ERP實施風險及其控制策略

熊偉

[摘要] ERP代表著現代先進的管理理念、思想和方法，是企業提升核心競爭力的必由之路。本文通過分析ERP實施前、實施過程中和實施后的風險，深入細致地探討了企業控制和規避ERP風險的方法，以期對我國企業成功實施ERP有所幫助。

[關鍵詞] ERP；實施風險；風險控制；風險規避

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 24. 001

[中圖分類號]F233[文獻標識碼]A[文章編號]1673 - 0194（2012）24- 0002- 02

0引言

企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）是一個集合企業所有資源進行有效的計劃和控制，以達到最大效益的集成系統。隨著經濟全球化和信息技術的飛速發展，市場競爭越來越激烈，迫使越來越多的企業選擇通過實施ERP來提升企業核心競爭力。然而任何項目的實施，無論其企業自身多么優秀，項目準備多么充分，都存在著風險，更何況ERP軟件不是一件普通商品，它作用的對象不是無生命的設備和物理環境，而是生產力要素中最具活力、最具變化性的要素——人和由人參與的企業管理活動，而企業的管理活動由于企業特點、產品特性、企業文化、發展背景、企業領導風格，甚至管理人員個人素質等眾多因素的不同而各不相同。因此ERP軟件的實施，其風險與難度之大可想而知。

ERP系統從原材料的采購到產品的制造，從產品的銷售到貨款的回收，涉及到企業的產、供、銷、人、財、物等多個方面，由于涉及范圍廣、管理層次多、時間跨度長以及企業管理體制等諸多因素，項目實施存在諸多風險。

下面根據有關學者的研究情況，并結合筆者多年來ERP項目實施和管理的經驗，通過分析ERP實施前、實施過程中和實施后的風險，對企業控制和規避ERP風險的方法進行了相應的探討。具體可見圖1。

1ERP實施前的風險及其控制策略

1.1 規劃風險

項目規劃風險，指缺乏ERP項目規劃或者ERP項目規劃與企業戰略規劃不匹配，使ERP實施缺乏目標性，也就無法評價最終實施效果。

風險控制策略：

（1）根據企業的發展戰略建立ERP項目總體規劃，并取得企業高層管理人員的認同。這樣就明確了ERP項目實施方向，避免項目實施偏離軌道，并取得企業高層對項目強有力的支持。

（2）明確企業自身需求，即希望通過實施ERP解決什么問題，借助ERP提升企業管理水平到什么高度，為此企業必須對自身的管理進行診斷和冷靜的思考。一個詳盡的需求分析不僅可以杜絕簡單地把傳統管理和手工操作搬到ERP系統上，避免“垃圾進、垃圾出”，而且能幫助實現企業目標，支持業務流程。

（3）設立ERP實施階段性目標、評價標準和評價方法，以便于在項目實施中后期對ERP項目的檢查、評估和驗收。

1.2 決策風險

在企業正式實施ERP項目前，面臨3項重要決策：ERP軟件選型決策、實施組織決策和咨詢合作服務商選擇決策，而每一項決策均包含著一定的風險。

ERP軟件選型風險，指企業面對市場上眾多的ERP軟件，無從下手或選型不當，造成ERP項目實施失敗。據相關資料統計，我國ERP項目失敗的原因有67%源于對ERP軟件選型不當。有的企業僅把ERP當成是一種管理時尚，無視軟件本身的功能和質量，使得ERP軟件無法滿足企業實際需求；有的企業片面追求“功能強大”的ERP軟件，忽視了企業自身管理水平，造成系統功能和資金的浪費；有的企業對ERP軟件過度“客戶化”，削弱了ERP固有特性。

實施組織決策風險，指有些企業把ERP項目看作技術項目而忽視其管理內涵，把項目簡單地交給軟件商或者信息部門的技術人員，沒有建立正確的實施隊伍組織，企業管理層也沒有真正參與到系統實施的過程中去，從而造成企業實施的組織錯位。

咨詢合作服務商選擇風險主要指軟件咨詢商、軟件供應商和軟件服務商選擇不當而帶來的ERP實施失敗風險。

風險控制策略：

（1）“因地制宜、量體裁衣”是避免ERP軟件選型風險的有效對策。具體來說就是企業的管理層首先要從系統和全局角度理解ERP原理，明確企業自身需求和未來發展需求的關系，深入了解ERP軟件產品的功能性、易用性、擴展性、柔性和價格，平衡目標和投入之間的矛盾，并在人力和時間上給予充分的投入，從而選出最適合自己的ERP軟件。

（2）避免組織實施風險的有效手段是建立企業“一把手工程”下ERP項目實施團隊，包括：①項目指導委員會，通常由企業總經理或執行總裁親自掛帥，從企業戰略高度出發，提出目標和要求、調度企業資源，并對項目有關問題做出重要決策；②實施小組，通常由副總經理擔任項目經理，各生產部門、各流程的業務骨干、技術負責人和信息主管共同實施，他們必須是全職而非兼職的項目組成員，這樣才可以保證避免干擾，全面負責推進實施項目，解決和協調項目實施過程中的具體問題；③項目合作伙伴（軟件供應商），負責與實施小組共同完成項目實施工作以及人員培訓等工作。通過建立這種“一把手工程”下的項目實施組織，才能顯示出項目足夠的權威性，同時又具備在各部門協調ERP項目實施的權力。

