教務管理與教學改革若干問題探討

高校工作以教學為中心，教學質量是高校生存與發展的關鍵，而高校教務管理工作直接影響到高校的教學秩序和教學質量，因此教務管理是高校管理工作中的關鍵之一。同時，教務管理的水平跟整個高校的教學改革也是密切相關的。隨著整個高校教學改革的不斷深入，教務管理的改革也必須要跟上，甚至要領先于其他方面的改革。只有管理水平上去了，才不至于束縛教師進行教學方法、教學理念以及教學手段的改革。

教務管理系統在我院的不斷深入應用，帶來了教學管理理念、模式、方式和手段的改革，為教學質量提高起到了關鍵作用。但是，在教務管理信息化進程中，仍然存在著執行力缺乏、部門協調不力、軟件與業務流程的相互適應、規章制度不完善、數據不準等問題，也正是這些問題制約著我院教務管理改革的發展進程。如何應用信息技術提高教務管理水平，比如教學管理模式從一級管理向校院二級管理模式過渡，是否由學時制轉變為學分制等一系列問題，為我院提高教學水平保駕護航，將是我們下一步教務管理研究的重大課題。

一、教學管理制度和模式

現如今，國內外各高校的管理模式大致分為兩種，一種是學年學時制，另一種是學年學分制。

學年學時制規定必須讀滿規定的學習時數和學年、且考試合格方能畢業。實行學年學時制的高等學校，學年和學時根據不同專業的培養目標各有不同的規定，既規定一定的修業年限，又規定一定的教學時數。每一學年的課程，包括必修課程和選修課程的門類和教學時數，都有嚴格的規定。優點是整齊劃一，便于管理，有利于保證一定的培養規格和質量。缺點是課程多，學生負擔重，統得過死，不利于因材施教，不利于調動學生的積極性和主動性。

另外，我院長期以來實行的是校級一級管理模式，也就是相當大的管理任務都落到了教務處，比如人才培養方案的制定，開課計劃的制定，排課、成績管理，教學質量監控等。這種狀況一方面造成了教務處工作壓力大，責任大，甚至漸漸被動地站在了教師的對立面；另一方面各系部中心在教學管理上自主權相對較小，養成了拖沓懶散的工作作風，對于應該自己把關的環節，睜一只眼閉一只眼，把責任都推給教務處，自己站在教師和學生一邊，只考慮局部利益，而不是為了整個學院。如此發展下去，教務處與各系部中心的矛盾就會激化。

教務管理系統的另一大好處就是管理權限逐級分配，管理權限還可以限定管理范圍，比如教學秘書的權限可設置為系部級別，管理范圍設定為某個系部，這個就為實行二級管理打下了基礎。比如排課，就可以分開進行，由教務處制定開課計劃，統籌安排排課進程，各系部中心安排本部門的開出的課程以及教師的教學任務；甚至于考試安排，以后也可由系部安排部分考試課程，比如專業必修課。這樣各系部有了比較大的管理自主權，也就會增強他們的責任感，提高各系部管理者以及廣大教師和學生的積極性、主動性和創造性。

二、部門協調工作

教務管理系統的應用帶給我們的另一個問題是部門之間協調工作的問題。當然部門協調問題在教務管理系統應用之前也存在，但信息時代的管理方式給我們提出了新的問題。

（一）教務處各科室的協調工作

教務管理是教務處的本職工作，所以提到部門協調，必須首先要在教務處內部各科室之間協調統一。我院教務處的部門有教研科、行政科、考務中心、教材科共4個部門。教研科負責人才培養方案制定、課程管理，行政科負責開課計劃制定、選課、教學質量監考和成績管理，考務中心負責考試安排、緩考、補考管理，這些業務基本涵蓋了整個教務管理的流程。教研科制定完人才培養方案之后，要把所有的課程進行編碼，然后錄入到教務管理系統中，作為每門課程的唯一識別標志，按專業制定人才培養方案；接下來的工作就屬于行政科的工作，先是生成開課計劃，然后參照選課結果，把教學任務下發到各系部，組織各系部排課；學期結束，由考務中心安排考試，辦理緩考；接下來工作流程又回到行政科，組織教師上傳課程成績，根據成績生成不及格名單供下學期開始補考及學生畢業的學位資格審核使用。整個流程既相互獨立又相互制約、相互依存、相互交融。信息化的管理手段，簡化了原來手工管理的部分業務流程，縮短了工作時間，提高了工作效率。

（二）教務處與其他部門之間的協調

1.教務處與學生處。教務處與學生處是整個學校教學管理的兩個核心部門，二者的協調工作對整個學院的教學管理質量的影響是決定性的。學生處負責管理學生，教務處首先要從學生處拷取新生的入學信息，然后上傳到教務管理系統，這樣才能對學生的選課以及成績做好數據準備。另外還需要及時從學生處獲取關于學生異常情況的信息，比如轉專業、退學、休學、留降級名單等等，以便在教務管理系統中對學生的相關屬性進行處理，保證基礎數據的即時正確性。而學生處則需要從教務處獲取相關學生的成績信息，以及考試作弊情況。現在已經給學生處相關管理人員建立了教務管理賬號，供他們查詢學生成績使用。對于如何保證教務管理系統數據的即時正確性，還需要跟學生處溝通協調，可以嘗試把學籍管理的權限給學生處，由他們對學生異常情況做處理。

2.教務處與各系部中心。教務處行政科下發教學任務后，由各系部中心根據課程需要安排任課教師，安排授課時間和地點，組織學生選課，負責教務管理通知的上傳和下達。教務處與各系部中心的協調，關鍵在于管理權限的集權和分權上，這屬于一級管理與二級管理的教學管理模式范疇，這在前面已有探討，不再累述。

