“一張紙管理”方法在農村學校管理中的應用

美國泰納(O.C.Tanner)公司的高級管理者克拉克A.坎貝爾先生所提倡的“一張紙管理”在企業管理中得到普遍認同和推廣。所謂“一張紙管理”方法，是指在企業中，項目管理者在一張紙文件上用統一的準則設計好項目管理者要做什么和怎樣做的計劃和想法，進而進行項目管理。這一張紙文件是項目管理者不可多得的一份工具，對于項目管理者而言，設計這一張文件需要做出必要的思考過程；對于企業上層管理者而言，可以及時地了解項目形勢與進展。

一、學校“一張紙管理”應用緣由

“一張紙管理”方法能否在學校管理中，特別是農村學校管理中得以應用與推廣呢?我們首先來分析一下農村學校管理中普遍存在的一些薄弱環節。

1 學校工作計劃管理中往往存在“制訂”與“執行”兩張皮現象

學校工作計劃管理對學校而言非常重要。學校管理就是對學校各處室部門工作計劃的“制訂——執行——監督——評價”的循環運轉。在這個循環運轉過程中，學校管理對各處室部門工作計劃的“執行、監督”環節是比較薄弱的。特別是農村學校，學校行政管理者對工作計劃的執行更是忽視。學校行政管理者對各處室工作計劃的制訂是一回事，根據上級部門的文件精神和任務要求，結合學校的發展規劃，經過了一番思考，制訂好的計劃是比較全面的，也是符合校情的，還具有可操作性。往往在執行落實工作計劃時又是另一回事。開學初制訂好的工作計劃，往往到了第三周就把工作計劃束之高閣。在接下來的學校各處室部門管理工作中，各處室部門的主要負責人的主要職責就是完成一個又一個上級部門布置的任務。或者，在管理工作中突然有了一個新想法，不管這個新的想法與以往的工作是沖突矛盾的，還是一種延續創新，就開始在自己的工作中進行實施，教師就開始抱怨，學校領導一天一個想法，腦袋轉彎都來不及。到了期末工作總結時，學校行政管理者都感覺到很累，事情很多。當再次拿起期初制訂的工作計劃對照時，發現一學期來，實實在在的工作做的真是很少。于是，我們發現這時的學校管理工作都是在做事務性工作，學校的管理方法始終在低層次循環，對于真正在做學校自主發展的工作很少，這樣很難推動學校各項工作發展。

2 學校中層干部行政管理工作績效考核依據往往比較籠統含糊

現在，學校管理中實施教師績效工資考核，對于學校中層干部的評價考核也是其中的一項重要內容。當一學期結束時，對于學校中層干部的工作績效考核，雖然需要中層干部述職報告，需要全體教職工的民主評議，但是教師之間礙于人情面子，對于中層干部工作績效考核結果有時也難以達到激勵促進和表彰先進的目的。會說話的，在教師中間人緣好一點的中層干部，即使事情少做一點，可能會得到教師更多的寬容。那些埋頭苦干，事情干得多，但處事又比較低調的中層干部，在工作績效考核中往往會吃虧一點。那么，能否有一個載體，讓每個中層干部所做的一件件具體工作都有個記載，在績效考核時，有依據可循，哪個中層干部多做事，做好事給高分，哪個中層干部事情少做一點的少給一點考核分數。這樣，可以在中層干部中形成多做事，做好事的氛圍。

3 學校促進中層干部提高行政管理自我反思能力缺少載體

對于學校中層干部管理者自身而言，也需要一種載體去督促執行開學初制訂的工作計劃。需要讓中層干部管理者能夠及時地看到自己的工作有沒有按照工作計劃展開工作的，在這一周內，甚至是一學期內能夠看到自己做了哪些事情。每一周結束時能夠及時看到自己所做的工作有沒有及時完成，完成的情況如何，對每周的工作進行及時的小結反饋。這對于提高學校中層干部管理者自我反思和自身管理能力非常重要。

