ERP系統環境下的油田檔案管理

河南油田自從實施ERP項目后，把采購、生產、銷售、項目、財務納入統一的系統當中，完成了包括財務會計、產品銷售、設備管理、生產計劃等七個功能模塊的建設，實現了物流、信息流、資金流“三流”合一。隨著ERP系統的成功上線，系統內產生了大量電子文件。河南油田檔案管理系統在總部的配合下于2011年9月成功運行，該系統構建了完整的檔案資源信息共享服務平臺，實現了電子文件在線歸檔。其中，ERP業務接口已在檔案管理系統中建成，確定了ERP系統的歸檔范圍，完成了ERP接口程序的開發和功能測試。兩個系統對接后的業務數據、規范標準等一系列問題，給檔案部門提出了新的挑戰。

1 ERP系統數據狀況及歸檔的必要性

ERP系統產生的數據是動態、實時數據，包括財務、設備、供銷、項目、科研等各部門業務數據。這些數據是企業生產經營過程中最重要、利用率最高的檔案，定期歸檔ERP系統已辦結了的業務數據，是企業在建設數字檔案館時需考慮的重要問題。

2 ERP系統數據歸檔可行性分析

2.1 報表歸檔。各業務部門定制的報表經過篩選，定期自動導入檔案服務器。目錄數據自動采集與整合，原文格式封裝。

2.2 以財務明細賬為基礎的財務元數據歸檔。自動采集每筆賬的有關字段并整合檔案元數據庫，作為關聯檢索與該筆賬有關的憑證、報表等。

2.3 以設備主數據為基礎的元數據歸檔。以設備、固定資產主數據為基礎采集有關字段，整合成檔案元數據庫，目的是關聯檢索該設備的基礎資料、設備臺賬、檢修工單、報表等所有文檔。

2.4 以物料主數據為基礎的元數據歸檔。以產品、原料等物料為基礎整合成檔案元數據庫，目的是關聯檢索物料的性質、訂單、供銷、報表等所有文檔。

2.5 以項目主數據為基礎的元數據歸檔。以項目為基礎整合成檔案元數據庫，目的是關聯檢索該項目有關的合同、項目預算、工單、報表等所有文檔。

2.6 ERP統計數據庫歸檔。采集ERP中投放產出、成本、利潤、供銷、庫存等所有統計數據，連續保存到檔案數據庫，目的是為物料平衡、計劃規劃等模塊提供基礎數據。

3 ERP系統對油田企業檔案管理工作帶來的影響

3.1 ERP系統的實施給企業檔案管理工作帶來了新的發展空間。實施ERP系統后，油田企業可以進一步完善檔案管理模式，應用網絡技術，將其納入企業ERP系統，建立檔案管理模塊，采集ERP系統中的各項數據。一方面，可以加強對文件、數據等管理，使文件、數據等自形成之日起即導入檔案管理系統，真正實現文檔一體化管理；另一方面，可以實現信息的集中管理、快速傳遞和有效利用，更方便、更快速地為企業各部門和人員提供信息資源服務。

3.2 目前企業檔案工作面臨的問題和挑戰

3.2.1 信息載體和信息內容多元化問題。傳統的企業管理模式下，油田企業檔案以紙質檔案為主要載體。實施ERP系統后，檔案部門要面臨著如何接口和管理這些文檔的問題。

3.2.2 信息基礎技術標準問題。現階段，油田企業仍處于傳統經驗管理模式中，ERP系統中信息基礎數據技術標準體系尚未完善，基礎數據的自動采集、錄入標準有待規范，影響著油田企業檔案信息化發展。

4 ERP系統環境下企業檔案管理工作的對策

4.1 抓住試點機遇，全面推進企業檔案信息化建設。

河南油田要抓住總部信息化建設試點這個機遇，把檔案信息化納入ERP管理系統之中，使檔案信息化與企業化同步發展。

4.2 健全制度，規范企業檔案管理工作。檔案部門要建立有效的規章制度，全方位參與油田企業信息化建設，使檔案工作與勘探、施工、管理等工作流程相銜接，加強各種載體文件材料運行的監控與管理。

4.3 完善標準，實現企業檔案信息集成和共享。實行標準化是檔案信息化健康發展的重要保證，是實行ERP管理系統的必然要求。要建立統一的信息采集、存儲等標準，維護數據的一致性、安全性和唯一性。

4.4 重視安全，確保企業檔案工作高效運行。檔案部門對上網企業檔案信息進行分析，分清開放性檔案信息和非開放性檔案信息。對非開放性檔案信息可以利用ERP系統的權限管理方案，對檔案信息實行分級管理，在油田內部網絡上以數據庫形式提供利用及做出權限限制。同時，必須建立統一的檔案信息安全管理制度，使檔案工作有章可循，有序發展。

（作者單位：河南石油勘探局檔案館 來稿日期：2012-04-12）