從檔案行政管理的角度重新認識檔案工作概念

檔案界對“檔案工作”這一概念主要有兩種解釋。一種是名詞解釋，檔案工作就是“管理檔案和檔案事業(yè)的活動”。[1]另一種是大部分《檔案管理學(xué)》教材的解釋，將檔案工作分為“廣義”和“狹義”，“從廣義上說，檔案工作是指國家檔案事業(yè)各個組成部分的工作。它的內(nèi)容包括：機關(guān)檔案室工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作等。從狹義上說，它是指檔案室、檔案館的業(yè)務(wù)工作（或稱專業(yè)工作），即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)。它的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統(tǒng)計、編輯與研究、利用服務(wù)等八項工作”。[2]不管如何表述，這些解釋都是從檔案工作的內(nèi)容方面按實物管理和事業(yè)管理進行劃分的。這種解釋在計劃經(jīng)濟時代，政事不分、政企不分的情況下還說得過去，用這種理論指導(dǎo)檔案工作也還可以。但是，放在當前各行各業(yè)都在強調(diào)依法行政的大環(huán)境下，在檔案行業(yè)引入檔案行政管理的概念后，再這樣解釋檔案工作就會帶來諸多的問題，同時，也無法指導(dǎo)現(xiàn)實的實際工作。筆者認為，有必要對“檔案工作”的概念進行重新認識，對原有理論進行完善和補充，以適應(yīng)檔案事業(yè)和檔案學(xué)理論的發(fā)展。

1 原有檔案工作概念不能涵蓋所有的檔案管理活動

隨著時代的發(fā)展，社會的分工越來越細化，同樣，檔案工作也在不斷地分化細化。因此，有必要對檔案工作概念進一步細分。根據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典》的解釋：“事業(yè)”是“指人們所從事的，具有一定目標、規(guī)模和系統(tǒng)的對社會發(fā)展有影響的經(jīng)常活動”。“事務(wù)”是指人們“所做的或要做的事情”（指單純而瑣碎的具體工作）。“業(yè)務(wù)”是指“個人或某個機構(gòu)的專業(yè)工作”。“技術(shù)”是指“操作方面的技巧”。[3]將檔案事業(yè)、檔案事務(wù)、檔案業(yè)務(wù)、檔案技術(shù)的概念引入檔案工作概念中有助于對檔案工作的重新認識。

就整體檔案工作而言檔案工作是事業(yè)性的，所涵蓋的內(nèi)容是檔案事業(yè)中的各項工作，所以，檔案工作是指檔案事業(yè)管理工作（也可稱之為“檔案行政管理工作”）。而具體到一個單位時，檔案工作則是單位機關(guān)工作的一部分，它和單位的人事、財務(wù)工作一樣都是單位機關(guān)內(nèi)部事務(wù)，屬事務(wù)性的，檔案工作又是指檔案事務(wù)工作。如果對專業(yè)檔案機構(gòu)即檔案館或檔案室而言，檔案工作是其專業(yè)工作，檔案工作又是指檔案業(yè)務(wù)工作。如果檔案工作具體到檔案管理的某一個環(huán)節(jié)而言（如文件材料的歸檔、檔案的保管等），因每一個具體工作都有一定的技術(shù)標準和操作規(guī)范，檔案工作又是指檔案技術(shù)工作。檔案工作既可以指檔案事業(yè)管理工作（檔案行政管理工作），也可指檔案事務(wù)工作、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案技術(shù)工作。因而，原有的檔案工作概念已不能涵蓋所有的檔案管理活動，如不逐一厘清將無法指導(dǎo)現(xiàn)實工作。

2 檔案管理活動是一個動態(tài)的發(fā)展過程

“檔案是檔案管理活動的物質(zhì)對象。”[4]這一物質(zhì)對象流程一般是從檔案的形成——單位檔案機構(gòu)——檔案館。依據(jù)這個流程，檔案管理活動大致可分為以下幾個階段：一是對檔案形成實施檔案管理活動的階段；二是對單位的檔案實施檔案管理活動的階段；三是對一定區(qū)域內(nèi)的檔案實施檔案管理活動的階段。這個發(fā)展過程是動態(tài)的、分階段的。每個階段的責(zé)任主體、工作對象、工作內(nèi)容、工作性質(zhì)是不同的，如果不分工作對象、內(nèi)容、性質(zhì)都統(tǒng)稱為“檔案工作”是不現(xiàn)實的，也是不可行的。有必要對每個階段的檔案管理活動根據(jù)其責(zé)任主體、工作對象、內(nèi)容、性質(zhì)賦予相對應(yīng)的工作名稱和含義。為了不和原有的理論、概念相沖突，保持其連續(xù)性，需對原理論中的檔案事業(yè)所包含的檔案工作概念和名稱進行重新定位。對未能包含的賦予新的含義和名稱。

