商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制探析

陳敏

[摘要] 近年來，商貿(mào)企業(yè)取得了很大的發(fā)展。隨著我國加入WTO和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，外資企業(yè)和新的商業(yè)模式不斷涌現(xiàn)，激化了企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)。這對(duì)中外商貿(mào)企業(yè)的內(nèi)部控制提出了新的更高的要求，商貿(mào)企業(yè)的內(nèi)部控制在一定程度上成為了企業(yè)發(fā)展的短板。因此，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制迫在眉睫。本文探討了目前商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制普遍存在的問題，并據(jù)此提出了具體的健全商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制的途徑。

[關(guān)鍵詞] 商貿(mào)企業(yè)；內(nèi)部控制；會(huì)計(jì)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 24. 029

[中圖分類號(hào)]F272[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673 - 0194（2012）24- 0052- 02

1引言

商貿(mào)業(yè)是近年來發(fā)展最快、最具有生氣的行業(yè)之一。十一五期間我國確立了消費(fèi)帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主導(dǎo)地位，這對(duì)中外商貿(mào)企業(yè)來說無疑是一個(gè)黃金發(fā)展機(jī)遇。然而，隨著我國逐步開放對(duì)零售業(yè)的政府管制，商貿(mào)企業(yè)面臨全球經(jīng)濟(jì)一體化以及新型商業(yè)模式的沖擊。機(jī)遇與挑戰(zhàn)面前，加大內(nèi)部控制力度，提高企業(yè)內(nèi)部控制水平成為商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部管理、接受外部監(jiān)督的主要任務(wù)。

企業(yè)內(nèi)部控制是基于內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五大要素，通過對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)、人力、資產(chǎn)、工作流程等的預(yù)測(cè)、控制和監(jiān)督，以保證企業(yè)經(jīng)營管理正常有序、合理合法運(yùn)行。健全的內(nèi)部控制體制是財(cái)務(wù)信息真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、有效性的保障，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)的基礎(chǔ)。

2商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題

2.1 企業(yè)管理人員內(nèi)控觀念淡薄

目前，我國商貿(mào)企業(yè)多采取經(jīng)營權(quán)與所有權(quán)高度集中的管理方式。企業(yè)管理中“以權(quán)帶控”的觀念占據(jù)主導(dǎo)地位，在許多企業(yè)中老板是唯一的決策者，其他人員只能服從，“一支筆”審批現(xiàn)象尤為嚴(yán)重。由于組織結(jié)構(gòu)較為簡(jiǎn)單，管理者往往忽視內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的建立。即使許多企業(yè)建立了內(nèi)部控制制度，也流于形式不受管理者重視。管理人員內(nèi)控意識(shí)的淡薄使企業(yè)缺乏系統(tǒng)的考核制度和獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)機(jī)制的不合理不僅阻礙了企業(yè)內(nèi)部控制制度的實(shí)施，也嚴(yán)重地打擊了員工工作的積極性。

2.2 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、內(nèi)部管理職責(zé)不明確

企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和職務(wù)分工的有效性、合理性是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置方面，不僅要關(guān)注縱向的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，也要注意橫向部門的溝通協(xié)調(diào)。很多商貿(mào)企業(yè)往往偏向前者，忽視后者。同時(shí)，管理控制由各個(gè)部門分別進(jìn)行，企業(yè)沒有專門的、獨(dú)立的管理控制機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致整個(gè)內(nèi)部控制較為分散、缺乏全局性。在職位設(shè)置上，權(quán)責(zé)的不明晰導(dǎo)致很多錯(cuò)誤可能被掩蓋。

2.3 內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系不健全

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系不健全，①表現(xiàn)在內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度內(nèi)容上的片面性和邏輯上的不系統(tǒng)，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制只對(duì)個(gè)別受利益驅(qū)動(dòng)的部門起作用，控制網(wǎng)絡(luò)沒有實(shí)現(xiàn)全覆蓋。②商貿(mào)企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境的應(yīng)變能力差，缺乏預(yù)見性、管理滯后，最終導(dǎo)致不必要的損失。經(jīng)濟(jì)全球化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、市場(chǎng)工具和商業(yè)模式不斷涌現(xiàn)，對(duì)商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制提出了新的更高的要求。③事后控制現(xiàn)象普遍存在。對(duì)違規(guī)違紀(jì)事件事后才想辦法給以懲罰，不僅增加了控制成本，也失去了內(nèi)部控制事前控制的效力。

