黨校教學科研檔案管理思考

1 教學科研檔案規范化管理的重要性

1.1 教學科研檔案來源于教學管理與科研實踐管理，是教學管理與科研活動組織的組成部分。教學科研檔案包括：教學科研計劃、教材；教學科研進度計劃、教案、考試題庫、質量分析，考試成績、課題報告、結項證書、獲獎情況、實習教學，教學科研總結，學員基本情況統計，學員教育管理等方面的內容，是黨校檔案全宗的重要主體部分。

教學科研管理人員應是教學科研檔案管理的參與人，有責任有義務共同完善管理好教學科研檔案。

1.2 從黨校教學科研檔案的形成過程來看教學科研管理與教學科研檔案的密切關系。教師教學、科研實踐，教學科研管理人員是決定教學科研檔案是否完整的主要因素。教學科研檔案的形成，至少要經過這幾個階段：一是教學科研活動的內容被載入某種材質上（如，紙張、音像、磁盤等）——教學科研文件材料形成階段。這一階段的關鍵是：教學科研工作活動的內容是否完整地被載入某種材質上而形成文件材料，這是決定教學科研檔案是否完整的第一道關卡。二是將文件材料集中、整理、立卷、歸檔編目等——歸檔階段。這一階段的關鍵有兩點要把握：(1)教學科研文件材料的形成是否做到收集齊全完整，也就是應歸檔的教學科研文件材料能否向教學科研檔案管理人員如數切實移交，這是決定教學科研檔案是否完整的第二道關卡；(2)檔案工作人員是否按教學科研的特性和歸檔要求，將教學科研文件材料轉化為教學科研檔案。把握以上兩個關鍵點，是實現教學科研檔案規范化科學管理的前提。

1.3 從教學科研檔案服務教學科研管理乃至學校整體管理的作用，來看教學科研檔案規范化科學管理的重要性。一個完整、準確的教學科研檔案和規范化科學管理，不僅要能夠準確地反映教學科研過程的全貌，使凝聚了廣大教職員工智慧和心血的教學科研經驗轉化為相互學習、記載個人教學科研活動的寶貴經驗。同時，也為教學科研活動實施監督、檢查、改進、提高提供真實的憑據。不完整、不準確的教學科研檔案，會給黨校整體工作帶來諸多的困難和損失。

概括地說，教學科研檔案的作用有：為黨校領導者研究總結教學科研活動，尋找教學科研工作中規律提供最好的依據；對黨校針對學員特點進行教學設置有指導作用。其中，在教學科研檔案中，上級部門有關培訓設置調整、培訓工作政策等是做好教學科研設置工作的依據；不斷完善和落實學員管理、成績、教研人員崗位責任制等一系列制度，提高教學科研的工作效率和質量；對每一學科和每位教研人員的評價有科學和客觀的依據，便于量化考核，更接近于實際情況；為教研人員和科學工作者探索教學科研規律，改進教學科研方法，檢驗教學科研質量提供有力依據；為黨校學術交流、職稱評聘及編寫校史提供依據。

2 黨校教學科研檔案管理現狀及存在問題

黨校的中心工作是教學和科研，但許多教師檔案意識淡薄，具體表現在以下幾個方面：

2.1 教學科研檔案的不完整性

2.1.1 該形成的文件材料沒有形成。在教學科研活動中，一些有經驗的教研人員按經驗隨意上課搞科研已成為某些“老”教研人員的習慣，覺得沒有必要編寫課目大綱，擬寫進度計劃等教學文件材料；學期教研總結時，往往是開個會，作作簡單的記錄；對新開辦的專業，常常是幾個管理人員坐下來議一議，沒有形成書面的可行性報告。學員畢業考試材料、論文答辯等多方面材料很多沒有按管理要求形成文件材料。

2.1.2 文件材料在運行中流失。這部分文件材料往往是上級黨委、主管機關、業務指導機關的批復件，業務部門在辦理過程中，傳丟的現象時有發生。

2.1.3 該歸檔的文件材料不歸檔。這包括：教研人員自編、合編教材、教學大綱，教師在各種刊物和學術會上發表、翻譯的論文、文章、課題報告等一般都舍不得歸檔；會議材料，教研人員參加教學研討會等攜帶回來的材料，都保留在個人手中。

2.1.4 形成于校外的材料。如學員畢業后的反饋材料、研究生班學員形成的畢業論文等。黨校學員基本來自各級的領導干部，他們在培訓結束后走上領導崗位。在黨校評估、校慶等重大活動中展示黨校學員成果，是學校教育成果與辦學成敗的重要體現。但是，由于這部分材料不在校內形成，容易被忽視，是黨校教學科研檔案工作中的重大欠缺。

2.2 黨校教學科研檔案的不準確性

2.2.1 部分教研人員制定的教學大綱、授課計劃、科研規劃是為了應付上級領導和教務部門的檢查，在實際教研過程中并不以此執行。

2.2.2 教學大綱和教學計劃、科研規劃一般只是預設而已，在教學科研實施過程中，往往還需考慮到專業特點與學員素質等問題，對計劃、大綱、規劃進行調整、修改、補充。而目前，教學科研計劃往往沒有把這些變化情況記錄下來，使原文件材料失去準確性。

2.2.3 教學科研管理及學員管理方面臺賬記錄沒有建立或做得不認真。如，學員基本情況統計，對學員到課率記錄、成績等記錄不詳，甚至漏填；教師考勤、任課沒有記錄，這些材料往往要等到學校評估或上級檢查時，才匆忙進行“補課”，造成檔案的不準確性。

