中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準比較研究

摘 要：我國檔案著錄規則行業標準自發布以來，在實踐中暴露出許多局限性，不僅難以適應電子文件著錄需求，對傳統紙質檔案的著錄也積累了諸多問題。本文將其與國際檔案著錄標準進行了系統比較，挖掘了其在概念、結構和功能上的缺陷，提出了優化策略。關鍵詞：檔案著錄標準；概念比較；結構比較；功能比較；優化策略

國家檔案局楊冬權局長2012年在全國檔案工作暨表彰先進會議上，專門強調指出要“努力建設檔案強國”。這是一個宏偉的目標，欲實現此目標，我們尚有許多工作要做，其中，檔案著錄標準的貫徹實施就是一個重要方面。檔案著錄標準事關檔案信息資源體系建設、利用體系建設和安全體系建設，直接決定著檔案信息化建設水平，并反映著檔案事業發展態勢，對其進行橫向比較研究是十分必要的。國際檔案著錄標準《國際檔案著錄規則（總則）》，其英文名“General International Standard Archival Description”（以下簡稱“國際檔案著錄標準”），由國際檔案學會（“ICA”）于1994年正式發布，2000年，經修訂之后發布第二版。中國檔案著錄標準《GB/T3792.5－85檔案著錄規則》于1985年正式發布，1999年，經修改后發布行業標準《DA/T18—1999檔案著錄規則》（以下簡稱“中國檔案著錄標準”）。

1 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的基本概念比較

檔案著錄標準中最基本的概念就是“檔案著錄”，它是檔案著錄標準結構與功能的核心基礎，是制定檔案著錄標準的根本出發點。在國際檔案著錄標準中，檔案著錄的定義是：通過捕獲、分析、組織和記錄用于識別并確認、管理、定位和說明檔案內容、背景和來源系統的相關信息，建立對著錄對象（全宗、類別、案卷或文件）及其構成部分的準確描述。在中國檔案著錄標準中，則是這樣定義的：在編檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。 不難發現，國際檔案著錄標準對檔案著錄的定義具有現代氣息，是對檔案著錄的科學理解：著錄工作是多維度的，在時間上是延續的，強調著錄是一個動態過程。擴展了著錄范圍，不僅包含檔案內容和形式特征，還囊括了背景及檔案來源系統的信息；中國檔案著錄標準對檔案著錄的定義是傳統的狹義理解：著錄工作建立在檔案表面特性分析的基礎上，僅僅局限于一個點，不是延續的，目的是編制檔案目錄。同時，缺少了對相關信息的捕獲和組織過程，可以說，這個定義不夠全面。

2 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的基本結構比較

檔案著錄標準的結構有顯性結構和隱性結構之分。其顯性結構是指處于主導或支配地位、直觀的不同類別或相同類別不同層次按照一定順序進行的有機排列，主要表現為著錄標準由若干大項構成。其隱性結構則是指處于次要或被支配地位、非直觀的不同類別或相同類別不同層次的有機排列，主要表現為著錄標準由若干總體輔助規則構成。

2.1 顯性結構比較

2.1.1 國際檔案著錄標準的基本顯性結構。國際檔案著錄標準共分為七大項，如圖1左半部分所示。主要從檔案內容和形式特征、背景、利用條件、關聯關系、著錄控制等方面系統地描述了檔案的全面信息。在時間維上，有背景信息項進行描述；在空間維上，利用特征說明項、內容和結構項描述其內部信息，使用檢索和利用條件項、相關檔案項描述外部信息；利用著錄控制項描述著錄工作信息。

圖1 國際檔案著錄標準顯性結構 中國檔案著錄標準顯性結構

注：圖中實線表示著錄項之間有明確對應關系（如中國檔案著錄標準的“時間項”對應于國際檔案著錄標準“特征說明項”的“時間”），虛線則表示兩者之間只存在不完整對應關系（如中國檔案著錄標準“密級與保管期限項”的“密級”關聯于國際檔案著錄標準“檢索和利用條件項”的“查閱管理條件”）。

2.1.2 中國檔案著錄標準的基本顯性結構。中國檔案著錄標準包括七大項，如圖1右半部分所示。主要從題名、責任者、時間、稿本、文種、密級、保管期限、載體形態、提要及排檢編號等方面描述了檔案的內容和形式特征，幾乎沒有涉及檔案的形成、保存和利用等工作環節信息（責任者雖然對應于背景信息項，但只是簡單地著錄了責任者名稱，不能反映背景信息項中文件形成者所包含的豐富信息；密級雖然對應于檢索和利用條件項，但過于籠統，不能體現嚴格的多級利用控制）。