3健全商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制的途徑

3.1 設(shè)立管理控制機(jī)構(gòu)，推行職務(wù)不兼容制度

企業(yè)可根據(jù)自身的經(jīng)營特點(diǎn)設(shè)置管理控制機(jī)構(gòu)，從總攬全局或“局外人”的角度對(duì)整個(gè)企業(yè)或企業(yè)的關(guān)鍵部門進(jìn)行監(jiān)督與控制，保障企業(yè)“不栽跟頭”。例如，目前一些上市公司設(shè)立了審計(jì)委員會(huì)、報(bào)酬委員會(huì)等嘗試，為健全企業(yè)內(nèi)部控制開啟了新的篇章。一些規(guī)模較大、采取集中采購方式且采購價(jià)格波動(dòng)較大的企業(yè)設(shè)立了價(jià)格委員會(huì)來加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的價(jià)格監(jiān)督與控制，提高采購的科學(xué)性。

在企業(yè)內(nèi)部推行職務(wù)不兼容制度，按照職務(wù)不兼容原則，明確地劃分企業(yè)高層管理人員的管理職責(zé)，杜絕交叉任職，同時(shí)科學(xué)地劃分企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的職責(zé)權(quán)限，形成有效的相互制衡機(jī)制。要規(guī)范授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確高級(jí)管理人員及各部門授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、層次、責(zé)任、程序等，保證商貿(mào)企業(yè)權(quán)責(zé)明晰，管理科學(xué)。同時(shí)，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會(huì)計(jì)記錄、財(cái)產(chǎn)保管、稽核檢查等方面也推行職務(wù)不兼容制度，不相容職務(wù)相互分離。商貿(mào)企業(yè)主要的職務(wù)分離表現(xiàn)在：

（1）商品銷售環(huán)節(jié)。商品購銷活動(dòng)的授權(quán)職務(wù)與執(zhí)行該項(xiàng)職務(wù)要分離，如商場(chǎng)采購決定權(quán)的所有者不能同時(shí)兼任采購人員；某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行與審核職務(wù)要分離，如銷貨發(fā)票的填寫人員不得是發(fā)票的審核人員。

（2）商品存儲(chǔ)環(huán)節(jié)。庫存商品及其他財(cái)產(chǎn)物資的保管職務(wù)與核對(duì)實(shí)存數(shù)與賬存數(shù)的職務(wù)要分離。

（3）會(huì)計(jì)核算環(huán)節(jié)和財(cái)產(chǎn)保管環(huán)節(jié)。日記賬和總賬的登記人員不得為同一人；庫存商品、收入與費(fèi)用、資本基金等明細(xì)賬和總賬的記錄職務(wù)分離；保管商品財(cái)產(chǎn)物資和對(duì)其記錄的職務(wù)不兼容，如會(huì)計(jì)職務(wù)和出納職務(wù)要分離。

3.2 從各個(gè)環(huán)節(jié)入手，控制關(guān)鍵點(diǎn)

企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身經(jīng)營運(yùn)作流程，將內(nèi)部控制細(xì)分到各個(gè)環(huán)節(jié)，以控制各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)來達(dá)到降低整個(gè)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的目的。對(duì)商貿(mào)企業(yè)而言，其經(jīng)營運(yùn)作控制的主要環(huán)節(jié)為內(nèi)部環(huán)境控制、資金活動(dòng)控制、采購業(yè)務(wù)控制、銷售業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)管理控制、財(cái)務(wù)報(bào)告控制、內(nèi)部信息控制以及內(nèi)部控制評(píng)價(jià)和內(nèi)部控制審計(jì)等。企業(yè)通過全面梳理各個(gè)環(huán)節(jié)的流程，查找薄弱環(huán)節(jié)，健全和落實(shí)管控措施。

以固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制為例，固定資產(chǎn)管理的風(fēng)險(xiǎn)在于企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，因固定資產(chǎn)使用不當(dāng)、維護(hù)不及時(shí)、更新改造不夠?qū)е缕髽I(yè)缺乏競(jìng)爭(zhēng)力、安全事故頻發(fā)或資源浪費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。因此固定資產(chǎn)管理控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于以下幾個(gè)方面。

3.2.1 崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)控制點(diǎn)

企業(yè)要貫徹不相容職務(wù)相分離的原則，建立明確的崗位責(zé)任制和嚴(yán)格的審批制度，經(jīng)辦人員不得超越授權(quán)范圍。對(duì)固資的業(yè)務(wù)流程，要明確固資的預(yù)算、采購、適用和維護(hù)、盤點(diǎn)、處置等環(huán)節(jié)的控制要求，并作相應(yīng)的記錄以確保固資管理全過程得到有效的控制。