2.2.4 字跡、紙質材料不規范。教研人員在填寫教案、授課計劃、科研申報、結項申請、學員成績等材料時，常常出現圓珠筆及其他類別的字跡材料。不經學校各級主管部門同意的表格和表冊，制作材料五花八門，既影響案卷質量也增加匯總的難度。

2.3 造成以上問題的主要原因有如下幾方面：

2.3.1 認識問題。缺乏全校綜合檔案意識，致使黨校歸檔不全、范圍狹隘。重視文書檔案管理，不重視教學科研管理文件材料收集和歸檔。偏重科研檔案管理，不重視教學檔案的管理。據筆者調查，河南省各地市（縣）黨校建立科研檔案管理的黨校只有20%多，沒有一家黨校建立了教學檔案管理。

2.3.2 機構問題。黨校檔案室（館）和專職檔案工作人員隸屬于行政管理部門，不直接參與教學科研活動。而教學科研管理部門未設置教學科研檔案室（柜）和專職檔案員，有的甚至沒有兼職檔案人員。

2.3.3 制度問題。教學科研檔案一般沒有（實際也很難）固定的格式，常常處于零星、分散狀態。且由于長期重視不夠，未形成強制、規范的制度，因人、因事、因時變化較大，收集歸檔相對比較難。

3 強化意識，建章立制，實現教學科研檔案管理

提高檔案意識，打下思想基礎。在校黨委的領導下，成立教學科研檔案領導小組，加大對《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳力度，不斷提高群體檔案意識，加強專業教研人員的檔案意識尤為重要。

3.1 超前控制、嚴格審核是關鍵。教學科研檔案是由教學科研文件材料轉化而成，只有對文件材料形成進行超前控制，對檔案收集進行嚴格審核，才能確保教學科研檔案的完整、準確，具體措施如下：

3.2 明確歸檔范圍，從檔案材料的形成抓起。教務處、學員處、科研處是重要的教學科研督導和學員管理部門，這幾個部門應克服重教學科研、輕檔案的現象，把教學科研檔案基礎資料的形成和收集工作納入教學科研管理之中，依靠管理，來規范教學科研文件材料的形成、收集并轉化為檔案。黨校檔案部門應在每學期初，給各部門發放《歸檔通知書》，明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導其及時做好自身管理資料的記載和積累，重點抓好以下幾方面材料的形成和收集。首先，舉辦培訓班的可行性方案、各專業教學計劃、大綱、進度計劃、教材等要收集匯總，審查修改報校領導核定簽發，交付打印成冊，然后，將定稿和原稿歸檔。同時，對尚不會（或不愿意）編寫大綱、計劃的教研人員進行幫助、指導。其次，定期開展教案、論文、科研報告評比活動，從中選出典型教案、優秀論文、科研課題進行歸檔。再次，定期檢查教學科研計劃、大綱的執行與變化情況，及時找出“失真”部分，責成有關人員修訂、補充、形成文件歸檔。最后，責成各專業考試內容與教學科研總結形成文件并收集歸檔。學員處收集、積累材料應注意原始性，從學員入學后開始收集、積累，建立學員基礎情況登記、獎懲登記等各方面的臺賬記錄。對學員在校內外的學習和活動進行計劃、組織、協調、控制，確保材料的完整、準確。特別是形成于校外的材料，如學員反饋材料，要注意收集原始材料和第一手材料，獲獎材料要通報文章、個人獎狀復印件及聲像材料。為使教學科研檔案管理規范化和標準化，確保案卷質量，有關部門應根據教學科研檔案材料的結構與內容，設計制作統一規格的表格和表冊分發有關人員使用。

3.3 嚴把材料審核關。統一規定教學科研材料的收集時間，根據學校工作周期的特點，教學科研材料一般一學期一匯總，一學年一歸檔。教學科研方面的材料交由教務處、科研處、學員處匯總后，最后，由學校檔案部門審核。審核時要“三看”：一看檔案文件材料項目是否齊全、完整，內容是否填寫清楚。二看字跡、紙質材料是否符合標準。三看材料內容與實際執行情況是否相符。如發現材料“失真”，要及時采取措施，責成糾正，確保檔案材料的準確性。同時，要明確規定未經審核認可的材料不能歸檔。

3.4 設立兼職檔案人員是保證。兼職檔案員最好每個教學科研部門（或學科）設立一名，負責本部門（學科）形成的教學檔案材料的收集、保管、積累并如期歸檔。另外，文書兼職檔案員（最好由文秘人員擔任）對上級機關來文嚴格按文書處理程序辦理，確保上級批復件正常運行及安全返回歸檔。

3.5 建立獎勵及考核制度是手段。相應的獎勵、考核制度，是確保教學科研檔案完整與準確的重要手段，獎勵方面包括：(1)鼓勵教研人員有計劃地編寫教材、科研課題、論文等，對于優秀科研成果給予適當的獎勵。(2)獎勵教學科研文件形成完整、準確又執行好的教研人員。(3)獎勵教研人員上交個人在非職務活動中形成的論文、著作等創作材料。(4)獎勵工作認真負責并取得成績的檔案員。同時，將學校檔案管理工作納入學校工作的年度考核內容。

（作者單位：中共鄭州市委黨校圖書信息中心 來稿日期：2012-04-10）