做好計(jì)生檔案管理工作

李愛(ài)臣 申海燕

計(jì)生檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，但受基礎(chǔ)條件、觀念體制、人力和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響，人口計(jì)生檔案管理仍存在諸多問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)。進(jìn)一步規(guī)范計(jì)生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，對(duì)促進(jìn)人口計(jì)生工作必將起到重要的推動(dòng)作用。

計(jì)生檔案對(duì)計(jì)生部門(mén)的各項(xiàng)工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發(fā)揮作用，并對(duì)其進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計(jì)劃生育工作做出積極的貢獻(xiàn)。

計(jì)生檔案工作的主要作用

計(jì)生檔案是計(jì)生部門(mén)的基礎(chǔ)性工作。社會(huì)的發(fā)展，人類的進(jìn)步，現(xiàn)代化建設(shè)的騰飛，都離不開(kāi)檔案和檔案工作，凡是有人類活動(dòng)的地方都有檔案，都有檔案工作，特別是社會(huì)已進(jìn)入了信息時(shí)代，更是如此。檔案對(duì)研究歷史、認(rèn)識(shí)社會(huì)、指導(dǎo)工作具有重要的憑證和參考作用。所謂計(jì)生檔案，就是計(jì)生部門(mén)在進(jìn)行各項(xiàng)職能活動(dòng)時(shí)形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負(fù)責(zé)管理檔案專門(mén)業(yè)務(wù)，即在統(tǒng)一管理計(jì)生檔案的原則上，建立專門(mén)檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計(jì)生工作活動(dòng)的計(jì)生檔案，既可以為單位領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，又可以為檔案利用者了解國(guó)家各項(xiàng)方針政策提供幫助，還能為制訂計(jì)劃，開(kāi)展今后工作，處理問(wèn)題提供可靠的參考材料。在計(jì)生工作活動(dòng)中，無(wú)論是全國(guó)性的人口普查、人口統(tǒng)計(jì)的數(shù)字調(diào)查、計(jì)生人員工資調(diào)整，還是行政執(zhí)法工作的深入開(kāi)展、基建工程的規(guī)劃與實(shí)施、計(jì)劃生育隊(duì)伍的建設(shè)與整訓(xùn)、計(jì)劃生育經(jīng)費(fèi)的管理、再生育人員調(diào)查、獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象的獎(jiǎng)金發(fā)放等都離不開(kāi)檔案，如果檔案資料不齊全，不準(zhǔn)確，就會(huì)影響以至延緩這些工作的正常開(kāi)展。特別是領(lǐng)受新任務(wù)，制訂新的工作計(jì)劃，或遇到新問(wèn)題，出現(xiàn)新情況，需要做出正確的決策時(shí)，檔案的參考和借鑒作用更不可缺少。檔案的信息作用越來(lái)越被人們所認(rèn)識(shí)，所重視。計(jì)生檔案是計(jì)生工作中一個(gè)不可缺少的重要組成部分，是其它工作所不能替代的，已成為計(jì)生部門(mén)管理工作中不可缺少的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

計(jì)生檔案也在創(chuàng)造價(jià)值和效益。計(jì)生檔案除直接記述和反映計(jì)生工作活動(dòng)外，還能創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因?yàn)闄n案工作人員每年都要為單位的各項(xiàng)工作提供大量的文件、資料、信息，為利用者避免了重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約了時(shí)間，間接產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

計(jì)生檔案是不可再生的寶貴財(cái)富。計(jì)生檔案真實(shí)地記錄了機(jī)關(guān)的行政管理、計(jì)生各項(xiàng)工作的全過(guò)程，凝聚著計(jì)生管理的成功經(jīng)驗(yàn)，是全體人員辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，它作為計(jì)生工作的重要組成部分，既具有現(xiàn)實(shí)作用也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)作用。因?yàn)橛?jì)生事業(yè)需要一代一代地繼承和發(fā)展，各項(xiàng)工作也要一代一代地往下傳。社會(huì)活動(dòng)不停止，檔案工作就不會(huì)停止。其它財(cái)富，損壞了可以補(bǔ)償，檔案損失了，卻無(wú)法彌補(bǔ)。因此，我們不僅享有利用前人積累的檔案財(cái)富的權(quán)力，更有繼續(xù)為后人積累和增加財(cái)富的義務(wù)，這是事業(yè)的需要，也是對(duì)歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

