檔案管理信息化探究

1 檔案管理信息化及其內容

檔案管理信息化的終極目標是實現信息資源的社會共享。《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。檔案管理信息化的內容：

1.1 基礎設施建設。 檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡。

1.2 信息資源建設。檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，對其開發和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設的實效所在。

1.3 標準規范建設。標準規范建設是檔案信息化建設的重要基礎之一，是電子檔案管理以及檔案信息的資源標識，是描述、存儲、查詢、交換、管理、使用等內容的一套標準規范體系。

1.4 應用體系建設。這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。

1.5 人才隊伍建設。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發展起著決定性作用。

2 檔案管理信息化現狀

2.1 對檔案管理信息化重要性認識不足，檔案管理仍存有“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。

2.2 檔案管理的標準化水平低。檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準。

2.3 檔案管理的硬件條件薄弱。檔案管理部門的計算機內存和所使用的軟件小；硬盤容量與本部門的檔案的擁有數量不相當，沒有達到數據交換的機讀目錄檔案系統。

2.4 檔案管理人員信息化專業水平低。很多檔案管理人員計算機操作能力較低，不能夠熟練掌握有關使用的命令和使用技巧。從紙質管理改變成電子化、無紙化管理，更需要相對專業的管理人才。

3 檔案信息化管理的對策

3.1 提高對檔案信息化管理的認識。建立新的信息化檔案管理模式，提高檔案信息的時效性，有利于節省能源和時間。一次性投入即可，實現多次產出，完全改變經費限制的局面。

3.2 提高檔案管理標準化水平。從形成到歸檔，確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性。必須在電子文件的形成、流轉、處置、歸檔等各個環節，實行標準化、規范化、制度化管理。在此基礎上，嚴格控制電子檔案管理的各個環節，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統一、保管安全、使用有序。傳統紙質檔案的數字化處理可采取掃描的方法快速地將檔案信息數字化，并根據具體要求實現進一步的信息加工。

3.3 加大檔案資源開發力度。檔案資源的信息化建設是檔案信息化建設的核心要素。在進行數字化時，不僅要把現成的檔案數字化，還要對分散的檔案信息整合、加工，把經過二次加工的信息數字化。

3.4 提高安全意識和防范意識。嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識，確保檔案信息化的開放安全。要增強安全意識，防止人為地毀壞和破壞，力爭讓無權用戶進不來、看不見、改不了檔案，保證檔案的真實性。設電子口令，防止被人盜用，定期對所用計算機進行殺毒，防止電腦病毒對電腦系統的攻擊和黑客的威脅。嚴格管理，專機專用。一些永久保存的資料屬性可改成“只讀”，防止一些不期而遇的破壞帶來損失。

3.5 提高檔案管理人員的素質。加大定向培訓力度，有計劃地對培養對象進行高層次學歷教育，以豐富、加深培養對象的基礎理論和專業知識。加快復合型的檔案專業人才的培養，檔案管理者要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業知識和管理科學，熟悉各種有關的業務規定和自己所從事的業務。

（作者單位：河南大學 來稿日期：2012-04-18）