知識管理背景下高校檔案管理創新途徑

檔案管理工作在我國的發展歷程，可以劃分為三個階段：即實體管理階段、信息管理階段和知識管理階段。檔案實體管理是指針對處于實體狀態的檔案所進行的一系列管理工作，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計等。檔案信息管理是指利用信息技術手段、web2.0等現代高科技技術實現檔案管理的數字化、虛擬化、智能化等。知識管理是一種獲取、創造、整合、應用知識的系統化過程，是對信息、技術和對人管理的統一，是最高層次的管理。目前我國絕大多數高校檔案室實行的都是檔案實體管理基礎上的信息管理。

知識管理就是在組織中建構一個量化與質化的知識系統，讓組織中的資訊與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷地回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積，個人與組織的知識成為組織智慧的循環。隨著知識管理時代的到來，社會經濟的迅速發展、科學技術的進步、人類生活方式的變化等對高校檔案管理提出了更高的要求。高校目前的檔案管理必須向知識管理轉變。

1 檔案資源實現有效共享和增值

高校檔案知識管理就要簡化、升級檔案管理的業務流程，即業務流程再造。必須以檔案管理業務流程為改造對象，以服務對象需求滿意度為目標，對現有的業務流程進行升級改造，從而打破舊的組織結構，建立全新的過程型組織結構。高校檔案的知識再造流程包括知識獲取、知識分類、知識儲存、知識共享、知識利用、知識更新和知識增值。

2 創新知識管理的組織文化

積極有效的組織文化可以提高組織成員的工作效率，做出更多的成績。對于高校而言，應該利用現有的一切檔案資源，建立知識管理的組織文化體系。首先，學校領導應該高度重視知識管理對高校檔案管理的挑戰，使高校檔案資源實體管理向知識管理轉變，建立基于知識管理的檔案管理體系。其次，高校管理者要組織學校教師閱讀各高校（包括國內外著名高校）相關檔案文獻，從中找到自己的科研方向或有價值的教學、科研信息；鼓勵全校員工相互交流，互相取經，加強學校各個部門的團隊合作精神，更新隱性知識。最后，高校組織要樹立人本觀念，為教職工提供一個知識共享的便利平臺，如首都師范大學的教師促進中心之類的組織，讓教職工在濃郁的知識管理氛圍中進步。

3 創新高校知識管理信息系統

高校檔案管理已經進入辦公自動化時代。隨著辦公自動化的建設與開展，利用檔案管理系統的軟件基本可以實現網上歸檔、傳遞、查閱。檔案管理人員可以通過校園網及校園檔案網系統進行檔案條目錄入、修改、添加、傳遞、儲存，不斷提高檔案資源的數字化、一體化、智能化、網絡信息化水平，從而讓檔案管理人員有更充足的時間去做檔案知識的提升與利用的工作。

知識管理的目的在于為教職工服務，因此必須建立高校知識管理信息系統，如基于知識管理的知識庫等，將校內各個部門、各個院系都納入信息系統，任何部門的資源都可以共享，這有助于降低信息流通成本，促進信息增值，實現服務全校教職工需求的目標。

4 提升檔案人員素質及工作效率

在組織活動中，人力資源是非常寶貴的因素。提升知識管理的高校檔案資源，必須發揮檔案人員工作的積極性和主動性。首先，要對檔案管理人員加強培訓，如聘請知名專家開展知識管理的專業講座，讓員工深入學習、思考。通過團體學習、自我學習等過程吸收獲取新知識，進而創造出新的隱性知識，并培訓員工使用先進的網絡工具，從而提高工作效率。

其次，要實行知識經濟的目標管理。要讓檔案館工作人員參與到高校知識管理信息流程設計中，將其隱性知識融入到流程設計的各環節。

最后，高校檔案部門必須建立有效的激勵機制，將能否熟練運用知識管理原理進行工作與個人報酬、職務晉升、評職稱掛鉤，從而激發其工作積極性。

5 創新知識管理效果評估機制

對高校檔案的知識管理需要創新評估機制。知識管理的直接目的就是對高校教職工乃至社會產生有用價值，因此必須建立一套有效的評估機制。評估主體應該是使用該資源的所有人員，評估體系力爭全面、客觀、公正，并在實踐中不斷改進，以適應新形勢和新需求。建立一套體系完整的基于高校檔案知識管理效果評估機制，有助于高校檔案知識管理的提升。

知識管理是時代的潮流，必須進行檔案資源流程再造，實現資源獲取、分類、儲存、共享、利用、更新及增值目標，必須創新知識管理組織文化、必須創新組織管理系統、必須提升檔案管理人員素質、必須創新基于知識管理的效果評估機制等才能迎接知識經濟對高校檔案管理的挑戰。

（作者單位：新鄉學院黨委組織部 來稿日期：2012-04-10）