2.1.3 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準基本顯性結構的比較。顯性結構圖直觀地顯示了兩者差異。國際檔案著錄標準只用兩項（特征說明項、內容和結構項）來描述檔案內容和形式特征，用四項來描述檔案來源、管理和利用等相關信息，檔案管理的每一個階段（文件形成、鑒定、收集、整理和利用等）都相應設置了著錄項，準確而全面地反映了檔案的背景、內容和結構信息；我國檔案著錄標準的七個構成項均是基于檔案（或者說是案卷和文件）本身的內容和形式特征的，沒有在時間和空間上進行拓展，缺乏反映檔案來源、結構、相關檔案和著錄控制等信息的項。

2.2 隱性結構比較

2.2.1 國際檔案著錄標準基本隱性結構。國際檔案著錄標準的隱性結構，主要由多級著錄規則構成，如圖2左半部分所示。從總體到部分的著錄規則要求依次著錄從全宗、類別、案卷到文件的相應等級信息，逐級建立等級結構清晰的有序著錄條目。著錄條目的聯結規則可以確定著錄對象在等級結構中的位置及其相互關系，直觀地反映著錄的層級結構。

圖2 國際檔案著錄標準隱性結構 中國檔案著錄標準隱性結構

2.2.2 中國檔案著錄標準基本隱性結構。中國檔案著錄標準隱性結構比較簡單，主要是在“范圍”中指出“本標準規定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄”，如圖2右半部分所示，即只有案卷和文件兩級著錄，而且，相互之間是孤立的。

2.2.3 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準基本隱性結構的比較。國際檔案著錄標準的四層結構完整，各層級之間聯系以及相同層級之間關系均可雙向表述，并規定了從高至低的著錄次序；我國檔案著錄標準的等級結構不完整，高等級著錄單位（即全宗、類別）兩級缺失，層級之間聯系以及相同層級之間關系沒有表述。

3 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的基本功能比較

系統的結構決定功能。中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準在基本結構上的差異，決定了兩者基本功能的差異。

3.1 國際檔案著錄標準的基本功能

3.1.1 所設置的著錄項較完整地實現了著錄目標。其結構有助于形成一致、準確和具有自我說明能力的著錄條目，促進了對檔案的理解，建立了著錄條目與檔案實體之間的準確映射關系。可以忠實記錄檔案本身及其蘊含的豐富時空信息，提供規范的描述數據，并對檔案的保存和管理起到保障作用。有助于檔案信息的檢索和交換，可提供多途徑、多級檢索，保證檔案信息的共享。此外，規范記錄標準的采用，很好地提高了檢索效率。

3.1.2 多級著錄規則遵循了檔案管理原則。多級著錄規則明確了著錄對象在等級結構中的位置，反映了檔案管理級次，很好地體現了尊重全宗原則，維護了檔案之間的有機聯系和秩序。有關檔案背景和來源信息必須著錄的規則，堅持了檔案來源原則，可以通過來源進行檢索。著錄條目聯結規則，有助于將保管于不同機構的檔案信息整合至一個系統，方便地實現著錄對象之間的鏈接，從而實現關聯查閱。

3.1.3 適應電子文件著錄需求。從著錄概念、著錄過程和著錄要素等方面體現了電子文件管理的前端控制思想，可以全面記錄電子文件內容、結構和背景信息，完整地反映電子文件生命周期的動態過程。

3.2 中國檔案著錄標準的基本功能。我國檔案著錄標準著錄了案卷和文件的內容和形式特征信息，為檔案檢索發揮了一定作用。但是，它的基本功能是不完善的，主要表現為：

3.2.1 著錄項的系統性不夠，造成部分著錄目標不能實現。七大項的設置缺乏對檔案的深度分析和智力控制，所建立的著錄條目不能準確、全面地反映著錄對象，造成了檔案來源、管理和利用等信息的缺失，導致了全程管控檔案、高效利用檔案的功能難以順利實現。沒有遵循規范記錄標準，也相應降低了檢索效率。

3.2.2 多級著錄規則的不完整，不能充分體現尊重全宗原則。檔案的價值，往往要置于具體的全宗下，才可以充分發揮，割裂了這種聯系，很多檔案通常會失去應有的價值。沒有全宗和類別級著錄，往往會讓用戶“只見樹木，不見森林”，從而造成利用決策失誤。同時，著錄條目是孤立的，不能實現相關著錄對象的鏈接，不能實現關聯查閱。

