基于檔案利用視角的組織沿革編寫研究

摘 要：為滿足檔案用戶方便快捷查閱組織沿革的需求，提高組織沿革的利用率，在編寫我校組織沿革的過程中，大膽采用了“二維圖表”獨特的編寫方式，并綜合運用“階段法—系列法—編年法”三種編寫方法，形象生動、客觀真實地再現了學校的歷史脈絡。最終，編成一本便于檔案用戶查閱、檢索、利用的組織沿革工具書（圖表集）。

關鍵詞：檔案利用；組織沿革；二維圖表

組織沿革是系統記述一個機構（地區、行業）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。[1]由檔案部門編制組織沿革已是一種慣例，這種慣例的形成是有原因的。因為檔案部門占據著大量真實可靠的、能完整揭示單位及其機構變化的檔案材料，這種得天獨厚的優勢是其他任何一個部門都不可能做到的。因此，由檔案部門負責編制組織沿革，既能保證其真實性、完整性和準確性，又能客觀清楚地記錄本單位的歷史。

而在實際工作中，我們不難體會到，多數檔案利用者在查閱檔案編研材料的時候，都沒有太多的時間和耐心仔細閱讀以“文字敘述”為主的組織沿革。為了免除檔案利用者翻閱尋覓之苦，提高組織沿革的利用率，我們在編寫過程中，決定大膽采用二維圖表的編寫方式，這樣，更能反映機構內在聯系，增強直觀效果，條理清楚，減少篇幅，便于檔案利用者查閱利用。

而組織沿革通常有編年法、系列法和階段法三種編寫體例。[2]筆者在編寫我校組織沿革的過程中，認真分析了我校歷史發展的特點和規律。它主要經歷了兩個階段，而在每一個階段中保持著相對穩定的狀態。所以，決定先后采用三種編寫方法，即“階段法—系列法—編年法”，三種編寫方法的綜合運用既能明晰地揭示我校歷史發展變化的全過程，又使得我們對學校組織沿革的研究脈絡清晰、主線鮮明，滿足了檔案用戶查閱利用組織沿革的需求。

1 組織沿革編寫方法之一——階段法

即根據機關（地區、專業系統）發展變化的特點劃分為若干個歷史階段，在每個階段中，再分別記述各方面的情況。

按照天津外國語大學自建立至今的重大變革和庫藏檔案實體分類特點，將學校組織沿革的研究劃分為兩個階段。如表1：

第一階段的時間跨度為1964年～1974年，本階段，研究秦皇島外語專科學校和河北外國語專科學校的歷史變更情況，主要依據庫藏第一全宗檔案材料；第二階段的時間跨度為1974年至今，本階段研究天津外國語學院和天津外國語大學兩個時期的歷史演變情況，主要依據庫藏第二全宗檔案材料。

2 組織沿革編寫方法之二——系列法

即以機構或問題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。

在將天津外國語大學歷史劃分為兩個階段的基礎上，在每一個階段內，將檔案材料劃分為兩個系列，即機構變更系列和領導任期變更系列。

2.1 機構變更系列。主要研究學校本身（局級）及其黨政部門（處級）的建立、撤銷、合并和更名等機構變化。機構變更系列編寫采用了二維圖表的形式，分別用主表和附表體現具體機構變化。以學校第一階段機構變更為例，“表2”列出了學校本身（局級）機構變化，同理，可以編寫出學校黨政部門（處級）的機構變化。

通過“表2”主表，我們可以很清楚地看出，一維是學校第一階段曾經存在的校名，而另一維則表示了其產生和存在的時間。其中，在主表中某機構后面列出的檢索號（阿拉伯數字），在相應的附表中，可以查詢到該機構的具體變化情況。

通過“表2”附表，我們可以查詢到該機構的具體變化情況，包括變更形式、變更時間、變更憑證和檔號。其中，機構之間分分合合的隸屬關系變化看起來十分復雜，但可以歸納為以下幾種形式（詳見表3）。而變更時間為機構變更發生的時間，采用8位阿拉伯數字形式；變更憑證為機構變更所依據的文件、會議記錄或其他書面材料等參考文件；檔號為參考文件的庫藏檔案號。

而對于具有百年歷史的高校，某些年代的機構變動頻繁，其變化原因、變更憑證等方面具有一定的復雜性。對于這種特殊情況，可以在附表中特別標注說明，輔以“文字敘述”的方法，將機構變化的具體情況論述清楚。

2.2 領導任期變更系列。領導任期變更系列將研究學校歷任領導（局級）、黨政部門（處級）領導人事任免變更情況。以學校第一階段歷任領導任期變更為例，如“表4”列出了學校局級領導任期變化，同理，可以編寫出學校黨政部門處級領導任期變化。

通過“表4”可以看出，任期為領導任職的起止時間，參考憑證為任免文件（其中，參考文件文號1為領導任職文件號，參考文件文號2為領導免職文件號），檔號為參考文件的庫藏檔案號。

在編寫過程中，領導任職起止時間的確定是一個比較棘手的問題。原則上，領導任免時間依據相關任免文件確定，但是，有很多領導因為個人職務提升、職務調整或由于機構調整對干部進行重新任命等原因，工作崗位有了變化，有新崗位的任職文件，卻沒有免職專文。[3]

這就需要我們根據領導離任的具體原因，找到相關的文件來推斷其免職時間。具體地說，若領導調離本單位，可參考《干部檔案轉遞通知》中調離本單位時間；若因領導退休，可參考《干部退休審批表》中的退休時間；若領導是本單位內職務調整，可參考新任職時間來推斷上一職務的履行完畢時間，對以上推斷出的時間需要特別標注說明。如果在一個階段內領導任職沒有結束，那么，在任免時間項下只需要注明任職時間，以說明任期未結束。

3 《組織沿革》編寫方法之三——編年法

即按年度記述某一機關（地區、專業系統）的組織概況。

在將天津外國語大學歷史先后劃分為兩個階段和兩個系列的基礎上，在每一個系列內，按照年代先后順序，逐年列出學校黨政機構變化和領導任期變化（局級、處級），打破了以部門重要程度為先后順序的傳統排序方式，這樣，能夠反映每一個機構及主要領導成員變化的歷史線索。

4 結束語

為滿足檔案利用者方便快捷查詢組織沿革的初衷，我校組織沿革的編寫大膽采用“二維圖表”的編寫形式，形象生動、客觀真實地再現了學校的歷史脈絡。最終，編成一本便于檔案用戶查閱、檢索、利用的檔案工具書（圖表集）。

組織沿革是檔案用戶研究和了解一個單位的最基本歷史資料，它提供了一種對本單位“歷史聯系”的檢索，即一種利用單位之間及其部門之間的關系檢索檔案的特殊方法。同時，組織沿革的編寫嚴格依據學校保存原始檔案和現行檔案文獻，所列“二維圖表”均有參考文件，它對學校各部門研究校史、獲取信息、查證資料都具有重要參考憑證作用。組織沿革工具書的普及應用，既提高了檔案資料利用率，又變被動服務為主動服務，使我校檔案工作從經驗管理向科學管理邁進。

注：本文系天津外國語學院“十一五”科研規劃項目“天津外國語學院歷史沿革研究”研究成果之一。（天津外國語學院2010年3月更名為“天津外國語大學”）

參考文獻：

[1][3]陸穎蕊.基于系統論思想的組織沿革編寫技術初探[J] .北京檔案，2010(12)：24～25.

[2]李永強.怎樣做好組織沿革的編寫工作[J].檔案學研究，2003(4)：28.

（作者單位：天津外國語大學綜合檔案室 來稿日期：2012-04-20）