如何實現(xiàn)文檔一體化管理

隨著河南油田辦公自動化系統(tǒng)“一期”、“二期”的推廣應(yīng)用，電子公文大量產(chǎn)生，其重要性和利用的方便性日益凸現(xiàn)。電子文件歸檔后形成的數(shù)字檔案在檔案管理中所占的地位和比重也迅速上升。電子文件作為一種新型的記錄形式，異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。一份完整的電子文件，不僅包括內(nèi)容信息，還包括元數(shù)據(jù)和背景信息。針對河南油田機關(guān)檔案工作長期以來以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)建立的傳統(tǒng)管理模式，必須適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的需求，改變管理模式，為企業(yè)提供更有效的檔案服務(wù)。

1 機關(guān)檔案工作管理方法的革新

隨著辦公自動化系統(tǒng)無紙化辦公，產(chǎn)生大量的電子公文須及時歸檔，原有對文件與檔案管理的原則和方法也因此發(fā)生了改變。表現(xiàn)在改變了傳統(tǒng)的文件與檔案管理工作流程，依據(jù)電子文件和檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的變化、管理信息系統(tǒng)的特點，對傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，某些工作環(huán)節(jié)需要提前監(jiān)控，某些重復(fù)性的工作環(huán)節(jié)需要撤銷合并等。例如，著錄需要在電子文件生成之時就開展起來，貫穿于文件和檔案管理的各個階段，并且，前期著錄成果能夠為后期檔案管理所利用等。

2 機關(guān)檔案工作實現(xiàn)文檔一體化管理的策略

2.1 “前端控制”策略。“前端控制”指檔案工作者不能再像過去那樣坐等“守攤”，而是需要在電子文件形成之時甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計時就積極介入其中，把電子文件（包括電子文件歸檔）的管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計中。例如：鑒于電子文件數(shù)量較大等特點，要求在電子文件管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置歸檔范圍、保管期限等功能要求，在文件生成或收到之時即進(jìn)行實時歸檔和前端鑒定。

2.2 檔案管理工作的提前介入。提前介入實際上是要求檔案工作者從文件的形成階段就開始介入電子文件的管理工作過程，要求檔案工作者不僅能夠通過網(wǎng)絡(luò)使用電子文件管理系統(tǒng)，實施文件處理過程前端監(jiān)控，而且，應(yīng)在電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計和研制階段就參與需求調(diào)研和系統(tǒng)分析，將檔案管理的思想和方法融入系統(tǒng)的設(shè)計過程。這種從文件形成階段就開始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準(zhǔn)確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質(zhì)量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價值性和完整有效性。

只有通過對電子文件形成過程加強控制，檔案工作者才能夠收集到完整、準(zhǔn)確的電子文件元數(shù)據(jù)及背景信息等，了解和認(rèn)識電子文件的管理特性，做好歸檔鑒定、歸檔移交、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與數(shù)據(jù)遷移等工作，最終對歸檔后的電子文件實施有效管理。

2.3 “全程管理”策略。“全程管理”指對電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存進(jìn)行全過程的監(jiān)控和管理。電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，而且，各個運動階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對電子文件從生成、運轉(zhuǎn)到保管、利用和銷毀的整個生命過程實行實時監(jiān)控，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。

2.4 建立完善相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。科學(xué)化的管理不僅體現(xiàn)于有現(xiàn)代化的工作手段，還需要有完善的制度體系。如何做好電子公文的有序管理，關(guān)鍵是要認(rèn)真研究、建立各項管理規(guī)章制度。如電子公文歸檔制度、電子檔案鑒定制度、網(wǎng)上用戶身份確認(rèn)制度，制定電子檔案規(guī)范格式和數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)等。通過規(guī)范文檔一體化管理流程，統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項目，使著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等，這就為檔案部門今后管理不再重復(fù)進(jìn)行著錄奠定了基礎(chǔ)。

2.5 實行雙套保存制度。通過OA辦公自動化系統(tǒng)管理平臺，實現(xiàn)文檔一體化管理，完成紙質(zhì)檔案和電子檔案一一對應(yīng)，實行電子公文“雙套保管”制度。

（作者單位：河南石油勘探局辦公室 來稿日期：2012-04-16）