淺談會(huì)計(jì)賬簿登記的方法

【摘要】記賬方法是在交易或事項(xiàng)發(fā)生后，采用一定的記賬符號(hào)和計(jì)量單位，利用文字和數(shù)字，將其所引起的會(huì)計(jì)要素增減變化在有關(guān)賬戶(hù)中進(jìn)行記錄的方法。單位根據(jù)會(huì)計(jì)憑證登記賬簿是會(huì)計(jì)基本核算方法之一。本文針對(duì)單位會(huì)計(jì)登記賬簿的一般要求、具體登記方法的要求和平行登記等幾個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)性探討，旨在幫助讀者理解會(huì)計(jì)賬簿的登記方法。

【關(guān)鍵詞】賬簿登記方法總賬明細(xì)賬日記賬平行登記

登記賬簿是以審核無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，按規(guī)定在賬簿上連續(xù)地、系統(tǒng)地、完整地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)的一種會(huì)計(jì)核算方法。通過(guò)登記賬簿，可以及時(shí)地、系統(tǒng)地記載和儲(chǔ)存會(huì)計(jì)單位必要的、有用的信息，分類(lèi)匯總會(huì)計(jì)信息，輸出打印會(huì)計(jì)信息和檢查校正會(huì)計(jì)信息。為此，筆者從登記賬簿的一般要求及具體要求和平行登記等幾個(gè)方面談一點(diǎn)粗淺之見(jiàn)。

一、登記賬簿的一般要求

會(huì)計(jì)單位為了保證本單位賬簿記錄的正確性，會(huì)計(jì)人員必須根據(jù)審核無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證登記賬簿。會(huì)計(jì)人員登記賬簿的要求，具體包括以下幾個(gè)方面：

（一）填寫(xiě)齊全，內(nèi)容完整

會(huì)計(jì)人員在登記賬簿時(shí)，需將賬頁(yè)中的日期、憑證編號(hào)、摘要、金額等項(xiàng)目填寫(xiě)齊全，摘要簡(jiǎn)明扼要，書(shū)寫(xiě)規(guī)范整齊，數(shù)字清晰無(wú)誤。賬簿中的月、日應(yīng)填寫(xiě)記賬憑證的日期，每一筆記賬憑證中的業(yè)務(wù)登記完畢，都應(yīng)在記賬憑證“過(guò)賬”欄內(nèi)劃“√”或者填寫(xiě)登記的賬頁(yè)，表示記賬完畢，避免重記、漏記。但在實(shí)際工作中，大部分會(huì)計(jì)人員都在記賬憑證“過(guò)賬”欄內(nèi)劃“√”，這主要是因?yàn)橐坏┵~簿賬頁(yè)出現(xiàn)記賬錯(cuò)誤或其他原因劃掉時(shí)，將會(huì)因此而更正所記會(huì)計(jì)憑證，因此會(huì)帶來(lái)改正會(huì)計(jì)憑證“過(guò)賬”欄內(nèi)記號(hào)的麻煩。

（二）專(zhuān)人登賬，責(zé)任糾錯(cuò)

在登記賬簿時(shí)，賬簿登記人員在登記賬簿前，應(yīng)根據(jù)崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽制要求對(duì)審核過(guò)的記賬憑證進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核無(wú)誤，可以及時(shí)登賬。如再?gòu)?fù)核，發(fā)現(xiàn)記賬憑證有錯(cuò)誤，可暫停登記，報(bào)告會(huì)計(jì)主管人員，由他（她）做出修改或照登決定。在任何情況下，凡不兼任填制記賬憑證工作的記賬人員都不得自行更改記賬憑證。

（三）書(shū)寫(xiě)規(guī)范，符合要求

為了保持賬簿記錄的持久性，防止涂改、作弊，記賬人員必須使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水，并用鋼筆書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě)。鉛筆只有對(duì)賬或做標(biāo)記時(shí)可以使用，而圓珠筆在銀行使用具有復(fù)寫(xiě)功能的憑證時(shí)可以使用。另外，會(huì)計(jì)人員結(jié)賬、改錯(cuò)、沖賬、登記減少數(shù)可以使用紅筆登記，其余賬簿記錄均不得使用紅色墨水。在書(shū)寫(xiě)文字和數(shù)字時(shí)，不要寫(xiě)滿(mǎn)格，一般應(yīng)占格距的1/2，最多不得超過(guò)2/3，這樣就可以在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，在該文字和數(shù)字的上面進(jìn)行更正。

