檔案信息資源傳播者控制角色分析

摘 要：檔案信息資源傳播者是施控角色和受控角色的統(tǒng)一體。施控角色表現(xiàn)在檔案部門對(duì)于檔案信息資源質(zhì)量的三次把關(guān)、傳播媒介和傳播范圍的控制。受控角色體現(xiàn)在檔案部門的傳播活動(dòng)要受到政治控制、經(jīng)濟(jì)控制以及自身控制的制約。通過分析傳播者的控制角色，達(dá)到彌補(bǔ)現(xiàn)有檔案信息資源傳播理論研究不足，重視檔案部門在傳播活動(dòng)中起到的主動(dòng)控制、計(jì)劃控制、規(guī)模控制的作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；傳播者；控制角色

Abstract：Archival information resources disseminators play both the controlling roles and the controlled roles. The controlling roles are reflected by ensuring the quality of archival information resources at three levels and controlling the media and communication range. The controlled roles are that the communication activity of archival department is limited by politic and economic control as well as self-control. So this paper is aimed to make up the shortage of current theory about archival information and attach importance to the role of archival department in the communication activity.

Keywords： Archival information;The disseminators;Controlling roles

近年來，隨著傳播學(xué)研究的炙手可熱，“傳播學(xué)正成為檔案學(xué)借鑒的一門重要的理論和方法”[1]。而 2012年6月在巴西里約熱內(nèi)盧舉辦的第17屆國(guó)際檔案學(xué)大會(huì)的主題是“保護(hù)、利用、傳播：21世紀(jì)檔案機(jī)構(gòu)所面臨的挑戰(zhàn)”，也表明，傳播學(xué)作為檔案學(xué)研究發(fā)展的新思維、檔案開放的新姿態(tài)已得到國(guó)際檔案學(xué)者的廣泛關(guān)注。本文從傳播學(xué)的理念出發(fā)，借用傳播學(xué)的控制理論分析檔案信息資源傳播過程中傳播者的控制角色。

“檔案信息資源傳播，是指檔案信息資源憑借一定的載體，經(jīng)過信息通道最終到達(dá)檔案信息資源受眾，并向檔案信息源進(jìn)行信息反饋的整個(gè)信息資源傳遞過程。”[2]檔案信息資源的傳播者是集中保管檔案的機(jī)構(gòu)、集體甚至是個(gè)人，最主要的是檔案館，所以，本文的傳播者專指檔案館。傳播學(xué)中傳播者的控制理論體現(xiàn)在：其一，傳播者對(duì)于信息流通進(jìn)行的干預(yù)和影響、左右和操縱，稱為“施控角色”；其二，傳播者要受到時(shí)代和社會(huì)的制約，稱為“受控角色”。在檔案信息資源傳播中，檔案館同樣扮演這兩種相互制約的角色。

1 檔案信息資源傳播者的施控角色

1.1 對(duì)于檔案信息資源質(zhì)量的控制。廣義的檔案信息資源是檔案信息要素、人員要素、技術(shù)要素以及其他檔案信息活動(dòng)要素的系統(tǒng)集合，傳播者對(duì)于這個(gè)龐大集合的控制作用主要體現(xiàn)在三個(gè)層次上的把關(guān)：

第一次把關(guān)，體現(xiàn)在檔案館對(duì)于立檔單位檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)與控制。檔案館幫助立檔單位建立健全歸檔制度，推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，初次把關(guān)檔案信息質(zhì)量。在內(nèi)容質(zhì)量上，要求形成人員本著“實(shí)事求是”的原則填寫檔案信息，防止出現(xiàn)內(nèi)容和事實(shí)不一致的現(xiàn)象，保證檔案信息的可信性；檔案人員懷著嚴(yán)肅的工作態(tài)度投入檔案工作中，防止因?yàn)橹饔^疏忽導(dǎo)致信息內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確。同時(shí)，樹立完整歸檔的理念，將處于同一管理活動(dòng)的形成于不同環(huán)節(jié)的檔案信息集中收集，以反映管理活動(dòng)的全過程保證檔案信息的集成性。在檔案載體質(zhì)量上，要求文書人員嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使用利于檔案長(zhǎng)期保存的紙張而不能貪圖便宜購(gòu)買不符合規(guī)定的紙張。按照電子文件歸檔與管理辦法，采用適宜電子文件長(zhǎng)期保存的載體，如只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。同時(shí)，根據(jù)聲像檔案管理辦法，做好聲像檔案的載體保護(hù)工作。

