如何做好高校院系辦公室工作的思考

張紅

高等學校肩負著培養社會主義現代化建設人才，提高全民族的思想道德和科學文化水平的重要任務。而學院是學校二級教學單位， 院辦公室是在主任領導下，在學院的教學與管理中起著一個橋梁的作用；向上接受、落實，向下要布置、督促，對內要管理、服務，對外要接待、外聯等等；另外，在全院教學、科研、教職工管理中，需要協調左右，為領導服務，為機關服務，為群眾服務，因此做好院辦公室的管理工作顯得十分重要。

1 高校院系辦公室的工作特點

高校院系辦公室處于學院行政中樞位置，具有綜合情況、協調關系、辦事服務的職責，是協助院領導貫徹落實黨以及學校的方針政策，處理事務的辦事部門。因此院系辦公室的工作具有自身的特點：

（1）綜合性。院系辦公室是一個綜合性的行政部門，要承擔院系的教學管理、科研核算、信息反饋、學生信息統計、對外聯絡與安排，人事安排，經費支出規劃、會議組織、文稿草擬、機要文印、信件收發等各項工作。這樣就決定院系辦公室在高校管理工作中的綜合職能。

（2）協調性。由于辦公室是是各種信息的聚集地和中轉站， 在上傳下達中起著橋梁紐帶的作用。實際工作中，高校院系辦公室既接觸領導又接觸員工，既接觸教師又接觸學生，同時還要接觸不同的專業。在教學科研人員與管理人員、教學科研任務與管理之間，上級領導與下級職員之間往往存在一些矛盾與意見不統一，因此，要達到思想統一、步調統一，就需要院系辦公室人員妥善安排、科學處理，做到相互支持、配合、理解的工作目的。

（3）輔助性。院系辦公室從事領導性質的工作，但不擔任領導工作，在教學行政管理工作中起到輔助作用。辦公室工作人員在整個行政管理過程中是助手的角色，可以輔佐領導決策，但不能代替領導。辦公室工作是因有領導活動、管理活動的存在而存在，社會在進步，知識在更新，信息量不斷擴大，我們的領導者每天既要忙于自身的科研與教學，又要擔任學院的行政事務，領導者不是神，不可能事事處處都有能力考慮，為了輔助領導處理好各方面的事務，這就要求辦公室工作人員主動收集有關的各種信息， 并對收集到的信息進行整理、分析、判斷， 去偽存真， 及時、準確地為領導提供決策依據，在不越權、越職的前提下，正確領會領導的意圖，實時地在領導決策時，提出真知灼見。

（4）服務性。服務是工作的出發點，也是工作的最終目的。本著全心全意為人民服務的宗旨，努力做好自己的工作，為各方面的人群提供服務，為領導提供政策、信息服務；為機關內部各部門服務；為群眾服務，確保內外、上下的信息暢通。

2 高校院系辦公室的工作思路

（1）樹立全局觀念。院系辦公室作為學院一個綜合部門與服務窗口， 其性質和學院其他職能部門有著本質的區別，主要體現在協調與服務性上， 辦公室主要是加強部門之間的協調，為領導和教學、領導決策、全院師生、院其他部門服務，為完成學院各項教學管理工作服務。站在全局的高度， 聽取各方意見， 通盤考慮， 綜合權衡， 才能提出比較公正、合理的方案， 減少矛盾， 避免紕漏。

（2）增強主動性。辦公室工作的輔助性質決定了其工作的被動性， 很容易使人進入一種算珠盤不撥不動的狀態，要想做好辦公室工作， 就必須發揮自身的主動性，凡事想在領導前，問題想在前， 把工作做在前，善于在被動中求主動， 變被動為主動。積極適應領導的工作思路與辦事風格，想領導之所想， 謀領導之所謀，主動做好超前服務。努力克服傳統觀念、舊的思維方式和工作中的惰性， 增強工作的主動性，同時注意做到到位而不越位， 參謀而不摻和， 盡力避免因對各種問題處理不當給工作帶來的麻煩和被動。

（3）提高辦事效率。辦公室的工作紛繁復雜，看似無序但其背后也是有規律可循的，認真探索并抓住這些規律， 就會實現由無序向有序轉化， 收到事半功倍的效果。辦公室工作的運轉大致有兩類：一是確定性的， 二是非確定（下轉第193頁）（上接第191頁）性的。對于確定性的工作，只要在總結經驗的基礎上， 制定出規范化的制度， 然后照章行事， 就能形成有序的運行機制；對于非確定性的工作， 主要指應急的事件和突發事件的處理等，要有靈活應變能力， 要分清輕重緩急、合理運用時間、調動大家的積極性。這樣工作再重、再急、再難， 也可做到井然有序。既保證按時完成任務， 又做到忙而不亂。

3 高校院系辦公室人員的素質培養

辦公室工作是由黨的思想政治工作、教學科研以及行政管理工作的組成的，為了更好完成院系辦公室的各項工作，辦公人員的各項素質培養至關重要。

首先是政治素質培養。由于辦公室人員既要和領導打交道，也要和員工打交道、還要和學生打交道，日常事務性工作很繁雜，很容易影響工作人員對一些事物的判斷與處理。因此，掌握一定的政治理論顯得很重要，在大是大非問題上保持清醒的頭腦，具有堅定的政治立場和鑒別能力，平時多關注時事，注重學習與貫徹黨的方針政策與國家的相關法律法規。要勇于承擔責任，自覺維護領導的權威，維護單位集體的形象。這樣，即使外部條件怎么變化與誘惑，都能以不變應萬變來適應所承擔的工作。

其次是業務素質的培養。辦公室的性質就是一個綜合性的管理部門，工作人員如果沒有很強的業務素質，會很難勝任。努力加強文化知識學習和提高工作技能，刻不容緩。我們服務的對象都是較高層次的知識分子，國家科學技術水平和高等教育事業發展迅速，為了跟上時代的步伐，不造成與服務對象溝通障礙，努力學習一些學科的基本知識、管理知識和公關禮儀知識，很有必要。在技能方面要求在熟知工作性質和要求情況下，學好公文寫作、行政與后勤管理，善于建立自己的信息渠道，收集信息，并能迅速處理信息，及時準確上傳下達，分清輕重緩急，有計劃、有組織，做到忙而不亂，繁而不雜，疏而不漏，有條不紊。

最后是身心素質的培養。 要求院系辦公室人員有一個健康的體魄和良好的心態，有高度的熱情與寬宏大量的胸懷，這是每一位勞動者充分發揮其潛能的關鍵。院系辦公室工作十分繁雜，牽涉面比較廣，許多的工作都是直接面對領導和師生，在其間，總會發生不協調的事情，有表揚，也有批評與指責，這就需要辦公室同志平時就養成良好的心理素質，處之以泰然，以平和的心態來面對事與人，心胸坦蕩，多做自我批評。

總之，辦公室作為學院服務窗口，在懂得辦公室工作的特性的情況下，加強自身素養培養，理清辦事思路是作為辦公室工作人員必不可少的， 這樣才能全心全意為領導、 為老師、 為學生服務，以塑造系辦公室的良好形象。

參考文獻

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