇到的問題多種多樣，具體情況各不相同，要做好“以人為本”，就要先做好服務者的角色。

1.要明確服務對象。教務工作的服務，基礎是學生，核心是教師。高校教務工作中的一切活動都應圍繞育人、用人展開，既要強調學生的主體地位，以促進學生的全面發展為根本目標，又要強調教師在教學工作中的重要作用，把教師作為服務的主體。

（1）為學生服務要做到一視同仁、平易近人、態度和藹，甘為人梯，設身處地地為他們著想。現在的學生相當一部分是“90后”，他們追逐個性，重視自我，依賴性強，遇事解決問題的能力較差，雖然成才愿望強烈，但是由于社會閱歷較淺，容易產生自卑、失望、無助甚至強烈的逆反心理和挫折感等。對待這樣的學生，要耐心細致，在堅持原則的同時從學生的角度出發解決問題。例如：重修補考的學生的考試安排要親自、當面通知到每一個參加考試的同學，不要經由其他班委轉告或者直接將參考人員的名單張貼至公告欄。親自當面通知既能保護學生的自尊心，又能告知其考試的注意事項，提醒學生及時復習，體現人本主義的關懷精神。

（2）為教師服務要做到禮貌待人，工作耐心、細致、周到［１］，為教師的教學和科研提供便利。與教師日常相處時要互相尊重，互相理解，互相幫助，加強與教師的溝通。例如，跨校區教學給教師帶來了很多不便，教務秘書在排課時應考慮到這些因素，合理安排教師的上課時間段，遇到實在不能兼顧的情況，要對教師耐心解釋。又如，現在在高校中普遍推行管理現代化，學生選課、成績錄入往往通過教務系統，而很多老教師對計算機操作不甚熟練，教務秘書要細致講解，給教師提供方便。

（3）教務秘書的服務對象還包括學院領導。為領導服務主要是為學院的發展獻計獻策。要結合本院的實際情況總結經驗，在具體的實踐管理中不斷發現問題，積極探索改革發展方案，讓領導掌握教學第一線的最新情況，為領導的決策提供及時的信息支持。如，教學計劃落實的實際操作中會出現各種各樣的問題，這時就要向領導及時反饋信息，同時保持清醒的頭腦，為領導提出切實可行的措施和建議。

2.要強化服務意識。教務秘書需要始終樹立“服務師生”的指導思想，注重自身建設，內強素質，外樹形象，積極加強為教學主動服務的意識。

（1）要在教務工作中徹底深入貫徹“以人為本”的科學發展觀，堅持以學生為本，圍繞學生的學習活動和教師的教學開展工作，把傾心服務學生和教師作為工作的出發點和落腳點。教務秘書在工作中要深入了解師生不同利益群體及群體內部的利益訴求，縮小分歧，擴大共識，及時有效地給予幫助，為后續工作的開展創造良好的條件。在實際的教務工作中，難免會遇到很多的困難、問題甚至誤解，有時還會遇到沖突和刁難，容易得罪人。但是不管遇到什么情況，教務秘書需要牢固樹立“教務無小事”的理念，虛心聽取意見、耐心解釋、及時處理，加強平時與師生的溝通，贏得師生的理解。

（2）要努力提高工作效率。教務秘書如果做事拖拉，效率低下，將無法適應快速發展的教改形勢，應在日常的教學管理工作中改進工作方法，探尋提高工作效率的途徑。例如，所有的教學準備工作在教學活動實施之前必須準備就緒，不做無用功和重復勞動，爭取教學資源的最有效配置和教學效果的最佳發揮。還要熟練掌握計算機操作，利用現代化的辦公手段，總結好的方法、措施和程序，并及時付諸實踐，用高效率的工作來服務廣大師生。

二、管理者

教務秘書在充當服務者角色的同時，也是管理者。教務秘書在教學管理中處于承上啟下的地位，是連接學院和教研室的橋梁，協調各有關部門關系的紐帶，保持院系教學工作正常運轉的中樞。教務秘書管理水平直接影響到學院的教學水平，高水平、高素質的教務秘書是學院教學質量的有效保證。要扮演好管理者的角色，新時期高校教務秘書要具備多方面的素質，培養各種能力。

