淺議檔案信息化建設(shè)

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低，檔案工作者的觀念轉(zhuǎn)變不夠。電子文件的產(chǎn)生、傳輸、存儲和再現(xiàn)始終與其產(chǎn)生的設(shè)備有強(qiáng)烈的依賴性，許多單位未能處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者間關(guān)系，阻礙檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。另外，對檔案信息化建設(shè)的財(cái)力支持明顯不足，經(jīng)費(fèi)問題成為制約檔案管理信息化的又一因素。

2 檔案管理工作的創(chuàng)新需要檔案工作信息化

2.1 通過檔案信息化，實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過渡，大大提高檔案檢索的效率。

2.2 通過檔案信息化建設(shè)和計(jì)算機(jī)的管理，對檔案信息資源加以分類，提取、分析、加工，并進(jìn)行共享，從而準(zhǔn)確、及時(shí)、實(shí)用地滿足社會各界需求。

2.3 只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能為社會提供全方位、內(nèi)容新、質(zhì)量高的檔案信息產(chǎn)品。

3 檔案資源信息化建設(shè)的途徑

3.1 檔案信息資源建設(shè)。檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，一般情況下，應(yīng)優(yōu)先建立對傳統(tǒng)文書檔案的管理系統(tǒng)。對傳統(tǒng)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，分為三種：目錄數(shù)據(jù)的管理與檢索；全文數(shù)據(jù)的管理與檢索；多媒體數(shù)據(jù)的管理與檢索。

在配備計(jì)算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備時(shí)，應(yīng)選擇先進(jìn)、成熟、適用的技術(shù)，管理軟件除了能夠完成業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案利用服務(wù)工作外，還應(yīng)努力與信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)相融合，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體，形成從數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)管理再到數(shù)據(jù)加工輸出全過程的應(yīng)用。

通過信息技術(shù)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲，并通過計(jì)算機(jī)查閱功能，解決檔案的自然老化與人為的損害等問題。通過信息技術(shù)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離、無障礙傳遞和交流，從而達(dá)到檔案信息資源的互通和共享。

3.2 積極開展探索電子檔案的管理。對電子檔案的歸檔與收集，檔案館要盡早抓，早抓早主動。應(yīng)及早在館里建立電子文件中心，將電子文件中心建設(shè)納入政府信息化建設(shè)的總體布局，進(jìn)而取得對電子文件中心建設(shè)的政策支持、資金支持、人才支持，促進(jìn)電子文件中心建設(shè)與本地信息化建設(shè)的同步發(fā)展。建立科學(xué)、嚴(yán)密的電子文件安全管理機(jī)制，既要重視網(wǎng)絡(luò)安全隱患的預(yù)防，又要考慮脫機(jī)載體的物理安全，既要在信息技術(shù)上進(jìn)行安全防范，又要在管理上制定嚴(yán)密的規(guī)章制度。明確管理措施，要求檔案人員一絲不茍、精益求精，做好電子文件的保真、保密、保存工作。

3.3 做好檔案信息的編研工作。端正指導(dǎo)思想，樹立為廣大群眾服務(wù)，為本地區(qū)、本系統(tǒng)服務(wù)開展編研工作的正確思想。應(yīng)以“緊抓大事要事，適應(yīng)大眾需求”為原則，做好編研材料的選題工作；選題應(yīng)緊貼廣大利用者，趨向大眾化、平民化，同時(shí)，還要注重多元化，形成個(gè)性特色。要廣開征集渠道，拓寬思路，建立特色檔案，如名人檔案、家族檔案、口述檔案等，并在此基礎(chǔ)上編寫出相關(guān)的多媒體檔案專題材料，以展示風(fēng)土人情、歷史變遷、建設(shè)成果或當(dāng)?shù)啬骋粴v史事件的真相。給社會利用者提供更加系統(tǒng)、完整、精練的檔案材料。檔案編研資料是檔案館為檔案利用者提供的有效方式，為發(fā)展經(jīng)濟(jì)、文化提供超前服務(wù)。

根據(jù)需要編寫檢索工具。在大力開發(fā)檔案信息資源工作中，改變目前主要依靠“一本賬”（全引目錄）查閱檔案的局面，根據(jù)需要編制分類目錄、專題目錄、人名目錄、文號目錄等各種檢索工具，逐步健全完善檢索系統(tǒng)；對重要檔案開展著錄工作，計(jì)算機(jī)多種途徑檢索檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，做好超前服務(wù)和主動提供利用，及時(shí)地、有針對地提供給檔案用戶，產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

3.4 堅(jiān)持“兩為”服務(wù)的需求導(dǎo)向。為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)提供檔案信息服務(wù)，是檔案服務(wù)工作的優(yōu)良傳統(tǒng)；為社會、公眾提供公共服務(wù)是發(fā)展的必然。堅(jiān)持服務(wù)宗旨，在服務(wù)方式上，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)；在服務(wù)對象上，從為機(jī)關(guān)、政府轉(zhuǎn)變?yōu)闉槿鐣⑷轿环?wù)；服務(wù)手段上，從人工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)和檢索；在服務(wù)觀念上，從重保密、重保管、輕開發(fā)、輕效益轉(zhuǎn)變?yōu)榧哟髾n案信息資源服務(wù)社會宣傳力度，讓社會廣泛利用，充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)與社會效益。

3.5 檔案信息化建設(shè)要提高檔案工作人員的自身素質(zhì)。檔案工作者必須有較強(qiáng)的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。要有豐富、廣博的知識，不僅熟悉檔案知識，還要熟練掌握與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微攝影技術(shù)等。

（作者單位：駐馬店市房地產(chǎn)監(jiān)理所 來稿日期：2012-04-11）