3.2.3 不適應電子文件著錄需求。無法全面反映電子文件結構和背景信息（如電子文件產生系統的名稱、版本、是否加密等），不適應電子文件著錄。

3.3 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的基本功能比較。國際檔案著錄標準從檔案基本原則出發，基于多維控制的視角，比較系統地、科學地設置了著錄項，從而對檔案的內容、結構和背景信息進行確認和說明，以便管理和利用。著錄條目構成要素齊全、組織模式科學，清晰的層級結構可以方便地在相關檔案之間進行關聯查閱。實現了對文件整個生命周期的動態、全程著錄，進而保障所著錄對象的真實性、可靠性、可理解性和可被利用性，有利于信息共享和提高檢索效率；我國檔案著錄標準旨在編目，是基于孤立地對檔案內容和形式特征進行的分析，因而，只能是后控式、靜態著錄，無法實現對著錄對象的管控作用。不能進行多級著錄。不能實現相關檔案的關聯查閱，不利于信息共享和提高檢索效率。

4 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的應用實例

下面，分別對采用國際檔案著錄標準的美國ARC檢索系統和采用我國檔案著錄標準的典型的北京市檔案館檔案全文檢索閱覽系統進行比較，其檢索結果如圖所示。

美國檢索系統檢索結果層級結構顯示

中國檢索系統檢索結果列表顯示

美國檢索系統檢索結果列表具有摘要（Summary）顯示和層級結構（Hierarchy）顯示兩個選項，從全宗（Record Group）、類別（Series）至文件（Item）的層級結構清晰，并且，相互之間是可以鏈接的，每個級別均有相應的ARC檔號和本地檔號；我國檢索系統檢索結果列表只顯示檔號、題名、起始時間和終止時間，沒有等級結構顯示，相互之間不能鏈接，檔號是本地的。

美國檢索系統檢索結果詳細信息顯示

中國檢索系統檢索結果詳細信息顯示

在檢索結果的詳細信息顯示時，美國檢索系統具有明細（Details）、內容與范圍（Scope Content）、復制件（Archived Copies）和等級結構（Hierarchy）四個選項，形成者處可實現關聯查閱，還顯示了檔案類型、形成時間、檔號、隸屬類別或全宗、利用條件和聯系方式，等等。盡可能地向用戶展示檔案信息；我國檢索系統顯示項過少，要素不全，提供給用戶的決策信息不足，不能實現相關檔案的關聯查閱。

5 中國檔案著錄標準的優化策略

《中華人民共和國標準化法實施條例》第20條規定，標準實施后，應適時進行復審，復審周期一般不超過5年。《檔案著錄規則》行業標準的實施距今已有12年，在實踐中暴露出的局限性表明其修訂工作急需開展。

5.1 以需求為牽引，重新論證檔案著錄標準的功能需求。電子文件的管理，給檔案著錄標準的功能需求帶來了新的思考契機，檔案著錄的功能不能僅僅局限于編目，還應考慮如何系統、完整地反映和保障檔案的全生命周期管控，從時間上和空間上進行思維拓展，充分挖掘檔案著錄的功能需求，力求覆蓋到檔案工作每一個環節。同時，進行廣泛調研，分析和歸納功能訴求，最終制定科學的功能需求方案。

5.2 以結構的優化，促進檔案著錄標準質量的提升。依據拓展的功能需求，科學優化我國檔案著錄標準結構，從著錄概念開始，重新審視著錄內容、方法及過程，增加全宗級和類別級著錄，建立起完整的多級著錄規則。要很好地體現著錄規則的科學性、系統性、實用性、動態性和先進性等原則。著錄標準要對反映檔案內容、結構和背景的各種信息進行優選、表述和記錄，體現檔案之間的關聯，建立起檔案實體與著錄條目之間準確的映射關系，努力使著錄條目系統化、組織化和有序化。

5.3 完善檔案著錄標準體系。檔案著錄標準建設，是一個完整的系統工程。國家檔案著錄標準只能是一個總則，必須與相應的配套標準結合使用。在遵循我國檔案著錄規則總則的基礎上，完善各類檔案的明細著錄規則，如電子文件著錄細則。盡快出臺相應配套標準，如機構、人員和家族的規范記錄標準。努力促使檔案著錄標準總則的各項元素皆可依據配套標準進行規范著錄，例如，時間表示法應采用相應的國際標準或國家標準。

5.4 嚴格按照檔案著錄標準控制著錄工作質量。正確認識檔案著錄標準是國家、國際檔案信息交流的基礎，是關乎三個體系建設的重要環節。檔案著錄標準的落實，是對檔案進行智力控制的過程，對著錄人員的素質有著較高的要求，要努力實現這一過程的標準化和規范化，采取監督和激勵措施，減少主觀因素的不利影響，變靜態、一維、單點著錄為真正意義上的動態、多維、全程、完整著錄。

（作者單位：南京政治學院軍事信息管理系 來稿日期：2012-03-27）