（3）由于咨詢合作服務商的工作能力和經驗決定著實施過程的質量及實施成效，通過考察軟件咨詢商、軟件供應商和軟件服務商的歷史和經歷，了解軟件的發展過程，拜訪軟件實施客戶，聽取他們的評價，吸取經驗和教訓，以有效控制咨詢合作服務商選擇風險。

2ERP實施過程中的風險及其控制策略

2.1 流程變革風險

ERP代表著現代先進的管理理念和方法，因而ERP系統實施是企業管理的革命，必然會與傳統管理模式發生激烈的碰撞。由于傳統思維定勢、利益格局的被打破以及ERP實施引發的業務流程變革都將帶來企業不同層面的阻力，使ERP項目實施陷于泥潭，甚至失敗。

風險控制策略：

對那些準備上ERP，但其自身管理較薄弱的企業，首先應當建立和健全企業業務流程以及必要的規章制度，引進先進的管理思想進行企業管理；其次對現行企業中的業務流程進行重組和優化，注重學習新的管理思想和方法，消除業務流程中不適應的環節，持續改進現有流程，這是一項艱巨的工作，因而越早開展此項工作，對ERP實施也就越有利。

雖然現有絕大多數ERP系統可以通過一定的系統配置進行客戶化以適應不同企業的業務流程需要，但過度的ERP客戶化，將會給企業今后的ERP維護和升級帶來巨大困難，同時會使ERP背離其原有的先進管理思想，喪失“最佳業務表現”，使ERP功能難以發揮，也使企業想通過實施ERP來提高管理水平和整體素質的目的難以達到。

此外為避免企業員工中的抵觸情緒，需要加強對員工的素質教育和ERP的分層次培訓（領導層、項目實施層和業務層），由企業高層領導負責推行，使員工樹立“ERP全員工程”思想，積極有效地參與到相應的業務管理和流程改造中去，并承擔起相應的責任，以實現員工知識技能、管理理念和管理模式與ERP項目實施相匹配。

2.2 項目管理風險

項目管理風險，指在ERP項目實施中因缺乏有效的項目管理組織或沒有制訂嚴格的項目計劃或缺乏有效的成本控制，從而給ERP實施帶來的風險。

風險控制策略：

首先建立和健全有效的項目管理組織，包括項目指導委員會、實施小組，與軟件服務商進行充分合作，建立并有效執行項目計劃（包括明確的實施范圍、進度計劃、成本計劃、質量計劃）和定期檢查階段性成果，并通過適時的反饋，及時發現并糾正項目實施過程中的偏差。

3ERP項目實施后風險及其控制策略

3.1 系統安全風險

系統安全風險泛指ERP系統在投入正常使用后由于安全管理不當而造成ERP系統無法正常使用的各種可能性。

風險控制策略：

ERP系統安全風險，可以根據信息系統安全層次模型從行為規范、實體安全管理和技術安全管理3個方面進行著手。首先建立和健全機房的安全管理規章，培養和加強員工的信息安全意識，使員工在進行業務處理時能按照企業信息安全方針進行安全控制和風險防范，避免人員誤操作風險；其次對照實體安全管理要求，建立和完善ERP系統所在場地環境（機房、防水防火等）、硬件安全實施（設備、電源、電磁干擾等）；最后在技術安全方面，可以通過實施安全的網絡設備和網絡技術，正確設置操作系統、應用系統功能和數據訪問權限，安裝并及時更新防病毒軟件，按時對數據進行安全備份與存檔，借助IT工具有效實施非法入侵檢測和數據更改追蹤等手段，可以有效控制系統網絡、軟件和數據安全風險。

3.2 意外災害風險

意外災害風險是指地震、水災和火災等自然災害給ERP系統帶來的毀滅性災害，從而造成企業業務交易的中斷或丟失，給企業帶來災難。

風險控制策略：

建立和健全“災難備份”機制，不失為一個良方，即為了災難恢復而對數據、數據處理系統、網絡系統、基礎設施、技術支持能力和運行管理能力進行備份的過程。美國的“911”事件，使世貿大廈內至少150家金融公司受損，但災難備份差異致使這些金融機構“同命不同運”，有統計數據表明，沒有實施災難備份措施的公司60%在災難后2～3年完全垮掉了。災難備份這一在災難來臨前看似多余的投資在災難降臨的時刻讓人們意識到了其真正的價值所在。

當然可視災害級別及對災害的響應要求，設置不同級別的風險控制策略。一般而言災害級別和對災害的響應要求越高，風險控制的代價也就越大。例如銀行、電信、能源等要害部門，其異地災害備份中心的建立和運行需要巨額投入，而對像一般企業的網絡中心，簡單的異地備份策略所需的開銷就小得多，再或者在計算機系統無法正常工作的情況下，恢復手工處理業務的步驟和措施也不失為一種方法。

總體而言現階段我國的信息化建設基礎仍然比較薄弱，大多數企業的管理水平不高，與ERP所代表的先進管理思想還有相當的距離，因而實施ERP存在一定的風險，但只要企業明確ERP系統的實施是一項涉及管理和技術的系統工作，采用科學的方法和積極的應對措施，還是能夠將ERP實施風險降至最低，并取得ERP實施的成功，從而最終提升企業的價值。

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