檢務檔案電子管理模式的探索

肖玲

[摘 要]現在的檔案管理工作日趨規范和完善，同時明確了檔案工作職能和任務以及歸檔范圍及整理要求，使各種文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，逐步走上了科學化、規范化、制度化軌道。

[關鍵詞]檢務 檔案 管理

檔案管理，是對文件從產生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標是要將組織中的文件數量保持到一個適當的數量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現行效用后得到適當的處置，并通過經濟地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質量和效率。

一、電子管理模式的特點和分類

1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。

2.檔案館電子文件的管理模式

（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質或電子）送至國家指定或授權的機構、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機構對其職能范圍內的歸檔單位的檔案工作進行領導、指導和監督，對其入館檔案進行實體和信息的雙重控制。

（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機構中產生的文件（紙質或電子）不統一移交給特定部門，而將其留存于本機構內部（庫房或信息系統），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學方案”。

二、檢驗檢疫業務檔案的介紹

1.檢驗檢疫業務檔案（以下簡稱檢務檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯等紙質資料、電子數據或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環節，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業務計算機管理系統（以下簡稱CIQ2000系統）報檢的檢驗檢疫業務，根據報檢類別和歸檔規則在CIQ2000系統中對符合歸檔條件的報檢號逐批進行電子數據歸檔，并將報檢單等紙質資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統自動將歸檔號與報檢號一一對應，通過報檢號即可根據歸檔號所在的卷宗來快速調閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數檢務部門都采用上述歸檔方式。

2.由于紙質檢務檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機構內部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認檢驗檢疫證單的更改/重發/核查計收費情況、檢查工作質量，以及出境貨物理賠案件的調查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調查舉證、國內外有關部門的來函查詢等發揮了一定的參考憑據作用。但是，隨著檢驗檢疫業務量的成倍增長，檢務檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。

三、目前檢驗檢疫部門檢務檔案管理的做法

1.參照企業分類管理方式，對企業進行分類建檔。結合電子監管工作，對信譽好、進出口量較大且質量穩定的企業進行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統中電子數據歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務部門對這類報檢單在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進行批量歸檔；對這類報檢單的紙質檔案只需按企業名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業雙方既節省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發揮了企業分類管理與電子監管有機結合的優勢，使資源得到合理配置和利用。

2.根據出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風險度對不同貨物進行分類建檔。例如：對電子轉單換證憑條到口岸換發通關單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數據批量歸檔，其換證憑條可隨通關單存檔聯一并存檔，需要時可根據報檢號查找通關單流水號及對應的換證憑條。而對涉及安全、衛生、環保的進出口敏感貨物，實施衛生注冊登記、質量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設備，根據需要可較詳細地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。

3.適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限。《出入境檢驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規定“檢務檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現一類有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存。”在實際工作中，我們發現檔案室90%以上的檢務檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。

四、檢務檔案電子管理模式的可行性分析

1.據粗略統計，調閱紙質檔案的主要用途在于辦理更改手續、工作質量檢查、業務部門查閱資料和有關執法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務檔案管理原則和不影響檢務檔案利用的前提下，及時修訂檢務檔案管理規章制度，適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。

2.由于檢驗檢疫流程都經過CIQ2000系統進行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存外，普通紙質檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統的批量歸檔功能及修訂現行的檢務檔案管理規章制度等措施，或許是加強檢務檔案的規范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。

3.目前電子檔案管理系統，為檔案現代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統可以自成系統，提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設計過程管理，形成更加完善的現代化信息管理網絡。如果CIQ2000系統可以搭載《電子檔案管理系統》，建立具有系統設置、權限管理、數據載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標準光盤、統計報表、數據轉換等十大模塊的檢務檔案管理系統。并對檔案數據庫進行備份，設定檔案密級，按部門按專業按用戶級別設定訪問權限，日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作，同時在系統中持續管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實現全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質檔案管理有機結合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。

參考文獻：

《出入境檢驗檢疫簽證管理辦法》 國檢法[1999]386號