3.教務處與招生就業指導處。教務處與招生就業指導處的業務交叉，仍然是存在于學生管理上。學生是教務管理系統的主要管理對象之一，學生信息的來源首先要來自于學校的招生部門。我院現在使用的教務管理系統包含有新生管理模塊，現在的運行模式是每年新生入學后，由教務處相關管理人員從學生處考取學生名單，然后在新生入學模塊進行信息錄入，而教務處是沒有學籍管理崗位設置的，此項業務只能有成績管理員代管，況且此項業務流程也不符合邏輯。

4.教務處與財務處。教務處與財務處在教學管理上的業務交叉，主要存在于學生的學費繳納情況上，比如學生未及時繳納學費，應當如何對學生加以限制。由于我院學籍管理屬于學生處，一般的業務流程是學生繳費之后，把繳費名單轉給學生處學籍管理科，未繳納學費的學生該學年不予注冊，未注冊的學生不能參加選課，教師在上傳期末考試的成績中，將看不到該學生的信息，無法上傳該生的成績。這樣就會對學生的學費繳納進行限制。我院現在使用的教務管理系統，期中就包括有學籍管理模塊，可考慮把學籍注冊的權限交由財務處，只有按時繳納學費的學生才能給予注冊。

教務處作為教務管理系統的使用者和管理者，不僅要解決這些獨立環節的事務問題，而且還要將過程中的所有環節銜接起來，使得上一個環節的事務處理結果能自動流轉到下一環節以便利用或處理，還需承擔者系統后期建設與數據維護與挖掘，部門的平級部門很難推動流程優化與持續改進，造成系統建設中多部門協調的困難，降低了信息化建設的執行力。在教務管理系統應用過程中，發現了這些需要協調的問題，但如何解決這些問題，還需要高層管理者酌情考慮。

三、軟件與流程的相互適應

教務管理系統不是單獨為某一個學校制定的，而是基于某些高校比較成熟的管理模式、管理體制和工作流程參考設計而成。我院使用的是清華大學研制的“清華教育在線THEOL綜合教務管理系統”，在全國已服務幾十所院校，運用了現代化管理理念，技術先進， 可以很好的實現我院的教務管理需要。但是由于我院的警察院校特色，對學生實行半軍事化管理，還有種種歷史特殊原因，教務管理系統的業務流程并不是都適用于我院的管理體制。這就存在著一個軟件功能務流程相適應的問題。比如排課，我院原有的手工排課肯定是落后的，后來用系統進行排課，就是教務管理系統對排課流程的完美改造。再比如選課，我院規定學生不能跨專業跨年級選課，只能在班級內部選課，這樣就不能實現網上學生自由選課，系統的相應功能就不能實現，只能仍然沿用使用紙質的選修課登記表，按班進行選課，在選課結果出來之后，再對開課計劃中的選修課程部分進行篩選，把未開出的課程去掉，這就只能是教務管理系統向選課流程妥協。再比如考試管理，我院原來的流程是手工安排考試，教務管理系統也可以實現考試安排功能，但是在編排考場的時候，每個考場內的學生的學號是隨機抽取的，當然這也可以防止學生事先就知道跟誰挨著，可以作弊。隨機抽取學生的系統功能不符合我院期末考試安排的慣例，學生再找取考場和座位號的也會變得混亂，因此應我院要求，清華大學研發了按照學號順序安排考場的功能。

在其他業務方面，也存在軟件與流程相互適應的情況，具體應該是功能適應流程還是流程適應功能，不可一概而論，而是要根據學校的發展定位以及學校自身情況再行商討。所以在選取軟件的時候，一定要選取后期服務良好，生存能力強的開發單位。

四、教學管理規章制度

教學管理的信息化就是教學改革的一部分，教學管理的信息化建設需要科學化、系統化的指導思想，更需要科學化、系統化思想指導下的完整的教學管理規章制度。而且隨著教學管理信息化的進程，教學管理規章制度也應該隨之更新，以滿足新技術、新理念的需要。

首先是要建立完善相應的教學管理規章制度。比如課程編碼，原來手工管理階段，由于存在很多課程名稱相同的情況，但開設的專業，學時分配、考試性質上有區別，而且課程歸口也不清楚，各院系之間搶課的現象時有發生，而且無法認定孰對孰錯。這就會造成混淆，在排課、選課、考試、成績管理的后續環節就容易出錯，必須要建立相應的管理規章制度和業務規則。

其次，要嚴格遵守管理規章制度和業務規則。教務管理系統的各級別管理員以及各部門的領導，要嚴格遵守管理規章制度和業務規則，保證教務管理系統的順暢運行。必須強化教學管理人員計算機領域和流程管理理論相關知識的學習，增強數據操作風險識別能力和責任心，全面提高自身的信息素養和流程管理理念，自覺遵守業務規則，避免隨意性、盲目性人為錯誤的發生。

教務管理改革不是教務處一個部門的事情，而是需要學院領導的大力支持和其他部門的通力合作。適應學院的發展形勢，完善相應的教學管理規章制度并嚴格執行，協調各部門緊密合作，業務流程改革和軟件功能開發并重，提高教學管理人員業務水平，提高教學管理質量、管理效率，減少教學管理人員的勞動強度，增強管理深度，不斷推進教學管理系統的應用和教務管理改革，這樣才能推進學院更好更快的發展。但在教學管理制度、管理模式以及教學管理規章制度建設等方面都還需要進一步探討。

基金項目：中央司法警官學院院級科研項目（項目編號：XY201126），項目主持人：段慶，項目組人員名單：段慶、邱嶸、王子賢、王妤、杜婉音、王謙、趙晶。