3.2.2 固定資產(chǎn)預(yù)算環(huán)節(jié)的控制點(diǎn)

企業(yè)編制的固定資產(chǎn)支出預(yù)算，應(yīng)由工程技術(shù)、計(jì)劃、采購等各部門的人員共同參加，并且將機(jī)會(huì)成本、資本成本、投資預(yù)算額、預(yù)計(jì)現(xiàn)金凈流入等因素考慮進(jìn)來。

3.2.3 固定資產(chǎn)采購環(huán)節(jié)控制點(diǎn)

該環(huán)節(jié)主要在于建立固資采購管理辦法，劃分采購與審批職位的權(quán)限，防止越權(quán)導(dǎo)致的錯(cuò)誤。如寶山某公司化整為零、逃避審批的案例。該公司規(guī)定：建造材料一次性采購超過30萬元的應(yīng)由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，低于30萬元的由供銷科長張某審批。2004年張某收受賄賂2萬元，通過多次采購逃避30萬元的尺度限制購買450萬元材料，只是固定資產(chǎn)建造項(xiàng)目的材料價(jià)格高于市場(chǎng)價(jià)格。在本例中，采購和批準(zhǔn)沒有分離，分級(jí)審批控制不到位，導(dǎo)致張某最終釀成苦果。

3.3 建立內(nèi)部控制評(píng)價(jià)系統(tǒng)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

商貿(mào)企業(yè)應(yīng)建立完善的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)系統(tǒng)，通過獨(dú)立訪談、觀察、問卷調(diào)查、檢查、專人打分等多種方法，測(cè)試和分析企業(yè)在一定經(jīng)營期間內(nèi)所采取的各項(xiàng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制政策的實(shí)施和完成情況，逐步提高內(nèi)部控制的合理性，促進(jìn)企業(yè)運(yùn)作規(guī)范化、管理科學(xué)化。對(duì)于較大型的商貿(mào)企業(yè)，可以選取樣本單位，通過對(duì)樣本單位財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)的合理性和健全性做定性和定量分析，最終推斷出企業(yè)總體水平。

財(cái)務(wù)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指標(biāo)主要包括貨幣資金、應(yīng)收和預(yù)付款項(xiàng)、存貨、固定資產(chǎn)、成本費(fèi)用、采購和銷售、投資、籌資、高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)體系、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)告和信息披露、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)等19個(gè)大項(xiàng)，417個(gè)小項(xiàng)。商貿(mào)企業(yè)要根據(jù)自身情況，確定基本評(píng)價(jià)指標(biāo)及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)評(píng)價(jià)的結(jié)果，商貿(mào)企業(yè)可以從會(huì)計(jì)系統(tǒng)、控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)控制、控制活動(dòng)、信息溝通、監(jiān)督審計(jì)等多個(gè)方面綜合分析，加強(qiáng)薄弱環(huán)節(jié)、彌補(bǔ)管理漏洞。

3.4 建立行之有效的監(jiān)督機(jī)制

商貿(mào)企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展特點(diǎn)，設(shè)置行之有效的內(nèi)部和外部監(jiān)督機(jī)制，并通過在不同發(fā)展階段對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制進(jìn)行修改和完善，以促進(jìn)商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。①要加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。商貿(mào)企業(yè)應(yīng)完善內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，加強(qiáng)日常工作中企業(yè)內(nèi)部控制效果和風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)督、評(píng)審。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立性，直接對(duì)企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)制度要對(duì)各管理層的財(cái)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括商貿(mào)企業(yè)經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行情況、企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的可靠性和真實(shí)性、內(nèi)控環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)情況、管理人員的績效等。②強(qiáng)化外部監(jiān)督，利用強(qiáng)大的政府監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督，營造有利于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的外部環(huán)境。

4結(jié)論

商貿(mào)企業(yè)是企業(yè)組織的重要組成部分，其發(fā)展在很大程度上直接影響一國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，商貿(mào)企業(yè)只有抓好內(nèi)部控制，找出內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的缺陷并解決，才能有效地提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量、保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全與完整，促進(jìn)商貿(mào)企業(yè)平穩(wěn)、快速、健康發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度建立容易，實(shí)施很難。所以企業(yè)在建立制度的同時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行，才能真正發(fā)揮它的作用，才能給企業(yè)帶來效益。

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