計(jì)生檔案工作的規(guī)范化

系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。計(jì)生檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分。要充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性，把檔案工作作為一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，能夠有效地保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。要做到上邊一根針，下邊千條線，線不斷，針不軟。作為“司令部”的人口和計(jì)劃生育檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，這是工作的針，人口計(jì)生局各科室具體承擔(dān)著計(jì)劃生育工作的各項(xiàng)任務(wù)，匯集著八面來(lái)風(fēng)，是“針眼”，是關(guān)鍵，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村基層各業(yè)務(wù)部門(mén)、科室建立專兼職結(jié)合的工作小組，責(zé)任到人，形成一根縱向線。同時(shí)，這些縱向線并非完全孤立，毫不相干，除對(duì)上負(fù)責(zé)外，還要相互影響，相互作用，相互監(jiān)督，相互制約。這個(gè)體系要橫到邊，縱到底，配合聯(lián)動(dòng)，形成網(wǎng)絡(luò)。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)既是計(jì)劃生育工作的基本體系，同時(shí)也是計(jì)劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系。另外，要定期對(duì)這些專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉檔案業(yè)務(wù)，經(jīng)考核合格后，發(fā)放上崗證。實(shí)踐證明，完整的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，過(guò)硬的工作隊(duì)伍和健全的基層網(wǎng)絡(luò)，是做好新形勢(shì)下計(jì)生檔案工作的重要基礎(chǔ)。

職責(zé)明確化。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

工作制度化。人口計(jì)生工作十分繁雜，區(qū)人口計(jì)生局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級(jí)計(jì)生辦以及各級(jí)計(jì)生服務(wù)站要經(jīng)常接觸為數(shù)眾多的相關(guān)生育人群。計(jì)劃生育的重要工作之一是進(jìn)行計(jì)生技術(shù)服務(wù)工作，任務(wù)是為社會(huì)提供計(jì)生技術(shù)服務(wù)。在這種情況下，就需要制定一套完整的制度來(lái)規(guī)范約束。根據(jù)多年工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這些制度應(yīng)包括以下五個(gè)方面。一是對(duì)專兼職檔案員實(shí)行月初評(píng)季考核年獎(jiǎng)懲制度。二是計(jì)生檔案收集、上報(bào)、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，要根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的統(tǒng)一要求，按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行操作。三是實(shí)行定期談話制度。專兼職檔案人員要定期與服務(wù)對(duì)象談話，取得工作主動(dòng)權(quán)。四是實(shí)行計(jì)劃生育項(xiàng)目檢查治療登記制度，為各級(jí)計(jì)生服務(wù)站以及醫(yī)院的B超室、X光室、手術(shù)室、婦產(chǎn)科等相關(guān)科室專門(mén)配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計(jì)起來(lái)。五是實(shí)行檔案收集整理專業(yè)時(shí)間制度，規(guī)定各科室下班前要收集歸檔當(dāng)日的資料，每月上報(bào)一次檔案材料。另外，還要制定一些輔助制度，依次保證上述各項(xiàng)制度的落實(shí)。只有嚴(yán)格有關(guān)規(guī)章制度，才能確保檔案完整安全。

管理科學(xué)化。計(jì)生辦檔案工作人員要定期對(duì)收集來(lái)的檔案材料進(jìn)行科學(xué)的歸檔整理。為保證工作質(zhì)量，達(dá)到檔案類目設(shè)置合理，組卷規(guī)范的目的。重點(diǎn)應(yīng)抓好五個(gè)環(huán)節(jié)。

一是合理設(shè)置類目體系。二是實(shí)行定期歸檔制度。三是實(shí)行計(jì)生檔案工作檢查制度。四是檔案工作人員要強(qiáng)化法制意識(shí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案保管、利用等有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的完整安全。五是認(rèn)真做好年度檔案收集整理和開(kāi)發(fā)利用工作。

總之，計(jì)生檔案的管理工作，如果實(shí)行散亂的管理方式，勢(shì)必造成不良的后果，給工作帶來(lái)被動(dòng)。實(shí)行“四化”管理方式，能夠有效地促進(jìn)工作的正常開(kāi)展，工作中可以循序漸進(jìn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以迅速排查，依次實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計(jì)劃生育工作做出積極的貢獻(xiàn)。

（作者單位：1.山東省鄆城縣南趙樓鄉(xiāng)計(jì)生辦；2.山東省鄆城縣張營(yíng)鎮(zhèn)計(jì)生辦）