也談期滿會(huì)計(jì)檔案管理

2011年第一期《檔案管理》雜志刊登了王鳳珍同志的《期滿會(huì)計(jì)檔案管理》一文（以下簡稱“王文”）。讀后受益匪淺，但是，對臺(tái)前縣檔案館的有些做法，筆者頗有疑問和不解，特提出來與王鳳珍同志商榷，也望廣大檔案界同仁不吝指教。

“王文”介紹：“臺(tái)前縣檔案館決定采取‘積極、慎重、穩(wěn)妥’的方法，把保管期滿的會(huì)計(jì)檔案移出會(huì)計(jì)檔案庫房另處存放，并在檔案庫房的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬上予以勾銷，等同銷毀，不影響會(huì)計(jì)檔案庫房的規(guī)范化管理。并對移出期滿會(huì)計(jì)檔案登記造冊，以備不時(shí)之需。”

筆者對臺(tái)前縣檔案館的上述做法有諸多疑問和不理解，并且，有如下看法：

1 仍有價(jià)值的期滿會(huì)計(jì)檔案仍是檔案，是檔案就不能作“等同銷毀”的處理

“王文”以事例說明他們那里“有些期滿會(huì)計(jì)檔案利用率很高”、“仍在超期‘服役’”?！叭栽诔凇邸钡氖聦?shí)說明，這些會(huì)計(jì)檔案仍有保存價(jià)值。有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案就沒有失去檔案的本質(zhì)屬性，它仍然是檔案。仍有價(jià)值的檔案就不能銷毀或作“等同銷毀”的處理。必須按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定實(shí)行“集中管理”。專門的檔案庫房才是保存會(huì)計(jì)檔案的最佳地點(diǎn)，不應(yīng)該把它們“移出會(huì)計(jì)檔案庫房另處存放，并在檔案庫房的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬上予以勾銷”，作“等同銷毀”的處理。

2 “移出會(huì)計(jì)檔案庫房另處存放”的結(jié)果，將危及這批檔案的安全

“王文”沒有說明“移出會(huì)計(jì)檔案庫房另處存放”的“另處”是什么地方。但從“王文”關(guān)于“在檔案庫房的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬上予以勾銷，等同銷毀”的描述中可以看出，他們已不把這批仍有價(jià)值的期滿會(huì)計(jì)檔案作為檔案對待了，這個(gè)存放期滿會(huì)計(jì)檔案的“另處”，當(dāng)然也不會(huì)屬于檔案庫房。這種處理方法，將直接危及這批會(huì)計(jì)檔案的安全。

3 把仍有價(jià)值的期滿會(huì)計(jì)檔案“移出會(huì)計(jì)檔案庫房另處存放”的做法，有悖檔案管理法規(guī)和檔案庫房的規(guī)范化管理制度

據(jù)“王文”介紹，把仍有價(jià)值的期滿會(huì)計(jì)檔案“移出會(huì)計(jì)檔案庫房另處存放”的目的，是為了“不影響會(huì)計(jì)檔案庫房的規(guī)范化管理”。雖然，“王文”沒有說明所謂的“規(guī)范”是什么，但可以看出，它指的是檔案館按不同保管期限分庫房或分區(qū)域保管檔案和及時(shí)鑒定銷毀期滿檔案。按不同保管期限分庫房或分區(qū)域管理檔案的目的，是為了便于檔案的保管和利用，便于重點(diǎn)檔案的安全管理。檔案保管期滿而仍有保存價(jià)值的事實(shí)說明，原來對這部分會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值鑒定有錯(cuò)。如果再把被錯(cuò)誤劃定保管期限的會(huì)計(jì)檔案清除出會(huì)計(jì)檔案庫房“另處存放”，不是錯(cuò)上加錯(cuò)嗎？這種做法，不但不能達(dá)到“不影響會(huì)計(jì)檔案庫房的規(guī)范化管理”目的，且有悖檔案的“集中”、“安全”管理法規(guī)。筆者認(rèn)為，對仍有價(jià)值的期滿會(huì)計(jì)檔案的管理，應(yīng)重新鑒定檔案價(jià)值，確定其保管期限，按新確定的保管期限歸入相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案庫房繼續(xù)保存。對一時(shí)因無標(biāo)準(zhǔn)可依而無法確定保管期限的有價(jià)值的期滿會(huì)計(jì)檔案，可暫時(shí)按延期對待，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十一條第一款的規(guī)定“單獨(dú)”“立卷”，并在“會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明”，在會(huì)計(jì)檔案庫房單獨(dú)保管。待有了具體標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，再歸入相應(yīng)保管期限的會(huì)計(jì)檔案庫房或區(qū)域保存，但絕不能“移出會(huì)計(jì)檔案庫房另處存放”，作“等同銷毀”的處理。

4 我國現(xiàn)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和所附的兩個(gè)《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》急需修訂

“王文”列舉的保管期滿會(huì)計(jì)檔案利用事例足以說明，我國現(xiàn)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條關(guān)于“定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類”的規(guī)定并非科學(xué)，特別是對會(huì)計(jì)憑證類檔案的保管期限設(shè)定為10年、15年的規(guī)定更非科學(xué)。如“王文”總結(jié)的需要重點(diǎn)整理的《職工工資花名冊》、《工資表》、《職工轉(zhuǎn)正定級審批報(bào)表》、《工資轉(zhuǎn)移單》；涉及林、地、房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)購買、轉(zhuǎn)讓契約；有關(guān)的證劵、圖紙；單位職工被辭退、開除及死亡等一次性解決的付款憑證；單位與周邊單位發(fā)生矛盾（水、電、路、圍墻等）處理時(shí)一次性了結(jié)的付款憑證；發(fā)生重大事故（工傷、災(zāi)害等）的一次性理賠付款憑證；股權(quán)、債權(quán)原始憑證；單位之間發(fā)生糾紛或訴訟的理賠付款憑證；單位職工反響比較大的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的有關(guān)會(huì)計(jì)憑證等多種會(huì)計(jì)檔案，其價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》設(shè)定的保存期限。因此，建議國家檔案行政管理部門組織力量，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管期限研究，修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》，盡快解決雖保管期滿但仍有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)問題。

（作者單位：河南省濮陽縣檔案局 來稿日期：2011-10-16）