（四）逐頁(yè)逐行，連續(xù)登記

會(huì)計(jì)人員在記賬時(shí)，必須按賬戶(hù)頁(yè)次逐頁(yè)逐行登記，不得跳頁(yè)、隔行。如無(wú)意發(fā)生隔行、跳頁(yè)現(xiàn)象，會(huì)計(jì)人員應(yīng)在空頁(yè)、空行處用紅色墨水畫(huà)對(duì)角線(xiàn)注銷(xiāo)，加蓋“此頁(yè)空白”或“此行空白”的戳記，并由記賬人員蓋章。每一賬頁(yè)記錄完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁(yè)時(shí)，為保持賬目登記的連續(xù)性，應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁(yè)合計(jì)數(shù)及余額，并在本頁(yè)最后一行摘要欄注明“過(guò)次頁(yè)”（或“轉(zhuǎn)下頁(yè)”）字樣，在下頁(yè)第一行摘要欄注明“承前頁(yè)”（或“承上頁(yè)”）字樣，并將上頁(yè)余額及發(fā)生額過(guò)入次頁(yè)；也可以在上頁(yè)最后一行不結(jié)計(jì)發(fā)生額合計(jì)及余額，而直接在次頁(yè)第一行摘要欄注明“承前頁(yè)”（或“承上頁(yè)”）字樣，并結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額。

（五）規(guī)范改錯(cuò)，不得隨意

賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤，不準(zhǔn)隨意涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡，不準(zhǔn)重新抄寫(xiě)，必須按下列方法進(jìn)行更正：登記現(xiàn)金日記賬時(shí)發(fā)生的錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)將錯(cuò)誤的文字或者數(shù)字劃紅線(xiàn)注銷(xiāo)，但必須使原字跡仍可辨認(rèn)；然后在劃線(xiàn)上方填寫(xiě)正確的文字或者數(shù)字，并由會(huì)計(jì)人員在更正處蓋章。對(duì)于錯(cuò)誤的數(shù)字，應(yīng)當(dāng)全部劃紅線(xiàn)更正，不得只更正其中錯(cuò)誤的數(shù)字。對(duì)于文字錯(cuò)誤，只可劃去錯(cuò)誤的部分，會(huì)計(jì)人員應(yīng)在劃線(xiàn)處蓋章。

（六）結(jié)計(jì)余額，無(wú)余則平

實(shí)際工作中，凡需要結(jié)出余額的賬戶(hù)，結(jié)出賬戶(hù)余額后，應(yīng)在“借或貸”欄內(nèi)寫(xiě)明“借”、“貸”，表明賬戶(hù)余額方向，并在“余額”欄內(nèi)寫(xiě)清余額金額。沒(méi)有余額的賬戶(hù)，應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄內(nèi)寫(xiě)“平”字，并在余額欄內(nèi)“元”字的位置用“φ”表示即可。

（七）定期打印

對(duì)于實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，為了便于審計(jì)和加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息的安全與完整性，財(cái)政部(會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范)提出了打印要求，明確指出“總賬和明細(xì)賬應(yīng)當(dāng)定期打印”，“發(fā)生收款和付款業(yè)務(wù)的，在輸入收款憑證和付款憑證的當(dāng)天，必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，并與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)無(wú)誤?！?/p>

二、各類(lèi)賬簿登記的具體要求

(一)日記賬的登記

日記賬在我國(guó)會(huì)計(jì)工作中，主要有特種日記賬，即現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。日記賬的登記應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

1.日記賬一般由出納員根據(jù)辦理完畢的收款憑證、付款憑證，隨時(shí)進(jìn)行逐筆登記，如不能隨時(shí)登記，也應(yīng)保證每天登記一次，并每天結(jié)出余額?，F(xiàn)金日記賬的余額應(yīng)在每日終了，根據(jù)“四柱法”通過(guò)計(jì)算工具計(jì)算出賬戶(hù)余額時(shí)，先行與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)，確定賬實(shí)相符后，再登記入賬。同時(shí)，每次登記現(xiàn)金日記賬時(shí)，應(yīng)先登記增加數(shù)，后登記減少數(shù)，最后，計(jì)算出本日合計(jì)。平時(shí)記賬時(shí)，不必每筆業(yè)務(wù)都要結(jié)出賬戶(hù)余額只有最后一筆結(jié)出賬戶(hù)余額。

2.日記賬賬頁(yè)的每頁(yè)一行，應(yīng)為“承上頁(yè)”內(nèi)容。第一行的發(fā)生額應(yīng)為自本月初至本頁(yè)末止的發(fā)生額合計(jì)數(shù)。

3.對(duì)于多欄式日記賬賬頁(yè)。登記方法是：先根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)的記賬憑證登記現(xiàn)金收入日記賬，根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)的記賬憑證登記現(xiàn)金支出日記賬，每日終了，根據(jù)現(xiàn)金支出日記賬結(jié)計(jì)的支出合計(jì)數(shù)，一筆轉(zhuǎn)入現(xiàn)金收入日記賬的“支出合計(jì)”欄內(nèi)，并結(jié)出當(dāng)日余額，與現(xiàn)金實(shí)有數(shù)額核對(duì)相符。

（二）明細(xì)賬的登記方法

明細(xì)分類(lèi)賬是根據(jù)原始憑證或記賬憑證直接登記的，會(huì)計(jì)人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生情況及時(shí)進(jìn)行登記，以掌握單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。當(dāng)然，單位不同，單位業(yè)務(wù)不同，單位管理要求不同，明細(xì)賬不同，登記人員不同，其登記方法也不一樣。

