檔案管理信息化探究

1 檔案管理信息化及其內(nèi)容

檔案管理信息化的終極目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件；加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國(guó)家信息網(wǎng)。檔案管理信息化的內(nèi)容：

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。 檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

1.2 信息資源建設(shè)。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，對(duì)其開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)的實(shí)效所在。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，是電子檔案管理以及檔案信息的資源標(biāo)識(shí)，是描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、管理、使用等內(nèi)容的一套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

1.4 應(yīng)用體系建設(shè)。這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。

1.5 人才隊(duì)伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本，對(duì)其他各個(gè)要素的發(fā)展起著決定性作用。

2 檔案管理信息化現(xiàn)狀

2.1 對(duì)檔案管理信息化重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理仍存有“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。

2.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低。檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 檔案管理的硬件條件薄弱。檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)內(nèi)存和所使用的軟件小；硬盤(pán)容量與本部門(mén)的檔案的擁有數(shù)量不相當(dāng)，沒(méi)有達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)。

2.4 檔案管理人員信息化專(zhuān)業(yè)水平低。很多檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作能力較低，不能夠熟練掌握有關(guān)使用的命令和使用技巧。從紙質(zhì)管理改變成電子化、無(wú)紙化管理，更需要相對(duì)專(zhuān)業(yè)的管理人才。

3 檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)。建立新的信息化檔案管理模式，提高檔案信息的時(shí)效性，有利于節(jié)省能源和時(shí)間。一次性投入即可，實(shí)現(xiàn)多次產(chǎn)出，完全改變經(jīng)費(fèi)限制的局面。

3.2 提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平。從形成到歸檔，確保收集到的檔案信息的真實(shí)性、完整性和有效性。必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格控制電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理可采取掃描的方法快速地將檔案信息數(shù)字化，并根據(jù)具體要求實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的信息加工。

3.3 加大檔案資源開(kāi)發(fā)力度。檔案資源的信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心要素。在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，不僅要把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要對(duì)分散的檔案信息整合、加工，把經(jīng)過(guò)二次加工的信息數(shù)字化。

3.4 提高安全意識(shí)和防范意識(shí)。嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識(shí)，確保檔案信息化的開(kāi)放安全。要增強(qiáng)安全意識(shí)，防止人為地毀壞和破壞，力爭(zhēng)讓無(wú)權(quán)用戶(hù)進(jìn)不來(lái)、看不見(jiàn)、改不了檔案，保證檔案的真實(shí)性。設(shè)電子口令，防止被人盜用，定期對(duì)所用計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，防止電腦病毒對(duì)電腦系統(tǒng)的攻擊和黑客的威脅。嚴(yán)格管理，專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用。一些永久保存的資料屬性可改成“只讀”，防止一些不期而遇的破壞帶來(lái)?yè)p失。

3.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)。加大定向培訓(xùn)力度，有計(jì)劃地對(duì)培養(yǎng)對(duì)象進(jìn)行高層次學(xué)歷教育，以豐富、加深培養(yǎng)對(duì)象的基礎(chǔ)理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。加快復(fù)合型的檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，檔案管理者要掌握文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，涉獵一定的歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)和與檔案管理有關(guān)的其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理科學(xué)，熟悉各種有關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定和自己所從事的業(yè)務(wù)。

（作者單位：河南大學(xué) 來(lái)稿日期：2012-04-18）