第二次把關(guān)。體現(xiàn)在檔案館收集、整理、鑒定、保管和提供利用等一系列工作環(huán)節(jié)中。具體表現(xiàn)是：檔案館在收集檔案時(shí)控制檔案、資料的數(shù)量和比例，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件防止信息遺漏、著錄出錯(cuò)、檔案信息不清晰、不易識(shí)別等問題的出現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)后及時(shí)改正。根據(jù)保管期限表鑒定檔案的價(jià)值，及時(shí)將失去價(jià)值的檔案剔除出去。同時(shí)，檔案館負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的有序整理工作，以便在利用者提出查檔要求后能夠快速查到檔案，提供“你來我查”“被動(dòng)型”利用服務(wù)。在日常的保管工作中，做好“八防”工作，保護(hù)檔案載體的安全，定期檢查磁帶、光盤、照片等聲像載體，以便在問題出現(xiàn)端倪之前將信息及時(shí)轉(zhuǎn)移到新的載體上。現(xiàn)在，電子文件的管理也提上日程，檔案信息資源二次把關(guān)的重要性更加明顯，檔案館承擔(dān)著電子文件進(jìn)館后維護(hù)其準(zhǔn)確性、真實(shí)性、可讀性、完整性的任務(wù)。

第三次把關(guān)，體現(xiàn)在檔案館發(fā)揮積極主動(dòng)性，規(guī)模控制檔案信息資源的傳播。針對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)或突出的利用需求，檔案館挑選出能夠傳播并且具有傳播價(jià)值的檔案信息資源，對(duì)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行加工處理，進(jìn)而通過報(bào)紙、圖書、電視、廣播等各種媒介傳播出去。一方面，展示館藏特色，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的利用需求；另一方面，傳播文化知識(shí)，引領(lǐng)社會(huì)輿論潮流。是一個(gè)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)在信息時(shí)代應(yīng)有的姿態(tài)表示，也是檔案館主動(dòng)控制、規(guī)模控制、積極控制角色的集中表現(xiàn)。例如，山東省檔案館開展的“知青”檔案信息資源的傳播活動(dòng)。2008年，正值“知識(shí)青年”大規(guī)模“上山下鄉(xiāng)”40周年之際。山東省檔案館敏銳抓住傳播獨(dú)特視角，啟動(dòng)“山東知青史研究”項(xiàng)目，開展“知青”檔案的征集工作。利用館藏檔案史料以及征集來的照片、日記、“知青”的口述材料等，撰寫了《山東知識(shí)青年“上山下鄉(xiāng)”概述》、《山東知識(shí)青年“上山下鄉(xiāng)”大事記》，編纂出版了《山東“知青”檔案資料匯編》、《青春印象——山東“知青”圖片檔案》、《懷望遙遠(yuǎn)的青春——山東“知青”檔案實(shí)述》。同時(shí)，舉辦了大型展覽“山東‘知青’檔案史料展”，利用檔案館新館建成的契機(jī)，邀請(qǐng)了檔案部門一些權(quán)威人士參加，在報(bào)紙、電視和網(wǎng)絡(luò)上廣泛傳播。引得濟(jì)南市民、一批專家學(xué)者慕名而來，收到了很好的傳播效果。當(dāng)年健在的“知青”看到以前勞動(dòng)、休息、娛樂的記錄，唏噓不已，在現(xiàn)場(chǎng)情不自禁地給參觀者當(dāng)起了講解員，以檔案信息形成者的身份直接參與了檔案信息資源傳播，引起大家對(duì)那段非凡歲月的回憶和思考，達(dá)到感情上的共鳴。

1.2 對(duì)于傳播媒介和傳播范圍的控制。目前，檔案信息資源傳播媒介主要有“語言媒介”、“文字媒介”（包括檔案原件和印刷媒介）、“聲像媒介”（照片、廣播和電視）和“新媒介”（互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)等）”[3]四種類型。語言媒介具有直接交流、保存時(shí)間短的特點(diǎn)；文字媒介具有信息密度大、排列系統(tǒng)性、能夠重復(fù)閱讀的特點(diǎn)；聲像媒介具有連續(xù)播放、融視覺和聽覺于一體、接受信息相對(duì)容易的特點(diǎn)；新媒介具有信息儲(chǔ)存量大、傳播速度快、傳受雙方能夠互動(dòng)交流的特點(diǎn)。每一種傳播媒介都有相對(duì)傳播優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，檔案館要根據(jù)傳播的檔案信息資源內(nèi)容類型、受眾情況，立足本館實(shí)力以及所想達(dá)到的傳播效果，選擇傳播媒介，制定具體傳播策略。