基于上述原因，在學校管理中想到了企業管理中“一張紙管理”方法的應用。經過半年來的實踐應用，“一張紙管理”方法改變了學校中層干部的管理工作習慣，取得了初步成效。

二、學校“一張紙管理”內容設計

應用“一張紙管理”，緣于督促學校中層干部管理者執行落實工作計劃，促進對工作的反思，提高管理者自身的管理能力，為中層干部工作績效考核提供依據。因此，“一張紙管理”在一張A4文件紙的正面，內容設計如下(表1)。

一張A4文件紙的正面設計了三部分內容：

第一部分是上一周已經完成的學校工作安排表。主要用于中層干部對照小結上一周所完成的工作，以及對本周工作安排的一個延續。

第二部分是學校各處室部門學期初制訂的本周工作行事歷。在此提供本周行事歷，督促行政管理者執行落實好學期初制訂的工作計劃。

第三部分是學校本周工作安排。這是主要內容，要求行政管理者安排本周工作內容時，要考慮上周工作完成情況，以及執行落實本周的工作計劃。

“一張紙管理”在這張A4文件紙的反面，內容設計如下(表2)。

這張A4文件紙的反面設計了兩部分內容：

第一部分是各行政管理者對上一周自己主持的工作完成情況的自查與小結。在這部分里，各行政管理者需要寫明各項工作完成的效果說明，以及這項工作是屬于“計劃內”還是“計劃外”。“計劃內”與“計劃外”是指這項工作是學期初已經計劃的工作還是在學期初計劃之外的工作。對所完成的工作進行“計劃內”與“計劃外”的區分，目的是提醒行政管理者要重視對學期初工作計劃的執行與落實。

第二部分是校長或書記對該行政管理者上一周內完成的工作情況做一個總體的評價。校長主要評價辦公室、教務處、安保處等處室的行政管理者的工作完成情況；書記主要評價工會、政教處、團委等處室部門的行政管理者的對一周內所安排的工作完成情況。

三、學校“一張紙管理”實施策略

在行政會議上，組織全體學校行政人員學習什么是“一張紙管理”辦法，以及“一張紙管理”操作程序。經過討論，統一思想，充分認識“一張紙管理”辦法在學校管理中應用的意義與目的。

1 提供一張統一的A4文件紙格式

每周召開行政人員會議之前，由辦公室向每位行政人員分發人手一張A4文件紙。這張A4文件紙的正反面分別印制著統一的格式內容(見上述表1和表2)，正面是由上周已經安排好的工作安排表、本周的學期初制訂的工作計劃行事歷，以及本周空白的工作安排表三部分組成。反面印制的是由需要行政管理者填寫的上周工作完成情況小結和校長(或書記)的總體評價表兩部分組成。

2 行政人員在“一張紙”上既要總結上周工作完成成效，還要安排本周工作行事歷

首先，每個行政人員對上一周安排的每項工作完成效果進行總結。并且要簡要記下每項工作完成進展情況，或者所安排的工作沒有完成存在的原因說明。然后，再安排本周的工作行事歷。在安排本周的工作行事歷時，需要考慮三方面的內容。第一，上周未完成的工作是否需要在本周內要繼續完成；第二，本周工作行事歷的安排主要要按照開學初已經制訂的計劃行事歷來執行落實，或者哪些工作計劃需要調整；第三，還要結合上級部門布置的近期工作重點和近段時間出現的重點問題來安排本周工作行事歷。

3 圍繞“一張紙”召開周前行政會議

每位行政人員有了會前對上周工作完成情況的總結，以及對本周工作行事歷的安排進行了比較全面的考慮，每次的周前行政會議就會既省時又有效。召開行政會議時，我們要求各位行政人員圍繞這“一張紙”來展開。首先，由各位行政人員總結上周工作完成情況，接著，匯報本周工作安排，然后，提出需要行政會議討論通過的工作安排。在每個行政人員匯報完工作安排之后，再來統籌協調各處室各項工作在時間上的安排，避免各項工作開展在時間安排上的沖突，或在時間上出現過于集中。最后，由校長或書記點評各個行政人員上周工作完成情況存在的優點與不足，對本周的工作開展提出建議與意見。