1.材料明細(xì)賬和產(chǎn)成品明細(xì)賬的登記：倉(cāng)庫(kù)保管人員登記材料明細(xì)賬和產(chǎn)成品明細(xì)賬，應(yīng)根據(jù)材料或產(chǎn)成品出入庫(kù)的原始憑證逐日逐筆登記材料或產(chǎn)成品明細(xì)賬。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)材料會(huì)計(jì)或產(chǎn)成品會(huì)計(jì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)憑證逐筆或匯總登記財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)的材料或產(chǎn)成品明細(xì)賬，并隨時(shí)結(jié)出實(shí)有數(shù)額。倉(cāng)庫(kù)材料或產(chǎn)成品明細(xì)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)的材料或產(chǎn)成品明細(xì)賬核對(duì)相符。

2.債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬的登記：債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬也稱(chēng)為往來(lái)賬。債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬的登記一般由會(huì)計(jì)人員根據(jù)會(huì)計(jì)憑證逐日逐筆登記，并隨時(shí)結(jié)出賬戶(hù)余額，以便隨時(shí)與對(duì)方單位結(jié)算，核對(duì)債權(quán)債務(wù)實(shí)際余額。

3.收入、費(fèi)用明細(xì)賬的登記：收入、費(fèi)用明細(xì)賬的登記一般由會(huì)計(jì)人員根據(jù)會(huì)計(jì)憑證逐日逐筆或定期登記，并定期結(jié)出賬戶(hù)余額。

（三）總賬的登記

對(duì)于總分類(lèi)賬的登記方法，由于各單位賬務(wù)處理程序不同，可以根據(jù)記賬憑證直接登記，也可以根據(jù)科目匯總表或其他方式登記，所以，各單位對(duì)于總賬，可以三五天登記一次，也可以根據(jù)匯總記賬憑證的時(shí)間按旬或月中、月末進(jìn)行總分類(lèi)賬登記。具體情況如下：

1.記賬憑證賬務(wù)處理程序下的總賬登記：記賬憑證賬務(wù)處理程序下，總賬由總賬會(huì)計(jì)根據(jù)記賬憑證逐筆直接登記。

2.匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序下的總賬登記：匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序下，總賬由總賬會(huì)計(jì)先根據(jù)記賬憑證定期編制匯總記賬憑證，再根據(jù)匯總記賬憑證登記總賬。

3.科目匯總表賬務(wù)處理程序下的總賬登記：科目匯總表賬務(wù)處理程序下，總賬由總賬會(huì)計(jì)先根據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表，再根據(jù)科目匯總表登記總賬。

三、賬簿的平行登記

總分類(lèi)賬及其所屬的明細(xì)分類(lèi)賬應(yīng)按平行登記規(guī)則進(jìn)行登記。

總分類(lèi)賬和明細(xì)分類(lèi)賬都是用以提供會(huì)計(jì)核算指標(biāo)的賬簿?？偡诸?lèi)賬對(duì)其所屬明細(xì)賬起著統(tǒng)馭和控制的作用。明細(xì)分類(lèi)賬對(duì)其總分類(lèi)賬起著補(bǔ)充和說(shuō)明的作用?？偡诸?lèi)賬及其所屬的明細(xì)分類(lèi)賬平行登記的要點(diǎn)如下：

（一）依據(jù)相同

對(duì)于需要提供其詳細(xì)指標(biāo)的每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤后的記賬憑證，一方面記入總分類(lèi)賬戶(hù)，另一方面，記入其所屬有關(guān)明細(xì)分類(lèi)賬戶(hù)。

（二）方向相同

登記總分類(lèi)賬以及其所屬的明細(xì)賬的方向應(yīng)相同。如果登記總分類(lèi)賬為借方，那么，其所屬明細(xì)賬的方向也應(yīng)借方；反之，如果登記總分類(lèi)賬為貸方，其所屬明細(xì)賬的方向也應(yīng)貸方。

（三）金額相等

一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，其記入總分類(lèi)賬簿的金額與記入其所屬的明細(xì)分類(lèi)賬簿的金額應(yīng)該相同。

（四）時(shí)期相同

一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，其記入總分類(lèi)賬簿的時(shí)間與記入其所屬的明細(xì)分類(lèi)賬簿的時(shí)間應(yīng)該在同一個(gè)會(huì)計(jì)期間。也就是說(shuō)，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，其記入總分類(lèi)賬簿的時(shí)間與記入其所屬的明細(xì)分類(lèi)賬簿的時(shí)間不一定是同一天，但一定在同一個(gè)會(huì)計(jì)期間。

參考文獻(xiàn)

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[2]財(cái)政部.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范[M].2008，(6).

作者簡(jiǎn)介：張強(qiáng)（1970-），男，漢族，大學(xué)本科學(xué)歷，現(xiàn)任職于濟(jì)寧市任城區(qū)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)處，會(huì)計(jì)師，主要研究方向：農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)財(cái)務(wù)及事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算。