規(guī)模小的檔案館，館藏少、人員配備少、經(jīng)費(fèi)少。此類檔案館要發(fā)揮館藏少易于挖掘，管理體制機(jī)動(dòng)靈活的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)將特色館藏、新進(jìn)檔案、館內(nèi)動(dòng)態(tài)等利用博客、微博等網(wǎng)絡(luò)工具瞬時(shí)傳播，實(shí)現(xiàn)在線交流和廣泛快速傳播，由此，培養(yǎng)一批具有固定檔案信息需求的長(zhǎng)期用戶。比如，從事研究的學(xué)者，或者在工作中求助檔案的實(shí)踐工作者。甚至由于管轄范圍小，檔案館在贏得公民的信任后，有時(shí)，口口相傳也能達(dá)到意想不到的傳播效果。

至于館藏豐富、實(shí)力大的檔案館也要合理搭配傳播媒介的使用，有選擇地突出一兩種媒介的傳播功能。做到傳播有點(diǎn)有面，檔案信息傳播有層次、有重點(diǎn)，才可能獲得最佳的傳播效果。如果不顧實(shí)際情況同時(shí)運(yùn)用各種傳播媒介，受眾可能會(huì)目不暇接不能專心于信息的吸收上，造成檔案館經(jīng)費(fèi)和傳播媒介的浪費(fèi)。

此外，檔案館還要控制信息的傳播范圍。由于檔案的機(jī)密性、內(nèi)向性，在一定時(shí)期和一定程度上，檔案信息資源只能流向特定的人群。所以，檔案館編的某些材料只能在內(nèi)部發(fā)行，檔案形成單位的檔案信息資源只能在形成者的內(nèi)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)傳播和共享。

2 檔案信息資源傳播者的受控角色

傳播者在社會(huì)環(huán)境下生存和發(fā)展，所以，它的傳播活動(dòng)必然受到社會(huì)環(huán)境和自身的制約，具體而言，傳播者受控主要表現(xiàn)在：

2.1 政治控制。我國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行集中型的管理體制。檔案館是黨和政府的機(jī)構(gòu)，由黨和政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。檔案館傳播活動(dòng)受到的政治控制有：首先，通過法律、行政規(guī)章控制檔案信息資源的傳播。我國(guó)形成了以《檔案法》為核心及見諸《民法》、《刑法》等條文的檔案法律體系。對(duì)檔案的接收和征集、整理和保管、提供利用和公布檔案等各個(gè)環(huán)節(jié)都有明確法律規(guī)定。例如，《檔案法》第十條“國(guó)家規(guī)定不準(zhǔn)歸檔的材料，禁止擅自歸檔”就是對(duì)接收和征集工作的制約。同時(shí)，各級(jí)人民政府部門制定具體的規(guī)章制度保障檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。例如，檔案館的建設(shè)要符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，檔案工作的開展要遵守《檔案館工作通則》等。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給檔案工作帶來的新變化，又陸續(xù)出臺(tái)相關(guān)的法律和行政規(guī)章。檔案館在網(wǎng)上傳播信息要遵守《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》、《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》；《政府信息公開條例》則要求檔案館進(jìn)一步開放檔案信息資源；新修訂的《著作權(quán)法》中保障了檔案館的網(wǎng)絡(luò)信息傳播權(quán)；《CAD電子文件歸檔與光盤存儲(chǔ)辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是電子文件管理領(lǐng)域的規(guī)章制度。其次，行政上偏重某一方面信息資源的傳播。政府為了配合一定時(shí)期內(nèi)發(fā)展動(dòng)態(tài)和社會(huì)形勢(shì)，以及輿論引導(dǎo)的需要，會(huì)突出某一檔案信息資源的傳播。例如，為紀(jì)念“改革開放”30周年，各地檔案局紛紛開展“改革開放”以來各種政策性、法律法規(guī)性匯編，有關(guān)勞動(dòng)就業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、社會(huì)保險(xiǎn)等民計(jì)民生方面，反映“改革開放”成績(jī)、地區(qū)著名人物及其他方面的檔案征集活動(dòng)。將整理加工好的檔案資料通過各種方式進(jìn)行傳播，以真實(shí)反映“改革開放”的歷程。最后，控制檔案館內(nèi)人員的任職。檔案館是科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其工作人員列入國(guó)家事業(yè)編制。人員定制、升遷和安置要遵守政府的規(guī)章條例。例如，編制人數(shù)應(yīng)按照《地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，隨著館藏檔案數(shù)量的增減而相應(yīng)增減。

