中學檔案信息資源開發利用

所謂“中學檔案信息資源開發”，就是對中學檔案信息資源以多種形式、多種渠道主動迅速、廣泛準確地提供高質量的、系統的檔案信息，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。科學管理中學檔案資源，發揮檔案信息的功效，更好地服務學校發展，是中學檔案信息資源開發利用的最終目的。

1 中學檔案信息資源開發利用的現狀

表現在中學檔案管理開發工作處于被動地位，中學檔案信息資源開發的觀念陳舊，學校檔案管理開發工作機制不健全，中學檔案管理人員從業素質亟待提高及現代化技術運用程度偏低等方面。

2 中學檔案信息資源開發利用的途徑

首先，要樹立正確的檔案資源觀。作為檔案管理部門和人員，必須清醒地認識到，學校檔案管理和應用在學校發展中的重要性和必要性，充分發揮檔案在檔案資源建設中的主體地位，使各種檔案資源合理流動、優化配置。更好地發揮檔案信息資源的效能，為學校發展提供有效的服務，通過檔案管理促進學校發展。其次，要樹立科學的檔案信息開發觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開放、整合、融入的新理念，最大限度地開發檔案資源，滿足學校的各種需要，服務學校的發展，更好地為教育教學服務。

2.1 創新中學檔案信息資源開發的有效機制。學校領導對檔案管理應當給予高度的重視，把學校檔案工作納入學校整體工作中通盤考慮，要建立檔案運作機構，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，改善檔案管理條件和工作環境，建立指揮靈活的檔案管理信息網絡，使檔案工作與學校其他各項管理工作同步發展。

2.2 建立適合中學檔案信息資源開發的模式。中學檔案信息資源有其復雜性和多樣性，信息資源開發存在困難。“雙套制”管理方式是當前適合中學檔案信息資源開發的模式，實現中學檔案管理數據庫管理與紙質檔案管理互補、并存，確保檔案信息的完整性和真實性。充分利用網絡優勢，建立校內檔案管理數據庫，實現校內教師對檔案信息資源的共享。

2.2.1 健全中學檔案信息資源開發的規章制度。健全檔案管理制度，制定科學合理、簡明實用、操作方便的檔案工作規章制度，是中學檔案信息資源開發的前提和基礎，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。應制定一些如《檔案工作領導小組職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案保密制度》等規章制度。把檔案工作納入科室工作目標管理責任制的檢查考核中，做到各部門、各科室職責明確，在細節上保證檔案管理順利開展。

2.2.2 完善中學檔案信息資源開發的保障機制。首先，積極爭取上級主管部門和學校領導的支持。其次，要積極爭取學校財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經費，確保此項工作健康、穩定、持續發展贏得經費保障。并充分利用學校人才聚集的優勢，適時引進檔案專業人才，為學校檔案資源信息開發提供必要的人力資源、人才保障和智力支持。

2.3 完善中學檔案信息資源開發的途徑

2.3.1 注重中學檔案信息資源收集的規范化。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案標準和規范本身是一個系統工程，在中學檔案信息資源的收集上，力求做到統一標準、分類科學、分組合理、編目清楚、管理有序，使檔案案卷形成的全過程標準規范。首先，要明確學校各個部門各業務人員的責任和義務，明確各個不同時期檔案工作的側重點，明確檔案材料收集歸檔范圍，建立檔案材料的收集標準，用科學的原則和方法管理檔案，從實際出發，結合科學分類原則，整理出高質量的檔案，科學設置檔案類目，劃分類目。處理好檔案工作中的“接收”和“移交”，移交有手續，交接有清冊。編制實用、系統的檢索工具，逐步建立完善的檢索體系。

2.3.2 注重中學檔案信息資源開發的有效化。檔案工作者要根據學校檔案管理工作的特點及時收集整理各類資料，做好建檔工作，增強檔案意識，普及檔案知識，著眼于教育教學需要，找準課題，從一定量的檔案信息中，挖掘蘊藏在檔案信息中更深層次的信息，開發出更多有用的資源，服務學校的發展。

2.3.3 注重中學檔案信息資源管理的信息化。加快中學檔案信息資源的開發，把信息與信息、信息與活動、信息與人連接起來，實現知識的共享和社會化，提升中學檔案工作的地位，使檔案信息資源管理和開發達到新的層次。

2.3.4 注重中學檔案服務方式的創新。中學檔案工作者可通過及時收集檔案信息，進行歸檔整理，供學校參考；通過建立檔案室網頁，提供網絡檔案服務；利用學校網站開發制作網頁，及時更新上網數據和信息，實現檔案信息網上檢索；通過建立電子文件自動上傳的工作路徑，開展即時在線查詢服務，提供真實可靠的檔案材料；通過開展網上查詢和資信服務，通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，信息需求者與檔案部門通過電子郵件在網上進行快速溝通，充分發揮檔案價值，體現中學檔案資源的服務功能。

（作者單位：河南大學附屬中學 來稿日期：2012-04-12）