醫院電子檔案的整理與保護

電子檔案忠實地記錄著醫院發展歷程，是醫院發展最寶貴的無形資產。加強醫院電子檔案信息資源的整理和保護，能提高醫院檔案管理水平，提升醫院職能部門的工作效率，促進醫院可持續發展。

1 電子檔案的整理

電子檔案，簡單地講，就是有保存價值的電子文件。按電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是人們在處理一般事務或交流信息過程中產生的文書性電子文件；另一種是人們在生產或科研活動中產生的技術性電子文件，如CAD（計算機輔助設計）等生成的電子文件。

1.1 聲像檔案的整理。聲像檔案資料生動記錄醫院的發展，是醫院電子檔案管理的重要組成部分。

1.1.1 照片檔案的整理。首先，醫院日常拍攝的照片應及時整理移交，收集的照片像素數需在500萬以上，掃描照片的線數不低于600dpi。在分辨率不變的前提下，轉換成“TIFF”、“JPEG”格式。其次，在整理時，應遵循“有利于保持檔案的有機聯系，有利于保管，便于提供利用”的整理原則。依此原則，醫院照片的整理按其內容大致可分為：院內外活動、會議、專科專家、醫療設備、技術考核等類別，再一一對其建立相應的電子文件夾分類存儲以便日后查找。每月底，需從收集的各類活動照片中精選出一張并洗出，按類別，分別以時間的先后順序進行編號后歸入檔案相冊中，并注明時間、地點等基本信息，實現電子檔案與紙質檔案相結合同步的整理。年終時，將日常整理分類好的電子照片刻錄成DVD光盤，標明年份備份保存。

1.1.2 錄像檔案的整理。醫院各項重大活動、重要會議以及特殊病例手術內容的記錄，很大一部分是由錄像來完成的。錄像資料的整理，一是要做到錄像資料傳輸的及時性，每次錄制活動結束后，及時把內容傳入計算機，以免信息丟失。二是要做好錄像的剪輯工作。利用便捷的“Ulead VideoStudio”或專業的“premiere pro”影像編輯軟件通過計算機進行剪輯制作。根據需要刪減信息，并對段落視頻進行技術上的銜接，使錄像畫面內容及語句保持流暢完整。三是標明活動信息。將已制作好的視頻刻入光盤并注明錄制時間及活動內容。四是要做好編目工作。將光盤按內容分類存放于光盤檔案夾中收藏。不同內容的視頻分別按時間的先后順序編序，再依次按序號將活動時間及內容輸入電腦，編成電子目錄，便于日后查找和利用。

1.2 技術性電子文件。技術性電子文件在整理收集時，應注意其對設備的依賴性及設計版本的限制性。通常情況下，高版本的設計軟件可以打開低版本的設計軟件，反之，則不行。對此，在制作時，應考慮到版本的兼容問題，選擇適用范圍廣的版本制作。常用的技術性電子文件有“CorelDraw”、“Photoshop”等。整理此類電子文件資料時，需將制作中使用到的原圖片、字體及文字內容同制作原件一并存放于文件夾中進行刻錄并注明時間、圖像內容等信息。

2 電子檔案的保護

2.1 軟磁盤的保護

2.1.1 規范使用。為避免刻傷軟盤，應使用軟鉛筆書寫標記；貼標簽注意不能擋住磁頭窗或中心孔及索引孔；要避免在軟盤面上留下指紋，存放時需直立放置。

2.1.2 保管環境。軟磁盤需在無塵、避光、溫濕度適中的環境下存放。遠離有腐蝕性氣體、有機溶劑以及帶有強磁場的地方。

2.1.3 加強病毒檢測。確保磁盤在無病毒的情況下并長久置于保護的狀態下存放。

2.2 光盤的保護

2.2.1 規范排放。可直立放置光盤以防光盤翹曲，疊放不可超過10張。

2.2.2 清潔。當光盤表面出現水汽凝結時，在使用前，應取干凈柔軟的棉布將光盤表面輕輕擦拭，切勿使用含化學成分的溶劑，以免腐蝕光盤內部的精度。

2.2.3 溫、濕度控制。過高的溫度會使光盤變形、氧化或老化，潮濕會使光盤片基霉變。一般控制溫度在14℃~24℃，相對濕度在40%～65%為宜，避光保存。

2.2.4 防磁。要注意遠離磁場，以免造成信號失落，破壞記錄信息，影響讀出效果。

2.3 電子檔案信息保護。基于電子檔案本身易修改、易刪除、易復制、易損壞等特點，電子檔案存檔前應進行多份拷貝，放置到信息相關部門進行異地保存。還可利用對電子文件操作者的身份識別、訪問權限控制等方式防止非法侵入，防止信息泄露。

（作者單位：河南省中醫院 來稿日期：2012-04-11）