3 對相應(yīng)階段的檔案管理活動的定位

3.1 對檔案形成階段管理活動的定位。關(guān)于檔案的形成，主流觀點認為：檔案是由文件有條件轉(zhuǎn)化來的。文件轉(zhuǎn)化為檔案是需要歸檔整理的。這表明，檔案在形成的過程中是有要求和規(guī)范的，執(zhí)行這些要求和規(guī)范的工作需要一定的操作技巧，屬技術(shù)層面的工作。根據(jù)《機關(guān)檔案工作條例》，這項工作的責(zé)任主體是機關(guān)內(nèi)部的文書部門和業(yè)務(wù)部門，工作對象是文件材料，內(nèi)容是立卷歸檔，性質(zhì)是技術(shù)性的。檔案形成階段的檔案管理活動定位應(yīng)是檔案技術(shù)工作。

3.2 對單位的檔案實施管理活動的定位。對于單位的檔案實施管理活動，檔案界大都將其整體檔案工作等同于單位的檔案機構(gòu)（檔案室）工作。但現(xiàn)實的具體情況是，絕大多數(shù)單位的檔案機構(gòu)不是在編的獨立機構(gòu)，不能獨立行使職權(quán)。單位內(nèi)部檔案機構(gòu)（檔案室）的工作，就是按規(guī)定和要求管理好本單位的全部檔案，為其他各項工作提供利用服務(wù)。而其他的檔案工作職能，則需要依靠其所隸屬的機構(gòu)辦公室或以單位名義去行使。因而，有必要將其劃分為兩項工作：一是內(nèi)設(shè)檔案機構(gòu)（檔案室）對檔案實施管理的活動；二是機關(guān)單位對檔案實施管理的活動。

3.2.1 內(nèi)設(shè)檔案機構(gòu)（檔案室）對檔案實施管理活動的定位。單位內(nèi)設(shè)的檔案機構(gòu)（檔案室）具體承擔(dān)的是本單位的各種門類和載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等八項工作（雖然，檔案館也有這些工作，但其具體內(nèi)容不同，下文詳述）。工作對象是單位的全部實體檔案，內(nèi)容是按門類管理，性質(zhì)是業(yè)務(wù)性的。對內(nèi)設(shè)檔案機構(gòu)（檔案室）對檔案管理活動的定位應(yīng)該是檔案室業(yè)務(wù)工作。檔案室業(yè)務(wù)工作八個環(huán)節(jié)中的每個環(huán)節(jié)的具體工作則是檔案技術(shù)工作。

3.2.2 機關(guān)單位對檔案實施管理活動的定位。機關(guān)單位對檔案實施管理的活動，除單位檔案機構(gòu)（檔案室）承擔(dān)的檔案室業(yè)務(wù)工作外，根據(jù)《檔案法》第七條規(guī)定，還需要承擔(dān)檔案管理方面的建章立制、指導(dǎo)文書業(yè)務(wù)部門立卷歸檔、監(jiān)督指導(dǎo)所屬機構(gòu)檔案工作和為單位開展檔案管理活動提供人財物等方面支持與保障等。這些工作都屬于機關(guān)單位的內(nèi)部事務(wù)，其責(zé)任主體是本機關(guān)單位、工作對象是本單位的所有部門和機構(gòu)、內(nèi)容是保障支持、性質(zhì)是事務(wù)性的。機關(guān)單位對檔案實施管理活動定位是單位檔案事務(wù)工作。

3.3 對一定區(qū)域內(nèi)的檔案實施管理活動的定位。一定區(qū)域內(nèi)的檔案管理活動不僅是檔案館和檔案局的工作，還包括區(qū)域內(nèi)其他涉及檔案管理活動的機構(gòu)和單位應(yīng)承擔(dān)的工作。

3.3.1 對檔案館實施檔案管理活動的定位。檔案館是一個在一定的區(qū)域內(nèi)對檔案實體按全宗實施統(tǒng)一的集約式集中保存、管理的專門機構(gòu)。其責(zé)任主體是檔案館，它的工作對象雖然仍是檔案實體，但它不是單一的而是多元的，涵蓋的是區(qū)域內(nèi)屬進館范圍的單位所有實體檔案，內(nèi)容主要是按全宗進行管理，性質(zhì)是業(yè)務(wù)性的。對檔案館實施檔案管理活動的定位應(yīng)該是檔案館業(yè)務(wù)工作。檔案館業(yè)務(wù)工作中所涉及的每項具體的工作則是檔案技術(shù)工作。

