淺議檔案信息化建設

1 檔案信息化建設現狀

檔案管理標準化程度低，檔案工作者的觀念轉變不夠。電子文件的產生、傳輸、存儲和再現始終與其產生的設備有強烈的依賴性，許多單位未能處理好紙質檔案與電子檔案兩者間關系，阻礙檔案信息化建設的進程。另外，對檔案信息化建設的財力支持明顯不足，經費問題成為制約檔案管理信息化的又一因素。

2 檔案管理工作的創新需要檔案工作信息化

2.1 通過檔案信息化，實現手工檢索向計算機檢索的全面過渡，大大提高檔案檢索的效率。

2.2 通過檔案信息化建設和計算機的管理，對檔案信息資源加以分類，提取、分析、加工，并進行共享，從而準確、及時、實用地滿足社會各界需求。

2.3 只有實現檔案信息化，才能為社會提供全方位、內容新、質量高的檔案信息產品。

3 檔案資源信息化建設的途徑

3.1 檔案信息資源建設。檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，一般情況下，應優先建立對傳統文書檔案的管理系統。對傳統檔案信息資源進行數字化轉換，分為三種：目錄數據的管理與檢索；全文數據的管理與檢索；多媒體數據的管理與檢索。

在配備計算機軟、硬件和網絡設備時，應選擇先進、成熟、適用的技術，管理軟件除了能夠完成業務管理、事務管理、檔案利用服務工作外，還應努力與信息數據系統相融合，構成一個有機的整體，形成從數據錄入到數據管理再到數據加工輸出全過程的應用。

通過信息技術的運用，可以實現檔案信息的海量存儲，并通過計算機查閱功能，解決檔案的自然老化與人為的損害等問題。通過信息技術的運用，可以實現檔案信息遠距離、無障礙傳遞和交流，從而達到檔案信息資源的互通和共享。

3.2 積極開展探索電子檔案的管理。對電子檔案的歸檔與收集，檔案館要盡早抓，早抓早主動。應及早在館里建立電子文件中心，將電子文件中心建設納入政府信息化建設的總體布局，進而取得對電子文件中心建設的政策支持、資金支持、人才支持，促進電子文件中心建設與本地信息化建設的同步發展。建立科學、嚴密的電子文件安全管理機制，既要重視網絡安全隱患的預防，又要考慮脫機載體的物理安全，既要在信息技術上進行安全防范，又要在管理上制定嚴密的規章制度。明確管理措施，要求檔案人員一絲不茍、精益求精，做好電子文件的保真、保密、保存工作。

3.3 做好檔案信息的編研工作。端正指導思想，樹立為廣大群眾服務，為本地區、本系統服務開展編研工作的正確思想。應以“緊抓大事要事，適應大眾需求”為原則，做好編研材料的選題工作；選題應緊貼廣大利用者，趨向大眾化、平民化，同時，還要注重多元化，形成個性特色。要廣開征集渠道，拓寬思路，建立特色檔案，如名人檔案、家族檔案、口述檔案等，并在此基礎上編寫出相關的多媒體檔案專題材料，以展示風土人情、歷史變遷、建設成果或當地某一歷史事件的真相。給社會利用者提供更加系統、完整、精練的檔案材料。檔案編研資料是檔案館為檔案利用者提供的有效方式，為發展經濟、文化提供超前服務。

根據需要編寫檢索工具。在大力開發檔案信息資源工作中，改變目前主要依靠“一本賬”（全引目錄）查閱檔案的局面，根據需要編制分類目錄、專題目錄、人名目錄、文號目錄等各種檢索工具，逐步健全完善檢索系統；對重要檔案開展著錄工作，計算機多種途徑檢索檔案信息，逐步實現檔案管理現代化，做好超前服務和主動提供利用，及時地、有針對地提供給檔案用戶，產生相應的經濟效益和社會效益。

3.4 堅持“兩為”服務的需求導向。為領導和機關提供檔案信息服務，是檔案服務工作的優良傳統；為社會、公眾提供公共服務是發展的必然。堅持服務宗旨，在服務方式上，從被動服務轉變為主動服務；在服務對象上，從為機關、政府轉變為為全社會、全方位服務；服務手段上，從人工檢索轉變為利用計算機統計和檢索；在服務觀念上，從重保密、重保管、輕開發、輕效益轉變為加大檔案信息資源服務社會宣傳力度，讓社會廣泛利用，充分發揮經濟與社會效益。

3.5 檔案信息化建設要提高檔案工作人員的自身素質。檔案工作者必須有較強的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神。要有豐富、廣博的知識，不僅熟悉檔案知識，還要熟練掌握與檔案信息化建設相關的計算機技術、網絡技術、縮微攝影技術等。

（作者單位：駐馬店市房地產監理所 來稿日期：2012-04-11）