市政企業(yè)檔案數(shù)字化管理之我見

檔案數(shù)字化是在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行處置，形成可利用數(shù)據(jù)的管理手段。作為市政企業(yè)，無論在檔案保存的空間和安全管理上，還是在市政檔案社會(huì)化功能信息的再開發(fā)利用上，抑或在檔案數(shù)字化硬件條件及功能上，都對推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出迫切要求。

1 市政企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑

首先，采取多種途徑，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動(dòng)性，通過不同的渠道和方法，想方設(shè)法讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案數(shù)字化、信息化帶來的好處，必要時(shí)，可以借助專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行推介，也可通過其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識、接受、進(jìn)而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。

另外，要從電子計(jì)算機(jī)硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化的關(guān)鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時(shí)，要簡化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對永久性保存的紙質(zhì)檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計(jì)算機(jī)建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開發(fā)上，同時(shí)，也使用了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2 檔案數(shù)字化采集與輸入

檔案數(shù)據(jù)的采集應(yīng)先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計(jì)算機(jī)的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務(wù)。利用市政系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理平臺(tái)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進(jìn)行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

舊有的市政企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。

3 解決檔案數(shù)字化人才問題

引進(jìn)和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當(dāng)成“閑差”，對其應(yīng)有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重。可見，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對性地對其進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)。“行行出狀元”，只要潛心研究，把問題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，在檔案管理的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。

4 在數(shù)字應(yīng)用中提高檔案室的地位

實(shí)踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進(jìn)入數(shù)字狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會(huì)起到事半功倍的效果。例如，編制同一項(xiàng)目部兩個(gè)不同項(xiàng)目，或不同項(xiàng)目部的同一類項(xiàng)目的材料消耗分析，編制市場勞動(dòng)力成本走勢的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，或編制不同區(qū)域項(xiàng)目效益圖、進(jìn)度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場鞏固和丟失的情況及走勢，找出原因，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品開發(fā)和營銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術(shù)問題，而且是信息技術(shù)與市政業(yè)務(wù)和管理的融合問題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。

市政企業(yè)要從適應(yīng)兩個(gè)根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進(jìn)設(shè)備，以改善和強(qiáng)化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時(shí)，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開發(fā)檔案信息資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（作者單位：鄭州第二市政建設(shè)集團(tuán)有限公司 來稿日期：2012-04-12）