3.3.2 對社會機構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動的定位。圍繞檔案室和檔案館的業(yè)務(wù)工作，不僅需要一些社會機構(gòu)提供硬件方面的支持，如設(shè)施、設(shè)備、裝具等，還需要提供一些如科學(xué)研究、技術(shù)咨詢、教育培訓(xùn)等方面的軟件支持。其責(zé)任主體是與檔案事務(wù)相關(guān)的社會機構(gòu)，工作對象是與檔案相關(guān)的產(chǎn)品（包括有形的和無形的），內(nèi)容是軟硬件方面的支持，性質(zhì)是服務(wù)性的。對社會機構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動的定位應(yīng)該是檔案服務(wù)工作。

3.3.3 對檔案局實施檔案管理活動的定位。檔案行政管理部門——檔案局的工作是依法行使檔案行政管理權(quán)的工作，責(zé)任主體是檔案局，工作對象是本行政區(qū)域內(nèi)的各機關(guān)、企事業(yè)單位、檔案館、社會服務(wù)機構(gòu)和其他能形成對國家和社會有保存價值的檔案的社會組織、法人單位和個人，內(nèi)容主要是依法行政，性質(zhì)是管理性的，對檔案局實施檔案管理活動的定位應(yīng)該是檔案行政管理工作。

3.3.4 對地方各級政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動相關(guān)工作的定位。根據(jù)《檔案法》第四條“各級人民政府應(yīng)當加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃”的規(guī)定，各級地方政府承擔(dān)著關(guān)系當?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展的檔案機構(gòu)、人員編制、工作經(jīng)費等方面的具體工作，其責(zé)任主體是地方政府和政府的相關(guān)機構(gòu)，工作對象是檔案行政管理部門（檔案局）、檔案館，內(nèi)容是保障支持，性質(zhì)既是行政管理性的又是政府內(nèi)部事務(wù)性的。對地方各級政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動相關(guān)工作的定位應(yīng)是檔案行政事務(wù)工作。另外，檔案行政管理部門（檔案局）承擔(dān)的為發(fā)展本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)而組織、指導(dǎo)開展的檔案科研、教育、宣傳、培訓(xùn)和對外交流等工作，也同樣屬于檔案行政事務(wù)工作。

4 對檔案工作的新認識

通過以上對不同的責(zé)任主體實施檔案管理活動或承擔(dān)與檔案管理活動相關(guān)工作的定位分析，可以看出，“檔案工作”概念是復(fù)合性的概念，具有很大的不確定性。不同的部門和不同的機構(gòu)承擔(dān)的檔案工作因責(zé)任主體不同，其工作對象、內(nèi)容、性質(zhì)也不相同，目標、任務(wù)、工作機制和管理模式更不相同。要做好檔案行政管理工作就必須厘清各項檔案工作的準確含義，不能將檔案工作既等同于檔案行政管理工作又等同于檔案技術(shù)工作或檔案室、檔案館業(yè)務(wù)工作。應(yīng)當根據(jù)檔案工作的責(zé)任主體、管理對象、工作性質(zhì)和內(nèi)容分別將其明確為檔案技術(shù)工作、檔案室業(yè)務(wù)工作、單位檔案事務(wù)工作、檔案館業(yè)務(wù)工作、檔案服務(wù)工作、檔案行政管理工作、檔案行政事務(wù)工作。

準確地把握各項檔案工作的含義，可基本明確各級政府、各級檔案行政管理部門、檔案所屬單位、檔案館、檔案室、檔案產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、中介服務(wù)機構(gòu)等在整個檔案事業(yè)中，各自的主要工作職責(zé)和任務(wù)（不排除某些具體工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分開、政企分開，同時，也希望能對解決一些實際檔案工作中的困惑與問題，指導(dǎo)現(xiàn)實的檔案工作發(fā)揮一定的作用。

參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案行業(yè)標準DA/T1——2000《檔案工作基本術(shù)語》.

[2]國家檔案局教育處.檔案管理學(xué)概要[M].北京：檔案出版社，1987：17.

[3]現(xiàn)代漢語詞典.北京：商務(wù)印書館，2005年第5版，1246、1590、646.

[4]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2006：20.

（劉東斌組稿 作者單位：開封市檔案局 來稿日期：2012-04-18）