4 “一張紙管理”評價

能否真正發揮“一張紙管理”的效果，不但需要各位行政人員的主動參與意識，還需要一定的機制促進他們用好“一張紙管理”。因此，在“一張紙”的反面設計了校長或書記的總體評價欄目。當每位行政人員完成對上一周工作情況總結之后，再由校長或書記對這位行政人員對上周安排的工作完成情況做一個總體評價。這個總體評價的目的至少有三個：第一，校長或書記能夠及時了解把握學校各項工作開展完成情況；第二，能夠及時督促行政人員執行落實工作計劃，做到學校管理工作要有計劃性，不能腳踩西瓜皮——踩到哪里算哪里；第三，還能夠表揚先進，鞭策后進，能夠及時肯定工作扎實、富有創新的行政人員，同時也能提醒個別工作不求上進的行政人員改掉不良的工作習慣。

5 “一張紙管理”考核

學校為每位行政人員建立周工作行事歷檔案，就像是建立了一個個行政人員學校管理工作成長檔案袋。每個學期結束之后，我們也要曬曬每個人的成長檔案袋。從看到一疊疊的周工作行事歷材料中，每位行政人員都會有一種工作成就感。原來，一學期以來，我們每個人都做了這么多的工作，這些工作有完成非常出色的，有完成比較困難的工作。學校就依據這些材料來考核每位行政人員管理工作的績效考核。行政人員崗位職責績效考核指標(見表3)。

首先，考核處室部門的工作成效。對照開學初制訂的處室工作計劃，學期結束之后，每周的工作計劃行事歷逐條查找，是否真正落實，完成率多少。這樣，可以促進各處室內成員之間在工作上雖分工但不分家，需要團結協作，合力完成本處室工作計劃。

其次，考核行政人員個人的工作成效。通過查找一張張每周工作行事歷安排，能夠清晰客觀地反映每個行政人員個人在一個學期內做了多少工作，每項工作完成得成效如何。此項指標考核，促進行政人員在做工作安排時要做到職責分明，責任到人。

四、學校“一張紙管理”初步成效

經過將近一學年的實踐應用，“一張紙管理”在學校管理中取得了如下一些初步成效。

1 提高了行政人員執行工作計劃的自覺性

學校各處室的學期工作計劃的制訂得到了重視。開學初，各行政人員對本職工作的計劃認真考慮，思考工作計劃的可操作性。工作過程中，我們要對工作計劃的執行和落實進行管理與調控。如果工作計劃沒有可操作性，行政人員的管理工作就會顯得隨意、被動。現在，行政人員安排本周的工作行事歷時，都能自覺地對照工作計劃中的行事歷安排，如何難以實施，也能加以說明調整。上學期，學校工作計劃的行事歷完成率達96％。本學期，行政人員落實工作計劃已經成了自覺行為。

2 提高了行政人員自我反思能力和行政執行能力

每次安排本周工作行事歷時，行政人員都要對上一周的工作成效進行小結。在小結過程中，學會了分析管理工作中的得與失、喜與憂，學會了對學校管理工作的自我反思。如果上一周沒有完成的工作，都會安排在本周繼續落實。并且在校長或書記的點評中，督促行政人員履行好自己的本職工作，提高行政人員履行本職工作的效率。

3 增強了行政人員工作積極性

學期結束時，行政人員面對一疊疊周工作行事歷，都有一種成就感，大家都會感到自己在一學期中做了這么多實實在在的事情。這一疊疊周工作行事歷就是每位行政人員學校管理工作的成長檔案。有了這些工作檔案，行政人員崗位工作績效考核就有了客觀依據，多做事多給分，少做事少給分。同時，在考核過程中，行政人員個人工作成效與本處室工作成效進行捆綁，提高了本處室內成員之間分工不分家，團結協作的精神。

“說到的要寫到，寫到的要做到”，這是“一張紙管理”方法的精髓。因此，“一張紙管理”方法的應用不只僅局限于學校工作計劃的管理，學校管理工作其他領域同樣也可以推廣“一張紙管理”方法，這有待于將來的實踐與研究。