淺析新時期檔案信息化建設

常艷

以計算機為代表的高科技將人類帶入了一個嶄新的時代——信息時代，人類社會生活的方方面面無不打上了信息化的烙印。近年來，隨著檔案信息化建設的逐步深入，檔案信息化建設已取得一定成績，數字化檔案管理水平也有了較大的提高。但同時，也存在一些不容忽視的問題。因此我們應對檔案信息化建設中出現的問題進行認真思考，提出相應的解決辦法，以便為檔案信息化建設提供依據，更好地為國家的事業發展提供優質服務。

1 目前檔案信息化建設存在的突出問題

（1）檔案信息資源管理技術手段和管理方式落后。由于計算機及網絡技術的普及, 使檔案信息化發展具有了電子化文件、網絡化傳遞、數字化存儲和動態化管理的特點。然而，由于當前計算機軟件沒有進行整體規劃性開發，使得軟件在實用性、通用性等方面存在明顯的不足；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不統一、不完善，使得管理業務和技術標準都無法明確；由于缺乏完善的系統管理、網絡技術的支持，使得檔案管理網絡化出現一定程度的混亂。這些都影響著檔案信息的交流，制約了檔案信息化的建設。

（2）檔案人員素質不高，難以滿足檔案信息化的要求。據了解，當前檔案人員普遍學歷較淺，業務素質不高，部分檔案人員缺乏檔案專業知識，文化水平參差不齊，檔案人員中，大、中專畢業的人員少，檔案專業畢業的則更少。過去從事檔案工作的老同志對紙質檔案有著熟練的專業技術和管理方法，但不懂利用計算機來進行文件的形成、信息的存儲、檢索、傳輸等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得通訊技術和計算機網絡知識，對檔案管理的專業知識、保密原則卻知之甚少，他們沒有經過專業培訓和系統的學習，只是以基礎的微機知識來進行管理檔案。諸如此類的問題，嚴重影響了檔案信息化事業的創新與發展。

（3）檔案經費嚴重短缺，阻礙了檔案信息化的發展。要發展檔案工作，沒有經費不行，進行檔案的信息化管理，經費跟不上更難于實現。我國各行各業在市場經濟條件下進入快車道，隨著生產迅猛發展，檔案卷冊也越來越多。有的單位箱柜、圖架、庫房等裝具已滿負荷，壓力越來越大，檔案管理的物質條件已遠遠不能適應。庫房小，設施差，手段落后，設備老化，直接影響檔案保密、安全和開發利用。檔案部門經費普遍緊缺，先進的檔案設備和裝具難以到位，購置微機、復印機、錄像機、密集架、縮微等設備提不到議事日程。經費不足，是造成檔案現代化相對滯后的主要原因，能不能保證檔案經費，是能否實現檔案信息化的重要前提。

（4）檔案服務方式落后。傳統的檔案管理工作基本上采用封閉或半封閉的管理方式，檔案信息服務采取的是等客戶上門的被動服務。而在新時期檔案信息化面對的是遠程的利用者，服務方式是透明、公開、全方位的，服務質量必須高要求。但一直以來，檔案部門都是“重保管輕利用”，因此它不可避免地影響到檔案信息化建設的進程。

2 實現檔案信息化的基本策略

（1）提高檔案工作水平，使之標準化、規范化。檔案標準化是檔案工作進行信息化管理的前提和保證。因此，檔案信息化建設必須在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式、軟件程序、技術標準，制訂出適應我國實際要求的技術標準和規范。只有這樣，才能真正解決檔案信息的暢通問題，才能實現檔案信息資源的共享，才能實現數字化檔案信息資源的現代管理。

（2）造就一支高素質的檔案人才隊伍。在檔案資源信息化的進程中，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理的基礎理論知識，還要掌握電子計算機基本理論知識以及網絡技術基本技能，能夠熟練地運用有關技術進行操作與管理。因此，在新時期培養檔案工作人才，必須有針對性：一是進行政治思想教育，使其保持較高的政治素養，增強其事業心，有著強烈的責任感和使命感，愿為檔案事業勤奮學習，鉆研業務。二是加大對在職檔案人員的培訓力度，轉換陳舊的管理思想和手段， 提高檔案人員的業務水平，使他們能夠快速掌握計算機基礎知識、網絡知識及相關技術，從而適應檔案信息化建設的發展。三是進一步改善檔案工作人員的工作條件和生活待遇，充分調動檔案工作者的積極性、主動性和創造性。

（3）多渠道獲取經費支持。首先，各級政府要站在全新的高度，提高認識，加大財政投入的力度，舍得花力氣、下功夫為檔案現代化創造物質條件，切實在經費上給予保證。要把檔案工作信息化工作列入國民經濟和社會發展的總體計劃中，按照財政預算收支科目所規定的款項，將檔案經費納入正常的計劃。其次，檔案部門也應該努力提高自身的工作水平，以自身的積極作為贏得應有的地位，爭取更多的經費支持；同時，要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息，以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益。

（4）創新檔案信息的服務方式。檔案信息化建設是以充實信息庫的建立為重點，但其終極目的還是為了應用。對檔案管理部門來說，要努力做到幫助利用者找到其所需要的信息，同時也為利用者提供便利的條件。檔案信息的用戶群體的不同，所處待遇會出現差異，處于上層或近處的利用者在設備和資源利用方面更受重視，但下層和遠程的利用者的需求往往被忽視。檔案信息化過程中必須采取有效措施解決這個問題。將檔案信息化的建設與公眾利益緊密聯系在一起，使資源分配和獲益情況更為均衡，甚至更側重于弱勢群體，使檔案信息化建設目標與國家提出的建立和諧社會的目標相吻合。

總之，檔案信息化建設是一項復雜而艱巨的工程，需要長期細致的工作。在新時期，我們要與時俱進，提高認識，抓住機遇, 積極探索信息時代檔案工作的新思路，加大檔案軟硬件設施的投入，完善檔案信息資源建設，賦予檔案工作一個全新的局面，更好地為國家和社會服務，創造更大的經濟效益和社會效益。

參考文獻

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