也談期滿會計檔案管理

2011年第一期《檔案管理》雜志刊登了王鳳珍同志的《期滿會計檔案管理》一文（以下簡稱“王文”）。讀后受益匪淺，但是，對臺前縣檔案館的有些做法，筆者頗有疑問和不解，特提出來與王鳳珍同志商榷，也望廣大檔案界同仁不吝指教。

“王文”介紹：“臺前縣檔案館決定采取‘積極、慎重、穩妥’的方法，把保管期滿的會計檔案移出會計檔案庫房另處存放，并在檔案庫房的統計臺賬上予以勾銷，等同銷毀，不影響會計檔案庫房的規范化管理。并對移出期滿會計檔案登記造冊，以備不時之需?！?/p>

筆者對臺前縣檔案館的上述做法有諸多疑問和不理解，并且，有如下看法：

1 仍有價值的期滿會計檔案仍是檔案，是檔案就不能作“等同銷毀”的處理

“王文”以事例說明他們那里“有些期滿會計檔案利用率很高”、“仍在超期‘服役’”?！叭栽诔凇邸钡氖聦嵳f明，這些會計檔案仍有保存價值。有保存價值的會計檔案就沒有失去檔案的本質屬性，它仍然是檔案。仍有價值的檔案就不能銷毀或作“等同銷毀”的處理。必須按照《中華人民共和國檔案法》的規定實行“集中管理”。專門的檔案庫房才是保存會計檔案的最佳地點，不應該把它們“移出會計檔案庫房另處存放，并在檔案庫房的統計臺賬上予以勾銷”，作“等同銷毀”的處理。

2 “移出會計檔案庫房另處存放”的結果，將危及這批檔案的安全

“王文”沒有說明“移出會計檔案庫房另處存放”的“另處”是什么地方。但從“王文”關于“在檔案庫房的統計臺賬上予以勾銷，等同銷毀”的描述中可以看出，他們已不把這批仍有價值的期滿會計檔案作為檔案對待了，這個存放期滿會計檔案的“另處”，當然也不會屬于檔案庫房。這種處理方法，將直接危及這批會計檔案的安全。

3 把仍有價值的期滿會計檔案“移出會計檔案庫房另處存放”的做法，有悖檔案管理法規和檔案庫房的規范化管理制度

據“王文”介紹，把仍有價值的期滿會計檔案“移出會計檔案庫房另處存放”的目的，是為了“不影響會計檔案庫房的規范化管理”。雖然，“王文”沒有說明所謂的“規范”是什么，但可以看出，它指的是檔案館按不同保管期限分庫房或分區域保管檔案和及時鑒定銷毀期滿檔案。按不同保管期限分庫房或分區域管理檔案的目的，是為了便于檔案的保管和利用，便于重點檔案的安全管理。檔案保管期滿而仍有保存價值的事實說明，原來對這部分會計檔案的價值鑒定有錯。如果再把被錯誤劃定保管期限的會計檔案清除出會計檔案庫房“另處存放”，不是錯上加錯嗎？這種做法，不但不能達到“不影響會計檔案庫房的規范化管理”目的，且有悖檔案的“集中”、“安全”管理法規。筆者認為，對仍有價值的期滿會計檔案的管理，應重新鑒定檔案價值，確定其保管期限，按新確定的保管期限歸入相應的會計檔案庫房繼續保存。對一時因無標準可依而無法確定保管期限的有價值的期滿會計檔案，可暫時按延期對待，按照《會計檔案管理辦法》第十一條第一款的規定“單獨”“立卷”，并在“會計檔案保管清冊中列明”，在會計檔案庫房單獨保管。待有了具體標準時，再歸入相應保管期限的會計檔案庫房或區域保存，但絕不能“移出會計檔案庫房另處存放”，作“等同銷毀”的處理。

4 我國現行的《會計檔案管理辦法》和所附的兩個《會計檔案保管期限表》急需修訂

“王文”列舉的保管期滿會計檔案利用事例足以說明，我國現行的《會計檔案管理辦法》第八條關于“定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類”的規定并非科學，特別是對會計憑證類檔案的保管期限設定為10年、15年的規定更非科學。如“王文”總結的需要重點整理的《職工工資花名冊》、《工資表》、《職工轉正定級審批報表》、《工資轉移單》；涉及林、地、房產的產權購買、轉讓契約；有關的證劵、圖紙；單位職工被辭退、開除及死亡等一次性解決的付款憑證；單位與周邊單位發生矛盾（水、電、路、圍墻等）處理時一次性了結的付款憑證；發生重大事故（工傷、災害等）的一次性理賠付款憑證；股權、債權原始憑證；單位之間發生糾紛或訴訟的理賠付款憑證；單位職工反響比較大的經濟事項的有關會計憑證等多種會計檔案，其價值遠遠超出《會計檔案保管期限表》設定的保存期限。因此，建議國家檔案行政管理部門組織力量，加強會計檔案保管期限研究，修訂《會計檔案管理辦法》及《會計檔案保管期限表》，盡快解決雖保管期滿但仍有價值的會計檔案鑒定標準問題。

（作者單位：河南省濮陽縣檔案局 來稿日期：2011-10-16）