1.提高思想素質。高校擔負著為社會培養優秀建設和發展人才的重大使命，這就要求高校的教學管理人員具備過硬的思想道德素質。思想道德素質又包括以下兩個方面：

（1）正確的政治思想。教務秘書作為教學管理的具體執行者，實施管理時應當具有高度的政治覺悟和高尚的道德情操，必須堅持以馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想作指導，貫徹和落實科學發展觀和教育方針政策，忠誠黨的教育事業。

（2）高尚的職業道德。職業道德，是同人們的職業活動緊密聯系的符合職業特點所要求的道德準則、道德情操與道德品質的綜合，它既是對本職人員在職業活動中行為的要求，同時又是職業對社會所負的道德責任和義務。［２］良好的職業道德是做好各項工作必須具備的前提條件，而對于教務秘書更有其具體的要求。

（1）要堅持實事求是的精神。教務秘書是高校教學管理制度的執行者，在工作時要嚴格貫徹實施教學管理文件的精神，熟練掌握教學管理各個環節的程序。如在畢業資格審核中，教務秘書應當嚴格依據應屆畢業生的教學計劃，全面核查每個畢業生的成績，按照畢業及學士學位的授予條件，審核每個畢業生的畢業和學位資格，對于有特殊情況需要破格授予學位的學生應單獨提出申請，對于不具備畢業和學位資格的學生，要實事求是地提出理由，據實上報教務處和學位評定委員會。

（2）要愛崗敬業，具備高度的責任心。教務工作復雜而瑣碎，從排課到學籍管理再到考試安排，每一個環節都要一絲不茍地完成。而其繁瑣、勞累的特點決定了教務秘書必須有認真細致、甘為人梯、自我奉獻的精神，只有熱愛本職工作，樹立強烈的責任心，才能盡職盡責，干出成績。

2.要提升管理素質，高層次的管理素質是高校教務秘書從事教學管理工作必備的條件。在教務工作中難免會遇到大大小小的問題和困難，如何解決問題、戰勝困難，需要教務秘書具備高層次的管理能力和管理水平。總的來說，高校教務秘書應具備以下管理素質。

（1）與教學管理相關的專業知識。高校的教學活動是一個有序、連續的過程，具有鮮明的周期性和極強的時間性等特點。其每一個環節都有一定的程序，教務秘書必須深入鉆研業務，掌握教學活動的工作流程，熟記學院各專業的教學計劃，熟練掌握各教學活動的管理方法，能運用各種現代化辦公軟件和教務綜合系統，抓住重點，分清輕重緩急，有計劃、有組織、有步驟、有重點地開展工作。

（2）溝通協調能力。教務秘書要善于與人溝通：與教師溝通，能及時了解教師在教學中對教學管理的要求、管理中存在的問題；［３］與學生溝通，向學生宣傳新頒布的教學法律、法規，讓學生清楚自己的學校的權利和義務，保障學生的身心健康，介紹本專業的教學計劃，讓學生了解自己的專業課程特點，增強專業意識，提高專業興趣；［４］與領導溝通，領會領導布置工作的精神實質，妥善處理好領導交辦的事情。

（3）處理突發事件的能力。對教學中出現的不可預測的突發事件，如監考人員不到位、上課教室安排沖突、教師患病、出差、開會引起的任課教師不到崗、教室停電、試卷漏印錯印、多媒體設備故障等情況，教務秘書要沉著冷靜、靈活機智，采取高效、及時的應對補救措施，爭取彌補突發事件對教學造成的不良影響。

總之，高校的教育教學質量的提高離不開教學管理人員自身綜合素質和全面能力的提升，教務秘書要從自身做起，做好服務者和管理者的雙重角色，切實提高服務意識，增強管理水平，全心全意為教學服務。

參考文獻：

［1］彭華慧.淺談教學管理中的服務意識［J］.合肥工業大學學報，2005，（2）.

［2］李陽.高等學校“以人為本”管理理念指導下的教學管理模式構建的探索［D］.中南大學，2011.

［3］趙秋丹.淺談高校教學秘書工作［J］.教育管理，2011，（8）.

［4］岳興.在高校教務管理工作中如何做好學生思想政治工作［J］.湖南科技學院學報，2006，（10）.