2.2 經(jīng)濟(jì)控制。經(jīng)濟(jì)控制主要體現(xiàn)在對(duì)于檔案館經(jīng)費(fèi)的控制上。其一，一定時(shí)期內(nèi)檔案館的經(jīng)費(fèi)基本上是固定的。檔案館的經(jīng)費(fèi)來源“主要有財(cái)政撥款、計(jì)劃投資、創(chuàng)收、接受捐贈(zèng)等四個(gè)方面”[4]。一般情況下，經(jīng)費(fèi)主要來自財(cái)政撥款。計(jì)劃投資、創(chuàng)收、接受捐贈(zèng)等則是檔案館經(jīng)費(fèi)的補(bǔ)充（城建檔案館其他渠道補(bǔ)充的經(jīng)費(fèi)可能比較多）。而國(guó)家的財(cái)政撥款是根據(jù)館藏檔案的卷數(shù)來定，所以，一定時(shí)期內(nèi)，檔案館的經(jīng)費(fèi)是一定的。在經(jīng)費(fèi)定量的前提下，檔案信息資源傳播要素投入就存在經(jīng)濟(jì)矛盾。如果在傳播媒介、受眾需求和傳播效果上投入過多，必然會(huì)影響檔案信息資源質(zhì)量的經(jīng)費(fèi)補(bǔ)給。如果將館內(nèi)人力、財(cái)力重點(diǎn)放在檔案信息資源質(zhì)量上，又必然會(huì)削減檔案館主動(dòng)傳播、廣泛宣傳的經(jīng)費(fèi)。二是存在級(jí)別不同，檔案館經(jīng)費(fèi)也有差異的現(xiàn)象。根據(jù)2008年蕪湖市檔案局的統(tǒng)計(jì)，市檔案局經(jīng)費(fèi)60萬元，市各縣（區(qū)）檔案局經(jīng)費(fèi)總額為61萬元，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館經(jīng)費(fèi)總額16.4萬元，市檔案館無經(jīng)費(fèi)。級(jí)別決定檔案館的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，檔案信息資源傳播的一系列過程都是經(jīng)濟(jì)作為后盾支持，經(jīng)費(fèi)的差異必然會(huì)影響檔案?jìng)鞑バЧ拇笮　Ｒ蚨骷?jí)檔案館傳播活動(dòng)的規(guī)模、所想要達(dá)到的認(rèn)知度必然要受到經(jīng)費(fèi)的制約。

2.3 自我控制。政治控制和經(jīng)濟(jì)控制都是外部因素對(duì)于傳播者的制約，自我控制則是傳播者對(duì)自身主動(dòng)施加的約束。檔案信息資源傳播者的自我控制包括檔案館的形象控制和檔案人員對(duì)于自身素質(zhì)的控制。

傳播效果與檔案館的社會(huì)形象有很大關(guān)系，具有權(quán)威性和公信力的檔案館傳播的信息更容易為受眾接受認(rèn)可。所以，檔案館要全面貫徹“數(shù)量充分，質(zhì)量?jī)?yōu)化，成分充實(shí)，結(jié)構(gòu)合理”的館藏標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案信息資源的建設(shè)開發(fā)，達(dá)到傳播內(nèi)容真實(shí)可靠、齊全完整。同時(shí)，摒棄“重收藏輕開發(fā)”、“重保管輕利用”、“重保密輕開放”、“重安逸輕競(jìng)爭(zhēng)”等傳統(tǒng)觀念，以“服務(wù)大眾”的觀念開放檔案，改變過去“封閉”、“刻板”的形象。并且，檔案館要合理制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，不顧實(shí)際情況亂開價(jià)，會(huì)給利用者造成“唯利是圖”的印象，對(duì)檔案利用有所戒備。檔案人員作為檔案信息資源傳播的實(shí)際執(zhí)行者、同受眾直接交流的現(xiàn)實(shí)人員，其素質(zhì)直接影響檔案信息資源傳播的效果。因此，檔案人員要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高信息處理能力和新技術(shù)應(yīng)用水平，將數(shù)據(jù)庫技術(shù)、遠(yuǎn)程服務(wù)、檔案館網(wǎng)絡(luò)、電子論壇等應(yīng)用到傳播活動(dòng)中；同時(shí)，應(yīng)該改變知識(shí)結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大知識(shí)寬度，除了學(xué)習(xí)檔案學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要對(duì)傳播學(xué)、心理學(xué)、史學(xué)、語言學(xué)等有一定程度的了解。成為新時(shí)代檔案管理的專業(yè)者、提供利用的服務(wù)者、信息資源傳播的導(dǎo)航者，真正在檔案信息資源傳播活動(dòng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

借鑒傳播學(xué)的控制理念重新詮釋傳播者在檔案信息資源中的重要角色，目的在于提醒檔案館改變過去“坐等”受眾上門提供服務(wù)的消極等待心理，以“積極主動(dòng)”的姿態(tài)向社會(huì)傳播檔案信息資源。將檔案信息資源傳播看成一個(gè)不斷變化發(fā)展的系統(tǒng)，宏觀把握，協(xié)調(diào)各因素的運(yùn)行，以求得最佳的傳播效果。

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（作者單位：中山大學(xué)資訊管理學(xué)院 來稿日期：2012-04-18）